Oletko kyllästynyt paperivuorien kerääntymiseen postilaatikkoosi? Olet luultavasti kuullut paperittoman toimiston iloista, ehkä jopa ajatellut sellaisen perustamista, mutta et tiennyt miten.
No, tässä on miten. Sen lisäksi, että se on helppo tehdä, se voi muuttaa elämäsi kokonaan.
Näin voit Macin ja iPhonen avulla perustaa vaivattomasti oman idioottivarman paperittoman toimistosi… oikealla tavalla.
Miksi kirjoitin tämän
En ole koskaan ollut kovin hyvä arkistoinnin kanssa. Itse asiassa luulen, että voisit sanoa, että paperien suhteen olen vain sotku.
Ala -asteella koulupöytäni oli täynnä järjestämättömiä papereita; lukiossa se oli kaappini ja reppuni. Suurimman osan aikuiselämästäni olen vältellyt postin avaamista viikkoja, antaen sen pinota valtaviin, heiluviin laskujen ja roskapostien torneihin.
Kun olin avannut postini, pakkaisin yksinkertaisesti kaiken tärkeän mihin tahansa käytettävissä olevaan laatikkoon. Kun nämä laatikot täyttyivät, niiden sisältö sekoitettiin pahvilaatikoihin, jotka työnsin kellariin. Minulla on laatikot täynnä järjestäytymätöntä paperia, jotka ovat peräisin Irlannin asunnosta, josta muutin pois vuonna 2006!
Yritän sanoa, että olen organisatorinen sotku. Paperin kerääjä. Ja lopulta tajusin ongelmani. Päätin, että minun on pidettävä lopullinen tauko paperista lopullisesti perustamalla paperiton toimisto. Kuitenkin, kun puhuttiin verkossa paperittomuuden eduista, en itse asiassa löytänyt sellaista, joka todella opastaisi minua prosessin läpi askel askeleelta, etenkin Mac-omistajan näkökulmasta. Minun piti oppia alusta.
Olen iloinen voidessani sanoa, että olen onnistunut. Muutama kuukausi paperittoman Mac -toimiston perustamisen jälkeen laatikkoni ovat tyhjät, kaikki laskuni on maksettu, ja odotan todella innolla, että kuulen postimiehen kävelevän portaita ylös. Koska opin, että paperittomuus ei ole vain parempi tapa tehdä asioita, vaan se on todella hauskaa. Näin tein sen.
Tavoitteet
Tavoitteeni perustaa paperiton Mac -toimisto oli yksinkertainen. Minulla oli ilmeisesti ongelma kirjeiden, laskujen ja muiden asiakirjojen kasaamisessa. Selviytyäkseni tarvitsin järjestelmän, joka:
1) Kirjojen, kuittien ja paperien skannaaminen saapuessaan oli vaivatonta, olinpa kotona tai tien päällä.
2) Sallin minun pitää skannatut asiakirjat järjestettynä keskusarkistoon, jota voi käyttää miltä tahansa laitteelta.
3) Varmuuskopioin kaikki skannatut asiakirjat pilveen.
4) Sallin minun asettaa etusijalle aikaherkät asiakirjat ja pitää skannaukset järjestyksessä.
5) Arkistoidut digitaaliset asiakirjat ja sähköpostitse lähetetyt kuitit.
6) Tuetut hälytykset ja ilmoitukset, kun asiakirja on erääntynyt (kuten esimerkiksi lasku, joka on maksettava).
Monien kokeilujen jälkeen keksin järjestelmän, joka vastasi kaikkiin näihin tavoitteisiin. Tässä on mitä tarvitset.
Ainesosat: laitteisto
Paperittoman toimiston tärkein asia on skannerisi. Loppujen lopuksi et voi digitoida papereitasi lainkaan ilman hyvää skanneria. Jos sinulla ei ole sellaista, tarvitset sitä.
Minun tapauksessani minulla oli jo laitteisto. Kotitoimistossani on täysin toimiva all-in-one-tulostin/skanneri/faksi, Canon Pixma MX882, jonka ostin muutama vuosi sitten. Siinä on asiakirjansyöttölaite ja se toimii riittävän hyvin.
Jos olet tyytyväinen omaan skanneriisi, suosittelen sen käyttöä. Muuten voit ottaa suosituksen vastaanottajalta Wirecutter mitä skanneria ostaa. Mitä tahansa saatkin, suosittelen kuitenkin, että sinulla on asiakirjansyöttölaite: Henkilökohtaisesti en voisi tulla toimeen ilman sitä.
