Så här skapar du ett papperslöst kontor med din Mac eller iPhone

Är du sjuk i pappersbergen som staplar i din inkorg? Du har förmodligen hört talas om glädjen att ha ett papperslöst kontor, kanske till och med funderat på att sätta upp ett, men visste inte hur.

Tja, så här. Det är inte bara lätt att göra, det kan helt förändra ditt liv.

Så här använder du din Mac och iPhone för att enkelt skapa ditt eget idiotfria papperslösa kontor... på rätt sätt.

Varför jag skrev detta

Jag har aldrig varit så bra på att skriva. Jag tror faktiskt att man kan säga att när det gäller papper är jag bara en röra.

I grundskolan var mitt skolbord fullt med oorganiserade papper; på gymnasiet var det mitt skåp och min ryggsäck. Under större delen av mitt vuxna liv har jag undvikit att öppna e -post i veckor, låtit det staplas i stora, vingliga torn med sedlar och skräputskick.

Efter att jag öppnade min post skulle jag helt enkelt lägga ner allt viktigt i en tillgänglig låda. När dessa lådor fylldes skulle innehållet blandas i kartonger, som jag skulle skjuta i källaren. Jag har lådor fulla med oorganiserat papper där nere som går tillbaka till en lägenhet i Irland som jag flyttade från 2006!

Det jag försöker säga är att jag är en organisatorisk röra. En papperskammare. Och slutligen kände jag igen mitt problem. Jag bestämde att jag behövde göra en ren paus från papper, en gång för alla, genom att inrätta ett papperslöst kontor. Men för allt snack online om fördelarna med att gå papperslös, hittade jag faktiskt inte en som faktiskt ledde mig genom processen, steg för steg, särskilt från en Mac-ägares perspektiv. Jag var tvungen att lära mig från grunden.

Jag är glad att säga att jag lyckades. Några månader efter att jag satt upp mitt papperslösa Mac -kontor är mina lådor tomma, alla mina räkningar har betalats, och jag ser faktiskt fram emot att höra brevbäraren gå uppför trappan. För det jag lärde mig är att papperslös inte bara är ett bättre sätt att göra saker, det är faktiskt väldigt roligt. Så här gjorde jag.

Mål

Mina mål för att skapa ett papperslöst Mac -kontor var enkla. Jag hade uppenbarligen problem med brev, räkningar och andra dokument som hopades upp. För att klara det behövde jag ett system som:

1) Gjorde det smärtfritt att skanna e -post, kvitton och papper när de kom, oavsett om jag var hemma eller på väg.

2) Tillät mig att hålla skannade dokument organiserade i ett centralt arkiv, tillgängliga från alla enheter.

3) Höll alla mina skannade dokument säkerhetskopierade till molnet.

4) Tillät mig att prioritera tidskänsliga dokument, samt hålla skanningar organiserade.

5) Arkiverade digitala dokument och kvitton via e -post.

6) Varningar och aviseringar som stöds när ett dokument är förfallet (till exempel en faktura som måste betalas).

Efter mycket experimenterande kom jag på ett system som tog upp alla dessa mål. Här är vad du behöver.

Ingredienserna: hårdvara

Det mest kritiska i ett papperslöst kontor kommer att bli din skanner. När allt kommer omkring kan du inte digitalisera dina papper alls utan en bra skanner. Om du inte har en så behöver du en.

I mitt fall hade jag redan hårdvaran. Mitt hemmakontor innehåller en helt användbar allt-i-ett-skrivare/skanner/faxmaskin, Canon Pixma MX882, som jag köpte för några år sedan. Den har en dokumentmatare och fungerar tillräckligt bra.

Om du är nöjd med din egen skanner föreslår jag att du använder den. Annars kan du ta en rekommendation från Wirecutter på vilken skanner du ska köpa. Vad du än får rekommenderar jag dock att du har en dokumentmatare: Personligen kunde jag inte klara mig utan en.

