Syk av fjellene med papir som stabler seg i innboksen din? Du har sikkert hørt om gledene ved å ha et papirløst kontor, kanskje til og med tenkt på å sette opp et, men visste ikke hvordan.
Vel, her er hvordan. Ikke bare er det enkelt å sette i gang, det kan forandre livet ditt totalt.
Slik bruker du Mac og iPhone til å enkelt sette opp ditt eget idiot-sikre papirløse kontor... på den riktige måten.
Hvorfor jeg skrev dette
Jeg har aldri vært særlig flink til å arkivere. Faktisk tror jeg du kan si at når det gjelder papirer, er jeg bare rot.
På grunnskolen var skrivebordet mitt fullt av uorganiserte papirer; på videregående var det skapet og sekken min. I det meste av mitt voksne liv har jeg unngått å åpne post i flere uker og la den stakke opp i store, vaklende tårn med regninger og søppelpost.
Etter at jeg åpnet e -posten min, ville jeg ganske enkelt stappe alt viktig i en tilgjengelig skuff. Når disse skuffene var fylt opp, ble innholdet blandet inn i pappesker, som jeg ville dyttet i kjelleren. Jeg har esker fulle av uorganisert papir der nede fra en leilighet i Irland jeg flyttet fra i 2006!
Det jeg prøver å si er at jeg er et organisatorisk rot. En papirskuff. Og til slutt gjenkjente jeg problemet mitt. Jeg bestemte meg for at jeg måtte ta en ren pause fra papiret en gang for alle ved å sette opp et papirløst kontor. Likevel, for all praten på nettet om fordelene ved å gå papirløs, fant jeg faktisk ikke en som faktisk ledet meg gjennom prosessen, trinn for trinn, spesielt fra et Mac-eiers perspektiv. Jeg måtte lære fra bunnen av.
Jeg er glad for å si at jeg var vellykket. Noen måneder etter at jeg satte opp mitt papirløse Mac -kontor, er skuffene mine tomme, alle regningene mine er betalt, og jeg ser faktisk frem til å høre postmannen gå opp trappetrinnene. Fordi det jeg lærte er at det å gå papirløst ikke bare er en bedre måte å gjøre ting på, det er faktisk veldig gøy. Slik gjorde jeg det.
Mål
Mine mål med å sette opp et papirløst Mac -kontor var enkle. Jeg hadde tydeligvis et problem med at brev, regninger og andre dokumenter hoper seg opp. For å takle det, trengte jeg et system som:
1) Gjorde det smertefritt å skanne post, kvitteringer og papirer når de kom, enten jeg var hjemme eller på veien.
2) Tillot meg å holde skannede dokumenter organisert i et sentralt arkiv, tilgjengelig fra alle enheter.
3) Beholdt alle de skannede dokumentene mine sikkerhetskopiert til skyen.
4) Tillot meg å prioritere tidssensitive dokumenter, samt holde organisert skanning.
5) Arkiverte digitale dokumenter og kvitteringer på e -post.
6) Støttede varsler og varsler for når et dokument er forfalt (for eksempel en regning som må betales).
Etter mye eksperimentering fant jeg ut et system som tok for seg alle disse målene. Her er det du trenger.
Ingrediensene: maskinvare
Det mest kritiske på et papirløst kontor kommer til å være skanneren din. Tross alt kan du ikke digitalisere papirene dine i det hele tatt uten en god skanner. Hvis du ikke har en, trenger du en.
I mitt tilfelle hadde jeg allerede maskinvaren. Hjemmekontoret mitt inneholder en alt-i-ett-skriver/skanner/faksmaskin som kan betjenes perfekt, Canon Pixma MX882, som jeg kjøpte for noen år siden. Den har en dokumentmater, og fungerer bra nok.
Hvis du er fornøyd med din egen skanner, foreslår jeg at du bruker den. Ellers kan du ta en anbefaling fra Wirecutter på hvilken skanner du skal kjøpe. Uansett hva du får, anbefaler jeg å sørge for at du har en dokumentmater: Personlig kunne jeg ikke klart meg uten en.
