De sier at e -postinnboksen din er et forferdelig sted å administrere oppgaver. Jeg er uenig. Jeg tror det er det perfekte stedet. Tross alt kommer de fleste oppgavene mine via e -post, og enhver app som kan dele informasjon kan dele den via e -post. Hvorfor plage med en ekstra app og beholde alle de viktige tingene på to steder, når alt enkelt kan administreres på ett sted?
Jeg har gjort akkurat dette siden jeg droppet OmniFocus, som er så lenge siden at jeg ikke kan huske hvor lenge siden det var. Med litt oppsett i daglige nyheter og nettleser -apper, kan du gjøre innboksen din til en skikkelig universell oppgaveliste. Dette er hvordan.
Denne opplæringen bruker din e -postkonto, Mr. Reader (for RSS -nyheter), Twitterrific og Utkast, pluss en enkel postregel for å organisere ting bak kulissene. Du kan lure ting med alle slags tillegg, men kjernesystemet er både solid og fleksibelt. Som jeg sier, jeg har brukt det i flere måneder, og det er mye bedre enn noe annet jeg har prøvd.
E -post er allestedsnærværende, så det er det perfekte stedet å beholde oppgavelisten din.
Hvis du bruker mange separate prosjekter, eller har spesifikke behov for metadata og GTD -sammenhenger, da burde du kanskje holde deg til noe slikt OmniFocus eller Tingene. Men du vil bli overrasket over hvor langt det postbaserte systemet mitt kan strekke seg.
For det første kan det være verdt å beskrive hva slags ting jeg sparer. Jeg skriver om maskinvare, gadgets og apper, så arbeidspostkassen min er stedet for alt jeg vil skrive et innlegg om. Disse kan komme fra vanlige e -poster, eller fra RSS, eller fra Twitter eller andre steder. Jeg har til og med en utkast -handling som sender notater direkte til denne adressen, slik at jeg kan sende meg påminnelser om ting jeg finner i den virkelige verden.
Fastmail
Regler
Jeg bruker Fastmail. Selskapet er australsk og er derfor utenfor jurisdiksjonens rekkevidde til National Security Agency og dets skremmende, men hovedårsaken er at det er The Best. Nettpostgrensesnittet er bedre enn mange innfødte apper (jeg bruker webposten 95 prosent av tiden på iOS - så bra er det). Pluss at det er raskt. Du mister fine ting som Gmail -tagger og IFTTT integrasjon, men det er verdt det.
Fastmail slår Gmail uten tvil.
For å holde den faktiske innboksen uten rot, bruker jeg en spesiell postmappe for oppgavene mine. Den heter Omni, fordi jeg pleide å bruke den med OmniFocus og hvorfor endre den? Det er en vanlig postkasse, så fortsett og sett det opp, og lag deretter en regel som fungerer som følgende, i hvilken e -posttjeneste du bruker:
Dette tar en e -post sendt til min Omni -adresse (alt vil gjøre her, så lenge den er forskjellig fra din vanlige e -postadresse) og lagrer den i Omni -mappen, og hopper over innboksen.
Dette er stort sett hele oppsettet. Jeg har også (forvirrende) en annen regel kalt "To-do", som jeg bruker for ikke-arbeidsrelaterte påminnelser. Du kan lage så mange av disse som du vil, filtrere forskjellige e -poster til forskjellige steder. Men det er så komplekst at du kanskje er bedre med en oppgavebehandling-app.
Ett notat: Dette gjøres best på serversiden. Det vil si at reglene drives av e -posttjenesten din på sine egne servere, og arkiveringen er gjort før du noen gang ser den. Du kan bruke e -postregler i Mail -appen, men de kjøres bare når Mac -en er slått på. Regler på serversiden lar deg bruke hele dette systemet på en iPhone, ingen Mac kreves.
Arkivering
Når jeg sjekker min vanlige innkommende e -post, kan jeg bare legge til de relevante meldingene i Omni -postboksen. I Mac OS X Mail kan du bruke hurtigtaster for å gjøre dette, men jeg gjør det i Fastmails webgrensesnitt på iPad -en min, hovedsakelig fordi det er så raskt og enkelt.