Du har också möjlighet att inte köpa en skanner alls. När allt kommer omkring har du en iPhone, och beroende på hur många sidor du måste digitalisera, är det möjligt att din iPhone - tillsammans med rätt app (se nedan) - kommer att göra allt för dig.

Ingredienserna: appar och tjänster

På tal om tunga lyft, här är vad jag använder för mitt Mac papperslösa kontor.

• Evernote -Antecknings- och arkiveringstjänsten med elefant-tema är det perfekta sättet att hålla dokument organiserade och i molnet. Evernote är mycket komplett: Den stöder bildfiler, flera anteckningsböcker, märkning och sökning i PDF-filer, och den har appar för i stort sett alla plattformar under solen. Med Evernote kan du till och med enkelt kommentera anteckningar, ställa in varningar när de ska betalas och skicka e -posträkningar och kvitton tillsammans med "riktiga" tack vare Evernote webbklippare.

• Dropbox - Det kan tyckas konstigt att vi skulle spara våra skanningar till båda Dropbox och Evernote, men håll ut med mig här: Att skapa ett konto på den molnbaserade filtjänsten går långt mot att automatisera ditt papperslösa kontor. Eftersom…

• IFTTT - Ja, vi kommer att använda internetautomatiseringsverktyg IFTTT för att ansluta dina Dropbox- och Evernote -konton, vilket garanterar att varje gång du skannar ett dokument till din Dropbox -mapp är det automatiskt lagras, arkiveras och märks i en universell inkorg i ditt Evernote -konto.

• Scanbot -Den här mördande iPhone-appen är en otroligt komplett, lättanvänd skanner i din handflata. Viktigast för våra ändamål kan Scanbot automatiskt spara alla dina skanningar till Evernote. Bäst av alla? Scanbot är en gratis nedladdning i iOS App Store.

• Program för skanning av Mac - Den här är upp till dig. OS X har inbyggd skanningsprogramvara, men jag fann personligen att det var opålitligt och benäget för störningar och mystiska fel när jag använde det med min Pixma. Om du har problem med OS X: s standardskanningsapp kan du ha bättre tur om du försöker den som följer med din skanner.

När du har registrerat dig för ovanstående tjänster och laddat ner deras tillhörande appar tar det bara några minuter att konfigurera ditt Mac -papperslösa kontor.

Ställer upp allt

Vad vi ska göra här är att skapa en universell inkorg för dokument i Evernote. När som helst du skannar något på din Mac eller på din iPhone skickas genomsökningarna direkt till den här inkorgen och lagras i molnet.

1. Installera Evernote på din Mac och skapa ett konto om du inte redan har ett.

2. Skapa en anteckningsbok i Evernote Att arkiveras.

3. Installera Dropbox på din Mac och skapa ett konto om du inte redan har en.

4. När Dropbox är installerat skapar du en undermapp i din Dropbox -mapp som heter Papperslösa skanningar.

5. Gå till denna IFTTT -länk och klicka på "Lägg till recept" för att länka din Dropbox Papperslösa skanningar mapp till din Evernote Att arkiveras anteckningsbok.

6. Valfritt: Installera Scanbot på din iPhone och öppna sedan appen. Klicka på "X" -knappen i det övre vänstra hörnet av skärmen och välj sedan "Gears" -ikonen. Därifrån aktiverar du "Automatisk uppladdning" och ställer in Scanbot för att automatiskt ladda upp alla dina skanningar till Att arkiveras mapp i din Evernote.

Klart? För nästa steg kommer jag att leda dig genom min process för att skanna dokument och arkivera dem. Varje person hanterar saker unikt, så du kan mycket väl bestämma dig för att göra detta annorlunda, men jag tänkte att det förmodligen skulle vara till hjälp att se hur jag använder ovanstående system för att hålla mig organiserad.

Processen

Så här håller jag mig organiserad med mitt papperslösa kontor.

