Cult of Mac -leser James Broccoli spør:
@mistercharlie Kan du skrive noe om hvordan du bruker IFTTT, gmail og Mailbox som en todo manager, som nevnt i den Nitro -artikkelen?
- James Broccoli (@broccoliboy21) 28. august 2013
Svaret mitt var "Sikkert!"
. Og hvis du ikke liker dette innlegget, må du rette alle klagene dine til Mr. Broccoli.
Hvorfor bry seg?
Først, en liten bit av historien, eller hvorfor i helvete tenker jeg på disse tingene når jeg bare kunne bruke noe som OmniFocus til min huskeliste? Saken er, jeg var ved å bruke OmniFocus, men jeg syntes det var veldig tregt ved synkronisering, og det så aldri ut til å gjøre linkene jeg hadde lagt til i notatfeltet klikkbare; en stor smerte for noen hvis arbeid hovedsakelig består av lenker.
Jeg så meg rundt etter en oppgavebehandling -app som ville fungere hvor som helst (iPhone, iPad, Mac) og som ville la meg sende inn varer slik at de kunne legges til hvor som helst.
Jeg ønsket også nesten-øyeblikkelig synkronisering og å kunne utsette hendelser til fremtidige datoer (bra for eksempel på pressemeldinger på embargo).
Da slo det meg: Jeg brukte allerede IFTTT for å koble OmniFocus og iOS-appen Mailbox, og brukte den til å automatisk sende bestemte oppgaver til OmniFocus via e-post. Hva om jeg bare kuttet ut mellompersonen?
Oppsettet
Oppsettet mitt er faktisk dødt enkelt, og når det er kjørt, er det både fleksibelt og friksjonsfritt. Det er også veldig robust, ettersom det nesten utelukkende er avhengig av e-post. Ett notat, for enkel lesing: Min oppgave/oppgave-innboks heter OmniFocus, fordi den pleide å synkronisere med den appen. Du vil se det markert på skjermbildene, men i teksten kaller jeg det Omni for å spare forvirring med appen.
Her er appene jeg bruker:
Postkasse
Postkasse er en app som bare er Gmail for iOS som gjør e-posten din til en huskeliste. Med ingenting annet enn raske sveip og trykk, kan du arkivere meldingene dine, merke dem for oppfølging i fremtiden (deretter de forsvinner til klokkeslettet/datoen du valgte), merk deretter som "ferdig" (meldingen arkiveres) eller "slettet" (meldingen er slettet).
Postkasse bruker sitt eget spesielle postbokshierarki for å få dette til å fungere, men disse postkassene finnes også i Gmail. Dette betyr at du kan målrette dem mot internettautomatiseringstjenesten IFTTT (som jeg har gjort tidligere, men ikke gjør det nå), og du kan også se dem i Gmail.
Når jeg sjekker posten min om morgenen, kan jeg bla igjennom, kaste bort alt jeg ikke liker og arkivere resten der det må være. Hvis det er en e -post som er verdt å skrive et innlegg om på CoM, sveiper jeg den inn i Omni -etiketten, og jeg er ferdig. Hvis det må håndteres i fremtiden, kan jeg velge datoen og gå videre, i visshet om at den dukker opp igjen når jeg trenger den.
Gmail
Jeg har en egendefinert innboks Gmail som viser meg alle mine Omni -oppgaver på forsiden. Jeg har også Macs Mail -app satt med en snarvei til denne innboksen oppe på verktøylinjen (bare dra en postboks opp til linjen for å beholde den der).
Jeg har også satt opp et filter i Gmail for å dirigere all e-post sendt til en bestemt underadresse til Omni-innboksen. Jeg har slettet adressen min, slik at du ikke fyller den med søppel, men du kan se reglene jeg har satt. Den viktige delen her er "Apply label" -biten. Postkasse beholder sine egne mapper som undermapper under mappen "Postkasse". For å målrette dette, bruker du dette mønsteret:
[Postboks]/Etikettnavn. Hvor "LabelName" er navnet på målpostkassen din. Jeg har også en for ToDo, brukt som en generell gjøremålsliste.
Du kan utløse dette filteret ved å bruke et nøkkelord i emnelinjen for e-post. Jeg velger å bruke "pluss" adressering, en e-postfunksjon som lar deg legge til søkeord i den faktiske e-postadressen. Så hvis e-posten din er [email protected], kan du sende e-post til [email protected], og den kommer i din vanlige e-postinnboks, klar til å bli målrettet av filtre. Merk: ikke alle e-postleverandører støtter pluss adressering.