Du har også muligheten til ikke å kjøpe en skanner i det hele tatt. Tross alt har du en iPhone, og avhengig av hvor mange sider du må digitalisere, er det mulig at iPhone - sammen med den riktige appen (se nedenfor) - vil gjøre alle de tunge løftene for deg.
Ingrediensene: apper og tjenester
Apropos tunge løft, her er det jeg bruker for mitt papirløse Mac -kontor.
• Evernote -Tjenesten for notater og arkivering med elefant-tema er den perfekte måten å holde dokumenter organisert og i skyen. Evernote er veldig fullverdig: Den støtter bildefiler, flere bærbare datamaskiner, merking og søk i PDF-filer, og den har apper for stort sett alle plattformer under solen. Evernote lar deg til og med enkelt kommentere notater, angi varsler når de skal betales, og sende e -postregninger og kvitteringer sammen med "ekte" sedler takket være Evernote webklipper.
• Dropbox - Det kan virke rart at vi lagrer skanningene våre til begge Dropbox og Evernote, men vær med meg her: Å sette opp en konto på den skybaserte filtjenesten går langt i retning av å automatisere ditt papirløse kontor. Fordi…
• IFTTT - Ja, vi kommer til å bruke Internett -automatiseringsverktøy IFTTT for å koble til Dropbox- og Evernote -kontoene dine, og garantere at det er hver gang du skanner et dokument til Dropbox -mappen din automatisk lagret, arkivert og merket i en universell innboks i din Evernote -konto.
• Scanbot -Denne killer iPhone-appen er en utrolig fullverdig, brukervennlig skanner i håndflaten. Viktigst for våre formål, kan Scanbot automatisk lagre alle skanningene dine på Evernote. Best av alt? Scanbot er en gratis nedlasting på iOS App Store.
• Programvare for skanning av Mac - Denne er opp til deg. OS X har innebygd skanneprogramvare, men jeg fant personlig ut at den var upålitelig og utsatt for fastkjøring og mystiske feil da jeg brukte den med min Pixma. Hvis du har problemer med OS Xs standard skanneapp, kan du ha bedre hell hvis du prøver den som følger med skanneren din.
Når du har registrert deg for tjenestene ovenfor og lastet ned de tilhørende appene, tar det bare et par minutter å sette opp et papirløst Mac -kontor.
Setter alt opp
Det vi skal gjøre her er å lage en universell innboks for dokumenter i Evernote. Hver gang du skanner noe på din Mac eller på iPhone, blir skanningene umiddelbart sendt til denne innboksen og lagret i skyen.
1. Installere Evernote på din Mac og opprett en konto hvis du ikke allerede har en.
2. Lag en notatbok i Evernote Å bli arkivert.
3. Installer Dropbox på din Mac og Opprett en konto hvis du ikke allerede har en.
4. Når Dropbox er installert, oppretter du en undermappe i Dropbox -mappen din Papirløse skanninger.
5. Gå til denne IFTTT -lenken og klikk "Legg til oppskrift" for å koble Dropbox Papirløse skanninger mappen til din Evernote Å bli arkivert notisbok.
6. Valgfritt: Installer Scanbot på iPhone, og åpne deretter appen. Klikk på "X" -knappen øverst til venstre på skjermen, og velg deretter "Gears" -ikonet. Derfra slår du på "Automatisk opplasting" og setter Scanbot til å automatisk laste opp alle skanningene dine til Å bli arkivert mappen i Evernote.
Ferdig? For det neste trinnet skal jeg lede deg gjennom prosessen med å skanne dokumenter og arkivere dem. Hver person håndterer ting unikt, så du kan godt bestemme deg for å gjøre dette annerledes, men jeg skjønte at det sannsynligvis ville være nyttig å se hvordan jeg bruker systemet ovenfor for å holde meg organisert.
Prosessen
Slik holder jeg meg organisert med mitt papirløse kontor.
