Dizem que sua caixa de entrada de e-mail é um lugar terrível para gerenciar tarefas. Eu discordo. Eu acho que é o lugar perfeito. Afinal, a maioria das minhas tarefas chega por e-mail, e qualquer aplicativo que pode compartilhar informações pode compartilhá-las por e-mail. Por que se preocupar em negociar com um aplicativo extra, mantendo todas as coisas importantes em dois lugares, quando tudo pode ser facilmente gerenciado em um só lugar?
Tenho feito exatamente isso desde que larguei OmniFocus, que faz tanto tempo que não me lembro quanto tempo atrás foi. Com um pouco de configuração em suas notícias diárias e aplicativos de navegação, você pode transformar sua caixa de entrada em uma lista de tarefas universal adequada. Veja como.
Este tutorial usará sua conta de e-mail, Senhor leitor (para itens de notícias RSS), Twitterrific e Rascunhos, além de uma regra de correio simples para organizar as coisas nos bastidores. Você pode enfeitar as coisas com todos os tipos de extras, mas o sistema central é sólido e flexível. Como eu disse, estou usando há meses e é muito melhor do que qualquer outra coisa que já tentei.
O e-mail é onipresente, por isso é o lugar perfeito para manter sua lista de tarefas.
Se você faz uso de muitos projetos separados, ou tem necessidades específicas de metadados e Contextos GTD, então talvez você deva ficar com algo como OmniFocus ou Coisas. Mas você ficaria surpreso com o quão longe meu sistema baseado em e-mail pode esticar.
Em primeiro lugar, pode valer a pena descrever os tipos de coisas que salvo. Eu escrevo sobre hardware, gadgets e aplicativos, então minha caixa de correio do trabalho é o lugar para qualquer coisa sobre a qual eu gostaria de escrever. Eles podem vir de e-mails regulares, ou de RSS, ou do Twitter ou de qualquer outro lugar. Tenho até uma ação Rascunhos que enviará notas diretamente para este endereço para que eu possa enviar a mim mesmo lembretes sobre coisas que encontro no mundo real.
Fastmail
Regras
Eu uso Fastmail. A empresa é australiana e, portanto, fora do alcance jurisdicional da Agência de Segurança Nacional e seus espiões, mas o principal motivo é que ela é a melhor. A interface do webmail é melhor do que muitos aplicativos nativos (eu uso o webmail 95 por cento do tempo no iOS - isso é bom). Além disso, é rápido. Você perde coisas legais como tags do Gmail e IFTTT integração, mas vale a pena.
Fastmail supera o Gmail com facilidade.
Para manter minha caixa de entrada livre de confusão, uso uma pasta de e-mail especial para minhas tarefas. É chamado de Omni, porque eu costumava usá-lo com OmniFocus e por que alterá-lo? É uma caixa de correio normal, então vá em frente e configure-a e crie uma regra que funcione como a seguinte, em qualquer serviço de e-mail que você usar:
Isso pega qualquer e-mail enviado para o meu endereço Omni (qualquer coisa servirá aqui, desde que seja diferente do seu endereço de e-mail normal) e o arquive na pasta Omni, pulando a caixa de entrada.
Esta é praticamente toda a configuração. Também tenho (de forma confusa) outra regra chamada “Tarefas”, que uso para lembretes não relacionados ao trabalho. Você pode fazer quantos quiser, filtrando e-mails diferentes em lugares diferentes. Mas isso é tão complexo que você pode se sair melhor com um aplicativo gerenciador de tarefas.
Uma observação: isso é melhor feito no lado do servidor. Ou seja, as regras são executadas por seu serviço de correio em seus próprios servidores e o arquivamento é feito antes mesmo de você vê-lo. Você pode usar regras de e-mail no aplicativo Mail, mas elas só serão executadas quando o Mac estiver ligado. As regras do lado do servidor permitem que você use todo o sistema em um iPhone, sem a necessidade de um Mac.
Arquivamento
Quando estou verificando meu e-mail normal de entrada, posso apenas adicionar as mensagens relevantes à caixa de correio Omni. No Mac OS X Mail, você pode usar atalhos de teclado para fazer isso, mas eu faço isso na interface da web do Fastmail no meu iPad, principalmente porque é muito rápido e fácil.