Sinulla on myös mahdollisuus olla ostamatta skanneria ollenkaan. Loppujen lopuksi sinulla on iPhone, ja riippuen siitä, kuinka monta sivua sinun on digitoitava, on mahdollista, että iPhone - oikean sovelluksen kanssa (katso alla) - tekee kaiken raskaan puolestasi.
Ainesosat: sovellukset ja palvelut
Raskaasta nostamisesta puheen ollen, tässä on mitä käytän Mac -paperittomassa toimistossani.
• Evernote -Norsu-aiheinen muistiinpano- ja arkistointipalvelu on täydellinen tapa pitää asiakirjat järjestyksessä ja pilvessä. Evernote on erittäin monipuolinen: se tukee kuvatiedostoja, useita muistikirjoja, tunnisteita ja hakuja PDF-tiedostoissa, ja sillä on sovelluksia melkein kaikille alustoille auringon alla. Evernote mahdollistaa jopa huomautusten lisäämisen helposti, hälytysten asettamisen niiden eräpäivään ja sähköpostien laskujen ja kuittien lähettämisen "oikeiden" rinnalle. Evernote -verkkoleikkuri.
• Dropbox - Saattaa tuntua oudolta, että tallennamme skannauksemme molempiin Dropboxiin ja Evernote, mutta ole kanssani täällä: Tilin luominen pilvipohjaiseen tiedostopalveluun johtaa pitkälle paperittoman toimiston automatisointiin. Koska…
• IFTTT - Joo, aiomme käyttää Internet -automaatiotyökalu IFTTT yhdistääksesi Dropbox- ja Evernote -tilisi, mikä takaa, että aina kun skannaat asiakirjan Dropbox -kansioon, se on automaattisesti tallennettu, arkistoitu ja merkitty Evernote -tilisi yleispostilaatikkoon.
• Scanbot -Tämä tappaja-iPhone-sovellus on uskomattoman monipuolinen, helppokäyttöinen skanneri kämmenelläsi. Mikä tärkeintä meidän tarkoituksiimme, Scanbot voi automaattisesti tallentaa kaikki skannauksesi Evernotelle. Kaikkein paras? Scanbot on ilmainen lataus iOS App Storesta.
• Mac -skannausohjelmisto - Tämä on sinun tehtäväsi. OS X: ssä on sisäänrakennettu skannausohjelmisto, mutta huomasin henkilökohtaisesti, että se oli epäluotettava ja altis tukkeutumiselle ja salaperäisille virheille, kun käytin sitä Pixman kanssa. Jos sinulla on ongelmia OS X: n oletusskannaussovelluksen kanssa, sinulla voi olla parempi onni, jos kokeilet skannerin mukana toimitettua sovellusta.
Kun olet rekisteröitynyt yllä oleviin palveluihin ja ladannut niihin liittyvät sovellukset, Mac -paperittoman toimiston määrittäminen kestää vain pari minuuttia.
Kaiken asettaminen
Tässä aiomme luoda universaalin postilaatikon asiakirjoille Evernotessa. Aina kun skannaat mitään Macilla tai iPhonella, skannaukset lähetetään välittömästi tähän postilaatikkoon ja tallennetaan pilveen.
1. Asentaa Evernote Macissa ja luo tili, jos sinulla ei vielä ole sitä.
2. Luo muistikirja nimeltä Evernote Arkistoitavaksi.
3. Asenna Dropbox Mac -tietokoneeseen ja luo tili jos sinulla ei vielä ole sellaista.
4. Kun Dropbox on asennettu, luo Dropbox -kansioon alikansio nimeltä Paperittomat skannaukset.
5. Mene tämä IFTTT -linkki ja napsauta "Lisää resepti" linkittääksesi Dropboxisi Paperittomat skannaukset kansio Evernoteen Arkistoitavaksi muistikirja.
6. Valinnainen: Asenna Scanbot iPhonellesi ja avaa sovellus. Napsauta "X" -painiketta näytön vasemmassa yläkulmassa ja valitse sitten "Gears" -kuvake. Ota sieltä käyttöön automaattinen lataus ja aseta Scanbot lataamaan kaikki skannauksesi automaattisesti Arkistoitavaksi kansio Evernotessa.
Valmista? Seuraavassa vaiheessa tutustun asiakirjojen skannausprosessiin ja arkistointiin. Jokainen ihminen hoitaa asiat yksilöllisesti, joten saatat hyvinkin päättää tehdä tämän toisin, mutta ajattelin, että olisi todennäköisesti hyödyllistä nähdä, miten käytän yllä olevaa järjestelmää järjestykseni ylläpitämiseen.
Prosessi
Näin pidän itseni järjestyksessä paperittoman toimistoni kanssa.