En gang om dagen åpner jeg all posten min. Hvis det er viktig, lagrer jeg det; hvis det ikke er viktig, kaster jeg det umiddelbart. Det samme gjelder kvitteringer. I løpet av dagen lagrer jeg kvitteringene i lommeboken. En gang om dagen åpner jeg lommeboken, tar ut kvitteringene og skanner dem inn hvis de er viktige (som forretningskostnader). Ellers er de søppel.
Uansett om det er regninger, viktige dokumenter eller kvitteringer, bruker jeg enten Scanbot på iPhone eller skrivebordsskanneren min til å lagre hver kvittering på Papirløse skanninger mappe. Jeg bekymrer meg ikke om navnet på disse filene eller noe annet. Jeg prøver ikke å organisere dokumentene mine i Dropbox. Det er det Evernote er til for. Jeg vet at hvis jeg lagrer en kvittering i Dropbox på skrivebordet, blir den automatisk satt i min Å bli arkivert notatblokken i Evernote, og at Scanbot automatisk vil legge dem til der.
(Merk: Hvis du bruker IFTTT -oppskriften ovenfor for en stasjonær skanner, må du lagre dem som bildefiler og ikke som PDF -filer. Hvis de er i PDF -form, kan IFTTT -oppskriften ikke automatisk importere dem som bildemerkninger til Evernote, så du må legge dem til manuelt.
Når jeg har skannet alt inn, går det umiddelbart i søpla eller makuleringsmaskinen, og jeg åpner Evernote. Navigerer til min Å bli arkivert notatbok, kan jeg se alle de siste skanningene mine på et øyeblikk. Jeg klikker gjennom hver skanning, en etter en, og gir den et beskrivende navn samt tagger. For eksempel kan lappen som inneholder denne månedens strømregning bli omdøpt til "Elektrisitetsregning - mars 2015" og være merket med "regninger, elektrisitet, verktøy, 2015."
I tillegg, hvis det er to eller tre forskjellige skanninger som alle hører sammen, som et flersidig dokument, bruker jeg Evernotes “Flette” -funksjon for å gruppere dem sammen. Og hvis et dokument har et "forfaller" vedlagt, som en regning, klikker jeg på Evernotes "Påminnelse" -knapp og angir en dato når jeg skal bli påminnet om å betale den.
Etter at jeg har gitt nytt navn, tagget, flettet og angitt påminnelser for alle den dagens skannede dokumenter, arkiverer jeg dem ved å flytte dem ut av Å bli arkivert notatbok og til andre Evernote -notatbøker jeg har satt opp for å holde meg organisert. Notatbøkene du kanskje vil sette opp her, vil trolig avvike fra mine, men for å gi deg en ide har jeg notatbøker for "Betalte regninger", "Ubetalte regninger", "Forretningskvitteringer", "Husholdningskvitteringer", "Viktige dokumenter" og mer.
Uansett hvilke notatbøker du har, er målet det samme. Du ønsker å holde notatboken "To Be Filed" fri for dokumenter som allerede er behandlet. Dette er innboksen null som teller!
Konklusjon
Forstod det? Skann, kast, fil, gjenta. Ved å bruke bare to minutter om dagen på å gjøre disse enkle oppgavene hvilken som helst enhet du har for hånden, kan du forandre livet ditt totalt.
Jeg vet at jeg har sølt mange piksler som beskriver hvordan jeg kan sette opp et papirløst kontor for Mac her, men stol på meg: Det er mye enklere enn det ser ut. Du kan konfigurere dette på noen få minutter. Og når du har satt det opp? Det er himmelen.
Alle regningene dine og viktige papirer blir søkbare. Du mangler aldri kvittering eller regning igjen. Papir eksisterer bare for å digitalisere og skyte inn i skyen. Pulten din blir ryddig. Du går aldri glipp av en regning med "forfallsdato" igjen. En IRS -revisjon slutter å bli noe å frykte. Og du kan sende inn kvitteringer på samme sted som papir, uten å skrive ut noe.
Hva venter du på? Sett opp ditt papirløse kontor, og fortell oss i kommentarene hvordan det fungerer for deg!
