Устали от горы бумаги, скапливающейся в вашем почтовом ящике? Вы, наверное, слышали о радостях безбумажного офиса, возможно, даже думали о его создании, но не знали, как это сделать.
Ну вот как. Это не только легко настроить, но и полностью изменить вашу жизнь.
Вот как с помощью Mac и iPhone без труда создать собственный защищенный от идиотов безбумажный офис… правильный путь.
Почему я написал это
Я никогда не умел подавать документы. На самом деле, я думаю, вы могли бы сказать, что когда дело доходит до бумаг, я просто запуталась.
В начальной школе моя парта была забита неорганизованными бумагами; в старшей школе это был мой шкафчик и рюкзак. Большую часть своей сознательной жизни я неделями не открывал почту, позволяя ей скапливаться в огромных, шатких башнях счетов и нежелательной почты.
Открыв почту, я просто запихивал что-нибудь важное в любой доступный ящик. Когда эти ящики заполнялись, их содержимое складывалось в картонные коробки, которые я запихивал в подвал. У меня там есть коробки, полные неорганизованной бумаги, которые датируются квартирой в Ирландии, из которой я переехал в 2006 году!
Я пытаюсь сказать, что у меня беспорядок в организации. Хранитель бумаги. И наконец я осознал свою проблему. Я решил, что мне нужно раз и навсегда отказаться от бумаги, открыв безбумажный офис. Тем не менее, несмотря на все разговоры в Интернете о преимуществах отказа от бумаги, я на самом деле не нашел ни одного, который действительно помог бы мне пройти через процесс, шаг за шагом, особенно с точки зрения владельца Mac. Пришлось учиться с нуля.
Я счастлив сказать, что добился успеха. Через несколько месяцев после создания моего безбумажного офиса Mac мои ящики пусты, все мои счета оплачены, и я действительно с нетерпением жду, когда почтальон поднимется по крыльцу. Потому что я понял, что отказ от бумаги - это не просто лучший способ делать что-то, на самом деле это очень весело. Вот как я это сделал.
Цели
Мои цели по созданию безбумажного офиса Mac были просты. У меня явно была проблема с накоплением писем, счетов и других документов. Чтобы справиться с этим, мне нужна была система, которая:
1) Сделано безболезненным сканирование почты, квитанций и бумаг по мере их поступления, будь я дома или в дороге.
2) Разрешил мне хранить отсканированные документы в центральном архиве, доступном с любого устройства.
3) Сохранял резервные копии всех отсканированных документов в облаке.
4) Разрешил мне расставлять приоритеты для срочных документов, а также организовывать сканирование.
5) Архивированные цифровые документы и квитанции по электронной почте.
6) Поддерживаемые предупреждения и уведомления о просрочке платежа по документу (например, по счету, который необходимо оплатить).
После долгих экспериментов я придумал систему, которая решала все эти задачи. Вот что тебе нужно.
Состав: оборудование
Самым важным в безбумажном офисе будет сканер. В конце концов, вы вообще не сможете оцифровать свои документы без хорошего сканера. Если у вас его нет, он вам понадобится.
В моем случае оборудование уже было. В моем домашнем офисе есть прекрасно обслуживаемый многофункциональный принтер / сканер / факс, Canon Pixma MX882, который я купил несколько лет назад. У него есть податчик документов, и он работает достаточно хорошо.
Если вам нравится собственный сканер, я предлагаю его использовать. В противном случае вы можете порекомендовать Кусачки на каком сканере купить. Тем не менее, что бы вы ни приобрели, я рекомендую убедиться, что у вас есть устройство подачи документов: лично я не смог бы обойтись без него.
У вас также есть возможность вообще не покупать сканер. В конце концов, у вас есть iPhone, и в зависимости от того, сколько страниц вам нужно оцифровать, вполне возможно, что ваш iPhone - вместе с подходящим приложением (см. Ниже) - сделает всю тяжелую работу за вас.
Состав: приложения и сервисы
Говоря о тяжелой работе, вот что я использую в своем безбумажном офисе на Mac.
• Evernote - Служба ведения заметок и архивации в виде слона - идеальный способ хранить документы в порядке и в облаке. Evernote очень полнофункциональный: он поддерживает файлы изображений, несколько записных книжек, теги и поиск в PDF-файлах, и у него есть приложения практически для всех платформ. Evernote даже позволяет вам легко комментировать заметки, устанавливать оповещения, когда они должны наступить, и подавать электронные счета и квитанции вместе с «настоящими» благодаря Веб-клиппер Evernote.
• Dropbox - Может показаться странным, что мы сохраняем наши отсканированные изображения в Dropbox а также Evernote, но будьте терпеливы: настройка учетной записи в облачной файловой службе имеет большое значение для автоматизации вашего безбумажного офиса. Потому что…
• IFTTT - Ага, мы собираемся использовать инструмент автоматизации Интернета IFTTT чтобы связать свои учетные записи Dropbox и Evernote, гарантируя, что каждый раз, когда вы сканируете документ в папку Dropbox, он автоматически хранятся, хранятся и помечаются в универсальном почтовом ящике вашей учетной записи Evernote.
• Scanbot - Это потрясающее приложение для iPhone - невероятно полнофункциональный и простой в использовании сканер, который у вас на ладони. Что наиболее важно для наших целей, Scanbot может автоматически сохранять все ваши отсканированные изображения в Evernote. Лучше всех? Scanbot можно бесплатно загрузить в iOS App Store..
