De USDA werkt zich een weg door een ambitieuze iPad-implementatie die mogelijk als model gaat dienen voor een reeks overheidsinstanties in de VS en over de hele wereld. De uitdaging was om een eenvoudig, intuïtief en effectief veldonderzoek en gegevensverzamelingssysteem te ontwikkelen.
De National Agricultural Statistics Service (NASS) is een afdeling van de USDA die is belast met het onderzoeken en rapporteren van landbouwgegevens in het hele land. NASS is actief in alle 50 staten plus Puerto Rico. Met een staf van ongeveer 3.000 tellers voert NASS jaarlijks duizenden enquêtes uit over landbouw in het hele land. De service is actief sinds het midden van de 19e eeuw en tot de iPad voerde het enquêtes uit en verzamelde het gegevens in behoorlijk ongeveer op dezelfde manier als in de 19e eeuw - met papieren formulieren die met de hand zijn ingevuld en naar verschillende velden zijn verzonden kantoren. Hoewel NASS sinds de jaren tachtig verschillende technologie-initiatieven heeft geprobeerd, was geen enkele succesvol vóór de iPad.
Een federaal mandaat om de overheid efficiënter te maken en het streven van de regering-Obama naar de overheid om nieuwe mobiele technologieën toe te passen, overtuigden NASS om nieuwe benaderingen te proberen.
Pam Hird, een projectmanager die bij de inspanning betrokken was, merkte op dat het bureau een reeks tablets buiten de iPad heeft geprobeerd, evenals verschillende pc's, die geen van alle voldeden aan hun behoeften.
We hebben wel andere tablets en pc's getest. Maar de iPad was de enige die aan al onze eisen voldeed. Voor zover ik weet, waren we de eerste federale instantie die iPads in productie nam.
NASS stond voor een aantal unieke uitdagingen. Een daarvan is het aantal afgelegen locaties waar tellers moeten gaan om boeren en anderen die betrokken zijn bij de landbouwsector te onderzoeken. Een ander voorbeeld waren de tellers zelf, van wie velen gepensioneerde boeren of gepensioneerden zijn die in de landbouwsector die voor NASS werken als een parttime bron van inkomsten – niet de meest technisch onderlegde werknemers volgens Hird. Een van de redenen waarom de iPad zo succesvol is geweest voor NASS, is het intuïtieve karakter van het apparaat.
Velen zijn niet handig met computers en ze waren erg ongerust over het verzamelen van enquêtegegevens op computers. Als deze mensen de kamer binnenlopen, zie je de bezorgdheid. Maar als ze anderhalve dag later naar buiten lopen, hebben ze een heel ander perspectief.
Oorspronkelijk had de service een training voor de iPad gepland die drie tot vier dagen duurde, maar NASS ontdekte dat de iPad een veel kortere leercurve vereist. De opleiding duurt nu nog maar 13 uur. Een resultaat is dat de implementatie hoogstwaarschijnlijk in december van dit jaar zal zijn voltooid - bijna twee volledige jaren voor de deadline van oktober 2014.
De overstap, die een interne web-app omvat die wordt gebruikt om enquêtes af te leveren en gegevens te verzamelen, heeft een aantal kostenbesparende en efficiëntieverhogende resultaten opgeleverd. De belangrijkste daarvan zijn de kosten voor het afdrukken en verzenden van enquêtes naar tellers (en de portokosten om ze terug te sturen). Een andere is dat de resultaten niet meer met de hand hoeven te worden ingetoetst op de verschillende veldkantoren. Dat bespaart tijd en geld en het voorkomt fouten. Het betekent natuurlijk ook dat gegevens binnen twee tot drie dagen klaar zijn om geanalyseerd te worden in plaats van dagen of weken.
Bron: FedTech
Afbeelding: USDA