Mówią, że twoja skrzynka e-mail to okropne miejsce do zarządzania zadaniami. Nie zgadzam się. Myślę, że to idealne miejsce. W końcu większość moich zadań przychodzi przez e-mail, a każda aplikacja, która może udostępniać informacje, może je udostępniać przez e-mail. Po co zawracać sobie głowę dodatkową aplikacją, przechowując wszystkie ważne rzeczy w dwóch miejscach, skoro można nimi łatwo zarządzać w jednym miejscu?
Robię dokładnie to odkąd rzuciłem OmniFocus, czyli tak dawno, że nie pamiętam jak dawno to było. Przy odrobinie konfiguracji w codziennych wiadomościach i aplikacjach do przeglądania, możesz zmienić swoją skrzynkę odbiorczą w odpowiednią uniwersalną listę zadań. Oto jak.
Ten samouczek użyje twojego konta e-mail, Pan Czytelnik (dla wiadomości RSS), Twitterrific i Robocze, plus jedna prosta reguła poczty do organizowania rzeczy za kulisami. Możesz wymyślać różne rzeczy z różnymi dodatkami, ale podstawowy system jest zarówno solidny, jak i elastyczny. Jak mówię, używam go od miesięcy i jest o wiele lepszy niż cokolwiek innego, czego próbowałem.
Poczta e-mail jest wszechobecna, więc jest to idealne miejsce do przechowywania listy zadań.
Jeśli korzystasz z wielu oddzielnych projektów lub masz określone potrzeby dotyczące metadanych i Konteksty GTD, to może powinieneś trzymać się czegoś takiego OmniFocus lub Rzeczy. Ale zdziwiłbyś się, jak daleko może się rozciągnąć mój system pocztowy.
Po pierwsze, może warto opisać rodzaje rzeczy, które oszczędzam. Piszę o sprzęcie, gadżetach i aplikacjach, więc moja służbowa skrzynka pocztowa to miejsce na wszystko, o czym chciałbym napisać post. Mogą pochodzić ze zwykłych e-maili, z RSS, z Twittera lub z dowolnego innego miejsca. Mam nawet akcję Robocze, która wysyła notatki prosto na ten adres, abym mógł wysyłać sobie przypomnienia o rzeczach, które znajdę w prawdziwym świecie.
Fastmail
Zasady
Używam Fastmaila. Firma jest australijska i dlatego znajduje się poza zasięgiem jurysdykcji Narodowej Agencji Bezpieczeństwa i jej szpiegów, ale głównym powodem jest to, że jest najlepsza. Interfejs poczty internetowej jest lepszy niż wiele natywnych aplikacji (używam poczty internetowej w 95 procentach czasu na iOS — tak jest dobry). Dodatkowo jest szybki. Tracisz fajne rzeczy, takie jak tagi Gmaila i IFTTT integracja, ale warto.
Fastmail pokonuje Gmaila.
Aby zachować porządek w mojej skrzynce odbiorczej, używam specjalnego folderu poczty na moje rzeczy do zrobienia. Nazywa się Omni, ponieważ używałem go z OmniFocus i po co to zmieniać? To zwykła skrzynka pocztowa, więc skonfiguruj ją, a następnie stwórz regułę, która działa jak poniżej, w dowolnej usłudze pocztowej:
Zajmuje to każdy e-mail wysłany na mój adres Omni (wszystko tutaj zrobi, o ile różni się od zwykłego zwykłego adresu e-mail) i zapisuje go w folderze Omni, pomijając skrzynkę odbiorczą.
To prawie cała konfiguracja. Mam również (mylnie) inną regułę o nazwie „Do zrobienia”, której używam do przypomnień niezwiązanych z pracą. Możesz zrobić tyle z nich, ile chcesz, filtrując różne e-maile w różnych miejscach. Ale to jest tak skomplikowane, że możesz być lepszy dzięki aplikacji do zarządzania zadaniami.
Jedna uwaga: najlepiej to zrobić po stronie serwera. Oznacza to, że reguły są obsługiwane przez twoją usługę pocztową na własnych serwerach, a archiwizacja jest wykonywana, zanim ją zobaczysz. Możesz używać reguł poczty w aplikacji Mail, ale będą one działać tylko wtedy, gdy Twój Mac jest włączony. Reguły po stronie serwera umożliwiają korzystanie z całego systemu na iPhonie, bez konieczności korzystania z komputera Mac.
Piłowanie
Kiedy sprawdzam zwykłą pocztę przychodzącą, mogę po prostu dodać odpowiednie wiadomości do skrzynki pocztowej Omni. W Mac OS X Mail możesz to zrobić za pomocą skrótów klawiaturowych, ale robię to w interfejsie internetowym Fastmaila na moim iPadzie, głównie dlatego, że jest tak szybki i łatwy.