RSS
Mr. Reader er min foretrukne RSS -feedleser av to grunner. For det første er den rask og bare flott å bruke. For det andre kan du legge til alle slags tilpassede handlinger. Du kan sende artikler til Pocket eller andre apper på iPad -en din, men tingen jeg bruker den til er - du gjettet det - e -post.
Jeg har en tilpasset handling som lar meg sende en hel artikkel i tre trykk - en for å åpne delingsmenyen, en for å velge Omni -tjenesten og en for å sende den resulterende e -posten. Det er ganske enkelt. Dette er regelen, som du også kan installer herfra.
Dette er koden du må sette inn i handlingen. Sørg for at du også angir at den skal sendes som en HTML -e -post, slik at den blir fin i e -postklienten din.
[KILDE]
[TEKST] [URL]
Jeg har også kilde -URL -en der inne, så jeg kan raskt kopiere koblingen for riktig attribusjon i innlegg. Du kan justere dette som du vil.
Med denne handlingen kan jeg raskt sende en hvilken som helst artikkel, i full fancy HTML, slik at den ser ut som RSS -oppføringen, til min Omni -innboks, klar til å skrive opp senere.
Twitter -integrasjon er et eksempel for kategorien "alt annet". Det vil si at du bare sender tweets på e -post til din spesielle adresse, og postregelen din tar seg av arkiveringen.
Det er ikke mye med denne delen, bortsett fra at det er lettere hvis du har e -postadressen i adresseboken din. Men hvis du bare trykker på det manuelt noen ganger, husker iOS det for deg.
Det kan også være et smart triks å legge til e -postadressen din som en hurtigtast i iOS -innstillingene, slik at du bare kan skrive inn noen få bokstaver og få det til å utvide det hele uansett hvor du er på iPad eller iPhone.
Utkast
Utkast gjør så mye, slik at du kan ta tekst fra nesten hvor som helst og sende den til nesten hvor som helst andre steder. I dette tilfellet bruker jeg det til en enkel ting: å sende en rask e -post til min Omni -postboksadresse.
Utkast åpnes for et tomt tekstfelt, så du skriver eller limer inn ordene dine, klikker deretter på delingsknappen og velger en tjeneste du vil sende det til. Min tilpassede e -posthandling heter OmniMail (surprise!), Og den er konfigurert slik:
Emnelinjen kan forhåndsinnstilles, men jeg har den bare som første linje i brødteksten. Jeg velger også å få e -posten sendt i bakgrunnen, som bruker en e -postserver innebygd i appen og betyr at jeg ikke trenger å håndtere et popover -postark og trykke send for hver melding. Dette ville også være en flott funksjon for Mr. Reader.
Håndterer posten din
Jeg kan ikke hjelpe deg med denne delen. Du trenger bare å kontrollere at du sjekker den spesielle postkassen din ofte nok til å gjøre den nyttig. Jeg lever ut av Omni -postkassen min og bruker mer tid der enn i innboksen min. Men den andre gjøremålsposten jeg nevnte? Jeg ser nesten aldri der inne.
I denne forbindelse ligner metoden min på alle andre gjøremålssystemer-du må faktisk holde deg oppdatert. Men på alle andre måter er det bedre, i hvert fall for meg. Den er der i hver e -postapp jeg noen gang bruker, og i alle nettlesere. Det er raskt, og jeg trenger aldri å bekymre meg for om jeg har oppgaven i e-posten min eller min oppgavebehandling-app.
Faktisk er det nesten ingen vedlikehold i det hele tatt. Du lagrer bare oppgaver, og handler deretter etter dem.
Ironisk nok, siden jeg nettopp endret fokus for jobben min her på CoM for å skrive flere funksjoner, kommer jeg til å trenge en måte å jobbe med prosjekter på. Å lage nye mapper for hvert prosjekt er enkelt nok i Fastmail (og enda enklere i Gmail med etiketter), men den automatiske arkiveringen trenger spesielle regler for hvert nytt prosjekt, noe som er smertefullt å håndtere.
Hvis du har noen ideer, slå meg på Twitter. På samme måte er det det beste stedet for tilbakemelding generelt.