• Программное обеспечение для сканирования Mac - Это зависит от вас. В OS X есть встроенное программное обеспечение для сканирования, но я лично обнаружил, что оно ненадежно и подвержено заклиниванию и загадочным ошибкам, когда я использовал его со своим Pixma. Если у вас возникли проблемы с приложением для сканирования OS X по умолчанию, возможно, вам повезет больше, если вы попробуете то, что идет в комплекте со сканером.
После того, как вы подписались на указанные выше службы и загрузили связанные с ними приложения, настройка безбумажного офиса Mac займет всего пару минут.
Все настраивается
Мы собираемся создать универсальный почтовый ящик для документов в Evernote. Каждый раз, когда вы сканируете что-либо на своем Mac или iPhone, отсканированные изображения будут немедленно отправлены в этот почтовый ящик и сохранены в облаке.
1. Установить Evernote на вашем Mac и создайте учетную запись, если у вас ее еще нет.
2. Создайте блокнот в Evernote под названием Подавать.
3. Установите Dropbox на свой Mac и завести аккаунт если у вас его еще нет.
4. После установки Dropbox создайте в папке Dropbox подпапку под названием Безбумажное сканирование.
5. Перейти к эта ссылка IFTTT и нажмите «Добавить рецепт», чтобы связать свой Dropbox Безбумажное сканирование папку в Evernote Подавать ноутбук.
6. Необязательно: на iPhone установите Scanbot, затем откройте приложение. Нажмите кнопку «X» в верхнем левом углу экрана, затем выберите значок «Шестеренки». Оттуда включите «Автоматическая загрузка» и настройте Scanbot на автоматическую загрузку всех ваших отсканированных изображений в Подавать папку в вашем Evernote.
Все сделано? В качестве следующего шага я проведу вас через процесс сканирования документов и их хранения. Каждый человек работает с вещами по-своему, поэтому вы вполне можете решить сделать это по-разному, но я подумал, что, вероятно, было бы полезно посмотреть, как я использую указанную выше систему, чтобы оставаться организованным.
Процесс
Вот как я организовываю свой безбумажный офис.
Раз в день открываю всю свою почту. Если это важно, я сохраняю это; если это не важно, я немедленно выбрасываю его в корзину. То же самое и с квитанциями. В течение дня я храню чеки в бумажнике. Раз в день я открываю свой кошелек, вынимаю квитанции и просматриваю их, если они важны (например, деловые расходы). В противном случае их разнесут.
Независимо от того, являются ли они счетами, важными документами или квитанциями, я использую либо Scanbot на iPhone, либо настольный сканер, чтобы сохранять каждую квитанцию в Безбумажное сканирование папка. Меня не волнуют названия этих файлов или что-то еще. Я не пытаюсь систематизировать свои документы в Dropbox. Для этого и создан Evernote. Я знаю, что если я сохраню квитанцию в Dropbox на своем рабочем столе, она автоматически попадет в мою Подавать записную книжку в Evernote, и этот Scanbot автоматически добавит их туда.
(Примечание. Если вы используете приведенный выше рецепт IFTTT для настольного сканера, убедитесь, что сохранили их как файлы изображений, а не PDF-файлы. Если они находятся в формате PDF, рецепт IFTTT не может автоматически импортировать их как заметки с изображениями в Evernote, поэтому вам придется добавить их вручную.
Как только я отсканирую все, это сразу же отправляется в корзину или уничтожитель, и я открываю Evernote. Переход к моему Подавать Ноутбук, я могу сразу увидеть все мои недавние отсканированные изображения. Я просматриваю каждое сканирование, одно за другим, и даю ему описательное имя, а также теги. Например, примечание, содержащее счет за электроэнергию в этом месяце, можно переименовать в «Счет за электричество - март 2015 года» и пометить тегом «счета, электричество, коммунальные услуги, 2015 год».
Кроме того, если есть два или три разных скана, которые все принадлежат друг другу, например, многостраничный документ, я воспользуюсь функцией Evernote «Объединить», чтобы сгруппировать их вместе. А если к документу прикреплен «срок до», например счет, я нажимаю кнопку «Напоминание» в Evernote и устанавливаю дату, когда мне следует напомнить об оплате.
После того, как я переименовал, пометил, объединил и установил напоминания для всех отсканированных документов за этот день, я сохраняю их, перемещая их из Подавать записную книжку и в другие записные книжки Evernote, которые я настроил, чтобы держать меня в порядке. Блокноты, которые вы, возможно, захотите установить здесь, вероятно, будут отличаться от моих, но чтобы дать вам представление, у меня есть записные книжки «Оплаченные счета», «Неоплаченные счета», «Деловые квитанции», «Домашние квитанции», «Важные документы» и более.
Независимо от того, какие у вас записные книжки, цель одна. Вы хотите, чтобы в записной книжке «Для хранения» не было никаких документов, которые уже были обработаны. Это ноль в почтовом ящике, который имеет значение!
Заключение
Понял? Сканируйте, бросайте, храните, повторяйте. Тратя всего две минуты в день на выполнение этих простых задач на любое устройство у вас есть под рукой, вы можете полностью изменить свою жизнь.
Я знаю, что пролил здесь много пикселей, описывающих, как настроить безбумажный офис для Mac, но поверьте мне: это намного проще, чем кажется. Вы можете настроить это за несколько минут. И как только вы его настроите? Это рай.
Все ваши счета и важные бумаги станут доступны для поиска. Вы больше никогда не пропустите квитанцию или счет. Бумага существует только для оцифровки и передачи в облако. Ваш стол становится незагроможденным. Вы никогда больше не пропустите срок платежа по счету. Аудит IRS перестает вызывать опасения. И вы можете хранить электронные квитанции там же, где и бумажные, не распечатывая ничего.
Чего же ты ждешь? Создайте безбумажный офис и расскажите в комментариях, как он у вас работает!