Utkast
En mangel jeg raskt oppdaget med dette oppsettet var at det ikke var noen måte å bare legge til et notat i Omni -innboksen min. Nesten like raskt innså jeg at jeg allerede hadde det perfekte verktøyet. Cc er appen jeg bruker til å skrive ned tekst. Det er i dokken til alle iDevices, og hvis jeg trenger å skrive ned noe, tenker jeg ikke engang før jeg starter Drafts. Et av utkastets eksportalternativer er e-post, så jeg konfigurerte raskt en e-posthandling for å sende utkastene mine til Omni-innboksen min:
Siden jeg brukte Drafts som en rask måte å legge til elementer i OmnniFocus -innboksen, er denne metoden ideell.
Mr. Reader
Etter å ha sjekket posten min, lager jeg en ny kopp kaffe, går tilbake til sengs og fyrer opp Mr. Reader, min foretrukne RSS -app (synkronisering via Feedly, hvis du vil vite).
Jeg har en tilpasset delingstjeneste som er konfigurert for å - du gjettet det - sende artikler til innboksen min. Jeg trykker bare på delingspilen, velger denne handlingen, og deretter - når meldingen er komponert, slår jeg "sende." Ja, jeg vil unngå det siste knappetrykket og få det sendt automatisk, men det er egentlig ikke så stort avtale.
Det ser slik ut:
Og her er koden som går inn i kroppen.
[KILDE]
[TEKST] [URL]
Og hvis du vil kan du last ned handlingen direkte inn i Mr. Reader ved å klikke på den forrige lenken fra min Dropbox. Tilpass etter smak.
I denne handlingen er tittelen på posten satt til tittelen på innlegget, og kroppen får en skikkelig klikkbar lenke øverst til innleggets kilde. Deretter kommer hele teksten i innlegget, og nettadressen igjen hvis den øverste ikke er klikkbar (noen e-postklienter liker det ikke).
E -posten sendes som HTML, noe som betyr at jeg får se alle bildene og formateringen fra det opprinnelige innlegget, bare uten å tette til Gmail -kontoen min med utallige bilder. På denne måten slår den OmniFocus i bakken.
Mer
Og det er det. Ved å bruke dette oppsettet kan jeg legge til elementer på min huskeliste hvor som helst, så lenge de kan sendes på e-post. Jeg kan lage raske notater i Utkast, sende inn varer fra Safari og til og med konfigurere et hvilket som helst antall automatiske oppskrifter ved hjelp av de praktfulle IFTTT.
Og uansett hvordan disse oppgavene legges til, kan jeg se dem alle både i min vanlige Gmail -innboks og i Mailbox -appen på min iPhone og iPad. Denne siste er min foretrukne måte å organisere på, ettersom den ikke bare lar meg raskt behandle den andre e-posten min, den lar meg også slette eller arkivere oppgavene jeg har fullført, med ett sveip per oppgave - ikke engang a trykk på.
Det er fortsatt noen få hull. Jeg vil for eksempel gjerne ha en versjon av Mailbox for skrivebordet, så jeg kunne bump ting til senere datoer og mer enkelt markere oppgaver som ferdige, men hurtigtastene i både OS X Mail -appen og Gmail gjør dette enkelt nok.
Og det er litt skjønnhet i dette oppsettet også. For eksempel kan jeg søke på alle mine oppgaver ved hjelp av Gmails søk. Synkronisering er så nær umiddelbar som jeg noen gang trenger, og - gi antall verktøy som fungerer med Gmail, det burde være mulig å utvide dette oppsettet i nesten hvilken som helst retning.
Til slutt et notat om hvordan du bruker e-posten din som oppgavebehandling. Det vanlige rådet er at du ikke skal blande de to, men for meg er dette oppsettet flott presist fordi det blander de to. Den viktige delen er at oppgavene lett skilles fra resten av e -posten min, slik at de ikke går seg vill. Den andre viktige delen er at jeg når “innboks null” stort sett hver gang jeg sjekker e-posten min, mest takket være at alt har et klart definert sted å bo.
Prøv det, og gi meg beskjed hvis du har noen fine triks å legge til. Jeg er ikke ferdig med å finjustere ennå ...