Kerran päivässä avaan kaikki postini. Jos se on tärkeää, tallennan sen; jos se ei ole tärkeää, heitän sen roskiin heti. Sama koskee kuitteja. Säilytän kuitit koko päivän lompakossani. Kerran päivässä avaan lompakkoni, otan kuitit ulos ja skannaan ne, jos ne ovat tärkeitä (kuten yrityskulut). Muuten he heitetään roskiin.
Riippumatta siitä, ovatko ne laskuja, tärkeitä asiakirjoja vai kuitteja, käytän joko Scanbotia iPhonessa tai työpöytäskannerissani jokaisen kuitin tallentamiseen Paperittomat skannaukset kansio. En välitä näiden tiedostojen nimistä tai mistään muusta. En yritä järjestää asiakirjojani Dropboxissa. Tätä varten Evernote on tarkoitettu. Tiedän, että jos tallennan kuitin työpöydän Dropboxiin, se lisätään automaattisesti omaan Arkistoitavaksi muistikirja Evernotessa, ja että Scanbot lisää ne automaattisesti sinne.
(Huomautus: Jos käytät yllä olevaa IFTTT -reseptiä pöytätietokoneen skanneriin, muista tallentaa ne kuvatiedostoina eikä PDF -tiedostoina. ovat PDF -muodossa, IFTTT -resepti ei voi tuoda niitä automaattisesti kuvamuistiinpanoina Evernoteen, joten sinun on lisättävä ne käsin.
Kun olen skannannut kaiken, se menee heti roskakoriin tai silppuriin, ja avaan Evernoten. Navigointi omalle Arkistoitavaksi muistikirja, näen kaikki viimeaikaiset skannaukseni yhdellä silmäyksellä. Napsautan jokaisen skannauksen yksi kerrallaan ja annan sille kuvaavan nimen sekä tunnisteita. Esimerkiksi tämän kuun sähkölaskun sisältävän muistiinpanon nimi voidaan nimetä "Sähkölasku - maaliskuu 2015" ja tunnisteella "laskut, sähkö, sähkö, 2015".
Lisäksi, jos on kaksi tai kolme erilaista skannausta, jotka kaikki kuuluvat yhteen, kuten monisivuinen asiakirja, käytän Evernoten "Yhdistä" -toimintoa ryhmittelemään ne yhteen. Ja jos asiakirjaan on liitetty eräpäivä, kuten lasku, napsautan Evernoten "Muistutus" -painiketta ja asetan päivämäärän, jolloin minua muistutetaan maksamaan se.
Kun olen nimennyt uudelleen, merkinnyt, yhdistänyt ja asettanut muistutuksia kaikille kyseisen päivän skannatuille asiakirjoille, arkistoin ne siirtämällä ne pois Arkistoitavaksi muistikirjaan ja muihin Evernote -muistikirjoihin, jotka olen asettanut pitämään minut järjestyksessä. Muistikirjat, jotka haluat ehkä perustaa tänne, eroavat luultavasti omistani, mutta annan sinulle käsityksen muistikirjat "Maksetut laskut", "Maksamattomat laskut", "Yrityskuitit", "Kotitalouskuitit", "Tärkeät asiakirjat" ja lisää.
Riippumatta siitä, mitä muistikirjoja sinulla on, tavoite on sama. Pidät Arkistoida -muistikirjan puhtaana kaikista asiakirjoista, joita on jo käsitelty. Tämä on postilaatikon nolla, joka laskee!
Johtopäätös
Saitko sen? Skannaa, heittää, tiedosto, toista. Käyttämällä vain kaksi minuuttia päivässä näiden yksinkertaisten tehtävien suorittamiseen mikä tahansa laite sinulla on käsilläsi, voit muuttaa elämäsi täysin.
Tiedän, että olen vuodattanut paljon pikseliä, jotka kuvaavat, kuinka perustaa paperiton toimisto Macille, mutta luota minuun: se on paljon helpompaa kuin miltä se näyttää. Voit määrittää tämän muutamassa minuutissa. Ja kun olet asentanut sen? Se on taivas.
Kaikki laskut ja tärkeät paperit ovat haettavissa. Et koskaan menetä kuittia tai laskua uudelleen. Paperi on olemassa vain digitalisoimiseksi ja pilven tuottamiseksi. Työpöytäsi on siisti. Et koskaan menetä laskua eräpäivänä. IRS -tarkastus lakkaa olemasta pelättävä asia. Ja voit lähettää sähköpostikuitit samaan paikkaan kuin paperiset, tulostamatta mitään.
Mitä odotat? Perusta paperiton toimistosi ja kerro sitten meille kommenteissa, miten se toimii sinulle!