En gång om dagen öppnar jag all min post. Om det är viktigt, sparar jag det; om det inte är viktigt så slänger jag det direkt. Samma sak gäller kvitton. Hela dagen förvarar jag mina kvitton i plånboken. En gång om dagen öppnar jag min plånbok, tar ut mina kvitton och skannar in dem om de är viktiga (som företagskostnader). Annars är de skrotade.

Oavsett om det är räkningar, viktiga dokument eller kvitton använder jag antingen Scanbot på iPhone eller min skrivbordsskanner för att spara varje kvitto på Papperslösa skanningar mapp. Jag oroar mig inte för namnet på dessa filer eller något annat. Jag försöker inte organisera mina dokument i Dropbox. Det är det Evernote är till för. Jag vet att om jag sparar ett kvitto i Dropbox på skrivbordet, kommer det automatiskt att läggas i mitt Att arkiveras anteckningsbok i Evernote, och att Scanbot automatiskt lägger till dem där.

(Obs! Om du använder IFTTT -receptet ovan för en skrivbordsskanner, se till att spara dem som bildfiler och inte som PDF -filer. Om de är i PDF -form kan IFTTT -receptet inte automatiskt importera dem som bildanteckningar till Evernote, så du måste lägga till dem manuellt.

När jag har skannat in allt går det direkt i papperskorgen eller strimlaren och jag öppnar Evernote. Navigerar till min Att arkiveras anteckningsbok, kan jag se alla mina senaste skanningar med en blick. Jag klickar igenom varje genomsökning, en efter en, och ger den ett beskrivande namn samt taggar. Exempelvis kan anteckningen som innehåller denna månads elräkning byta namn till "Elräkning - mars 2015" och märkas med "räkningar, el, verktyg, 2015".

Dessutom, om det finns två eller tre olika skanningar som alla hör ihop, som ett flersidigt dokument, använder jag Evernotes ”Merge” -funktion för att gruppera dem tillsammans. Och om ett dokument har en "förfaller till" bifogad, som en faktura, klickar jag på Evernotes "Påminnelse" -knapp och anger ett datum när jag ska bli påmind om att betala den.

Efter att jag bytt namn, taggat, sammanfogat och ställt in påminnelser för alla dagens skannade dokument, arkiverar jag dem genom att flytta dem från Att arkiveras anteckningsbok och till andra Evernote -anteckningsböcker som jag har skapat för att hålla mig organiserad. Anteckningsböckerna du kanske vill sätta upp här kommer förmodligen att skilja sig från mina, men för att ge dig en idé har jag anteckningsböcker för "Betalda räkningar", "Obetalda räkningar", "Företagskvitton", "Hushållskvitton", "Viktiga dokument" och Mer.

Oavsett vilka anteckningsböcker du har är målet detsamma. Du vill hålla anteckningsboken "Att arkiveras" fri från alla dokument som redan har behandlats. Detta är inkorgen noll som räknas!

Slutsats

Förstod det? Skanna, kasta, fila, upprepa. Genom att spendera bara två minuter om dagen med att göra dessa enkla uppgifter vilken enhet som helst du har till hands kan du helt förändra ditt liv.

Jag vet att jag har spillt många pixlar som beskriver hur man skapar ett papperslöst kontor för Mac här, men lita på mig: Det är mycket enklare än det ser ut. Du kan ställa in detta på några minuter. Och när du väl satte upp det? Det är himlen.

Alla dina räkningar och viktiga papper blir sökbara. Du saknar aldrig kvitto eller faktura igen. Papper finns bara för att digitalisera och skjuta in i molnet. Ditt skrivbord blir stökigt. Du missar aldrig en räkningsdatum "förfaller till" igen. En IRS -revision upphör att bli något att frukta. Och du kan skicka e -postkvitton på samma plats som pappers, utan att skriva ut något.

Vad väntar du på? Ställ in ditt papperslösa kontor och berätta sedan i kommentarerna hur det fungerar för dig!