RSS
O Sr. Leitor é meu leitor de feeds RSS preferido por dois motivos. Primeiro, é rápido e ótimo de usar. Em segundo lugar, você pode adicionar todos os tipos de ações personalizadas. Você pode enviar artigos para o Pocket ou outros aplicativos no seu iPad, mas eu uso isso para - você adivinhou - e-mail.
Tenho uma ação personalizada configurada que me permite enviar um artigo inteiro em três toques - um para abrir o menu de compartilhamento, um para escolher o serviço Omni e um para enviar o e-mail resultante. Isso é muito fácil. Esta é a regra, que você também pode instale daqui.
Este é o código que você precisa colocar na ação. Certifique-se de também configurá-lo para ser enviado como um e-mail em HTML para que seja exibido corretamente em seu cliente de e-mail.
[FONTE]
[TEXTO] [URL]
Também tenho a URL da fonte, então posso copiar rapidamente o link para atribuição adequada nas postagens. Você pode ajustar isso como quiser.
Com essa ação, posso enviar rapidamente qualquer artigo, em HTML totalmente sofisticado para que se pareça com a entrada RSS, para minha caixa de entrada do Omni, pronto para escrever mais tarde.
A integração com o Twitter é um exemplo para a categoria “todo o resto”. Ou seja, você apenas envia os tweets por e-mail para seu endereço especial e sua regra de correio se encarrega do arquivamento.
Não há muito para esta parte, exceto que é mais fácil se você tiver o endereço de e-mail em seu catálogo de endereços. Mas se você apenas tocar manualmente algumas vezes, o iOS se lembrará disso para você.
Também pode ser um truque inteligente adicionar seu endereço de e-mail como um atalho de teclado nas configurações do iOS, para que você possa simplesmente digitar algumas letras e fazer com que ele expanda tudo onde quer que você esteja no seu iPad ou iPhone.
Rascunhos
Rascunhos faz muito, permitindo que você pegue o texto de quase qualquer lugar e envie-o para quase qualquer outro lugar. Neste caso, estou usando para uma coisa simples: enviar um e-mail rápido para o endereço da minha caixa de correio Omni.
Os rascunhos são abertos em um campo de texto vazio, então você apenas digita ou cola suas palavras, clica no botão de compartilhamento e escolhe um serviço para enviar. Minha ação de e-mail personalizada é chamada de OmniMail (surpresa!) E é configurada assim:
A linha de assunto pode ser predefinida, mas eu apenas a tenho como a primeira linha do corpo do texto. Eu também escolho ter o e-mail enviado em segundo plano, o que usa um servidor de e-mail integrado ao aplicativo e significa que não preciso lidar com uma folha de correio popover e clicar em enviar para todas as mensagens. Esse seria um ótimo recurso para o Sr. Leitor também.
Lidando com seu e-mail
Eu não posso te ajudar com essa parte. Você só precisa verificar sua caixa de correio especial com freqüência suficiente para torná-la útil. Vivo na minha caixa de correio Omni, passando mais tempo lá do que na minha caixa de entrada. Mas aquela outra caixa de correio de tarefas que mencionei? Quase nunca olho para lá.
Nesse sentido, meu método é muito parecido com qualquer outro sistema de tarefas - você tem que ficar por dentro dele. Mas em todos os outros aspectos é melhor, pelo menos para mim. Ele está presente em todos os aplicativos de e-mail que já usei e em todos os navegadores da web. É rápido e nunca preciso me preocupar se tenho a tarefa em meu e-mail ou em meu aplicativo gerenciador de tarefas.
Na verdade, quase não há manutenção. Você apenas salva as tarefas e age de acordo com elas.
Ironicamente, como acabei de mudar o foco do meu trabalho aqui no CoM para escrever mais recursos, vou precisar de uma maneira de trabalhar com projetos. Criar novas pastas para cada projeto é fácil no Fastmail (e ainda mais fácil no Gmail com rótulos), mas o arquivamento automático precisará de regras especiais para cada novo projeto, o que é difícil de gerenciar.
Se você tem alguma ideia, me bate no Twitter. Da mesma forma, esse é o melhor lugar para feedback em geral.