RSS
Mr. Reader jest moim ulubionym czytnikiem kanałów RSS z dwóch powodów. Po pierwsze, jest szybki i po prostu świetny w użyciu. Po drugie, możesz dodać wszystkie rodzaje akcji niestandardowych. Możesz wysyłać artykuły do Pocketa lub innych aplikacji na iPadzie, ale to, do czego go używam, to – zgadłeś – e-mail.
Mam skonfigurowaną niestandardową akcję, która pozwala mi wysłać cały artykuł za pomocą trzech dotknięć – jednego do otwarcia menu udostępniania, jednego do wybrania usługi Omni i jednego do wysłania wiadomości wynikowej. To całkiem proste. To jest zasada, którą możesz również zainstaluj stąd.
To jest kod, który musisz umieścić w akcji. Upewnij się również, że ustawiłeś go tak, aby był wysyłany jako poczta HTML, aby wyświetlał się ładnie w twoim kliencie poczty.
[ŹRÓDŁO]
[TEKST] [URL]
Mam tam też źródłowy adres URL, więc mogę szybko skopiować link do prawidłowego przypisania w postach. Możesz to dostosować, jak chcesz.
Dzięki tej akcji mogę szybko wysłać dowolny artykuł, w pełnym, fantazyjnym kodzie HTML, tak aby wyglądał jak wpis RSS, do mojej skrzynki odbiorczej Omni, gotowy do późniejszego napisania.
Świergot
Integracja z Twitterem jest przykładem dla kategorii „wszystko inne”. Oznacza to, że po prostu wysyłasz tweety e-mailem na swój specjalny adres, a Twoja reguła poczty zajmie się zgłoszeniem.
W tej części nie ma zbyt wiele, poza tym, że łatwiej jest, jeśli masz adres e-mail w swojej książce adresowej. Ale jeśli po prostu dotkniesz go ręcznie kilka razy, iOS to zapamięta.
Sprytnym trikiem może być również dodanie adresu e-mail jako skrót klawiszowy w ustawieniach iOS, dzięki czemu możesz po prostu wpisać kilka liter i rozwinąć całość, gdziekolwiek jesteś na iPadzie lub iPhonie.
Warcaby
Warcaby robi tak wiele, pozwalając ci pobierać tekst z niemal dowolnego miejsca i wysyłać go prawie wszędzie. W tym przypadku używam go do jednej prostej rzeczy: wysłania szybkiego maila na mój adres skrzynki Omni.
Wersje robocze otwierają się w pustym polu tekstowym, więc po prostu wpisujesz lub wklejasz swoje słowa, a następnie klikasz przycisk udostępniania i wybierasz usługę, do której chcesz je wysłać. Moja niestandardowa akcja e-mailowa nazywa się OmniMail (niespodzianka!) i jest skonfigurowana tak:
Wiersz tematu może być wstępnie ustawiony, ale mam go po prostu jako pierwszy wiersz tekstu podstawowego. Wybieram również wysyłanie wiadomości e-mail w tle, co korzysta z serwera pocztowego wbudowanego w aplikację i oznacza, że nie muszę zajmować się arkuszem popover i klikać wyślij dla każdej wiadomości. Byłaby to również świetna funkcja dla pana Readera.
Radzenie sobie z Twoją pocztą
Nie mogę ci pomóc w tej części. Musisz tylko upewnić się, że sprawdzasz swoją specjalną skrzynkę pocztową wystarczająco często, aby była przydatna. Mieszkam z mojej skrzynki pocztowej Omni, spędzam tam więcej czasu niż w mojej skrzynce odbiorczej. Ale ta inna skrzynka pocztowa, o której wspomniałem? Rzadko tam zaglądam.
Pod tym względem moja metoda jest bardzo podobna do każdego innego systemu zadań do wykonania — musisz się nad tym trzymać. Ale pod każdym innym względem jest lepiej, przynajmniej dla mnie. Jest dostępny w każdej używanej przeze mnie aplikacji pocztowej i w każdej przeglądarce internetowej. Jest szybki i nigdy nie muszę się martwić, czy mam zadanie w e-mailu, czy w aplikacji do zarządzania zadaniami.
W rzeczywistości prawie w ogóle nie ma konserwacji. Po prostu zapisujesz zadania, a następnie działasz zgodnie z nimi.
Jak na ironię, ponieważ właśnie zmieniłem cel mojej pracy w CoM, aby pisać więcej funkcji, będę potrzebował sposobu na pracę z projektami. Tworzenie nowych folderów dla każdego projektu jest dość łatwe w Fastmail (a jeszcze łatwiejsze w Gmailu z etykietami), ale automatyczne wypełnianie będzie wymagało specjalnych reguł dla każdego nowego projektu, co jest trudne do zarządzania.
Jeśli masz jakieś pomysły, napisz do mnie na Twitterze. Podobnie, jest to najlepsze miejsce do zbierania opinii.