Cult of Mac-lezer James Broccoli vraagt:
@mistercharlie Kun je iets schrijven over hoe je IFTTT, gmail en Mailbox gebruikt als todo-manager, zoals vermeld in dat Nitro-artikel?
— James Broccoli (@broccoliboy21) 28 augustus 2013
Mijn antwoord was "Zeker!"
. En als je dit bericht niet leuk vindt, zorg er dan voor dat je al je klachten richt aan Mr. Broccoli.
Waarom zou je je drukmaken?
Eerst een kort stukje geschiedenis, of waarom ben ik in godsnaam aan het friemelen met dit spul als ik zoiets als OmniFocus gewoon voor mijn takenlijst zou kunnen gebruiken? Het punt is, ik was OmniFocus gebruiken, maar ik vond het erg traag bij het synchroniseren, en het leek nooit om de links die ik aan het notitieveld had toegevoegd klikbaar te maken; een grote pijn voor iemand wiens werk voornamelijk uit schakels bestaat.
Ik zocht naar een taakbeheer-app die overal zou werken (iPhone, iPad, Mac) en waarmee ik items kon insturen zodat ze overal konden worden toegevoegd.
Ik wilde ook vrijwel onmiddellijke synchronisatie en evenementen kunnen uitstellen naar toekomstige data (ideaal voor persberichten onder embargo bijvoorbeeld).
Toen drong het tot me door: ik gebruikte IFTTT al om OmniFocus en de iOS-app Mailbox te verbinden en gebruikte het om automatisch bepaalde taken via e-mail naar OmniFocus te sturen. Wat als ik gewoon de middelste man eruit haal?
De opzet
Mijn setup is eigenlijk doodeenvoudig, en eenmaal hardlopen is zowel flexibel als wrijvingsloos. Het is ook erg robuust, omdat het bijna uitsluitend afhankelijk is van e-mail. Eén opmerking, voor het gemak van het lezen: mijn inbox voor taken/taken heet OmniFocus, omdat deze vroeger met die app synchroniseerde. Je ziet het zo gemarkeerd in de schermafbeeldingen, maar in de tekst noem ik het Omni, om verwarring met de app te voorkomen.
Dit zijn de apps die ik gebruik:
Postbus
Postbus is een Gmail-only app voor iOS die van je e-mail een takenlijst maakt. Met niets anders dan snel vegen en tikken, kunt u uw berichten archiveren, markeren voor follow-up in de toekomst (waarna ze verdwijnen tot de door u gekozen tijd/datum), markeer dan als "klaar" (bericht is gearchiveerd) of "verwijderd" (bericht is verwijderd).
Mailbox gebruikt zijn eigen speciale mailboxhiërarchie om dit te laten werken, maar deze mailboxen bestaan ook in Gmail. Dit betekent dat je ze kunt targeten met de internetautomatiseringsservice IFTTT (wat ik in het verleden heb gedaan maar nu niet doe), en je kunt ze ook in Gmail bekijken.
Als ik 's ochtends mijn e-mail controleer, kan ik er doorheen bladeren, alles weggooien wat ik niet leuk vind en de rest opbergen waar het moet zijn. Als het een e-mail is die de moeite waard is om een bericht over te schrijven op CoM, veeg ik het gewoon naar het Omni-label en ben ik klaar. Als het in de toekomst moet worden afgehandeld, kan ik de datum kiezen en verder gaan, in de wetenschap dat het weer opduikt wanneer ik het nodig heb.
Gmail
Ik heb een aangepaste inbox ingesteld in Gmail die me al mijn Omni-taken op de voorpagina laat zien. Ik heb ook de Mail-app van mijn Mac ingesteld met een snelkoppeling naar deze inbox omhoog in de werkbalk (sleep een mailbox naar de balk om hem daar te houden).
Ik heb ook een filter ingesteld in Gmail om alle e-mail die naar een bepaald subadres is verzonden, naar de Omni-inbox te sturen. Ik heb mijn adres gewist zodat jullie het niet met rommel vullen, maar je kunt de regels zien die ik heb ingesteld. Het belangrijkste onderdeel hier is het "Label toepassen" bit. Mailbox houdt zijn eigen mappen als submappen onder de map "Mailbox". Om dit te targeten, gebruik je dit patroon:
[Postbus]/Labelnaam. Waarbij "LabelName" de naam is van uw doel-mailboxmap. Ik heb er ook een voor ToDo, die wordt gebruikt als een algemene takenlijst.
U kunt dit filter activeren door een trefwoord in de onderwerpregel van de e-mail te gebruiken. Ik kies ervoor om 'plus'-adressering te gebruiken, een e-mailfunctie waarmee je trefwoorden kunt toevoegen aan het daadwerkelijke e-mailadres. Dus als je e-mail [email protected] is, dan zou je mail kunnen sturen naar [email protected] en het zou in je gewone e-mailinbox aankomen, klaar om te worden getarget door filters. Let op: niet alle e-mailproviders ondersteunen plus adressering.
Concepten
Een tekortkoming die ik snel ontdekte met deze setup, was dat er geen manier was om gewoon een notitie aan mijn Omni-inbox toe te voegen. Bijna net zo snel realiseerde ik me dat ik het perfecte gereedschap al had. Cc is de app die ik gebruik om tekst te noteren. Het staat in het dock van al mijn iDevices en als ik iets moet opschrijven, denk ik niet eens na voordat ik Concepten start. Een van de exportopties van Concepten is e-mail, dus ik heb snel een e-mailactie geconfigureerd om mijn concepten naar mijn Omni-inbox te sturen:
Aangezien ik Drafts vroeger gebruikte als een snelle manier om items aan mijn OmniFocus-inbox toe te voegen, is deze methode ideaal.
Meneer de lezer
Na het checken van mijn mail, zet ik een tweede kop koffie, ga terug naar bed en vuur aan Meneer de lezer, mijn RSS-app naar keuze (synchronisatie via Feedly, als je het wilt weten).
Ik heb een aangepaste "service" voor delen ingesteld om - je raadt het al - artikelen naar mijn inbox te sturen. Ik tik gewoon op de pijl voor delen, kies deze actie en dan – wanneer het bericht is opgesteld, druk ik op "versturen." Ja, ik wil die laatste druk op de knop vermijden en automatisch laten verzenden, maar het is echt niet erg overeenkomst.
Het ziet er zo uit:
En hier is de code die in het lichaam gaat.
[BRON]
[TEKST] [URL]
En als je wilt, kan dat download de actie rechtstreeks naar uw Mr. Reader door op die vorige link van mijn. te klikken Dropbox. Pas naar smaak aan.
In deze actie wordt de titel van de e-mail ingesteld op de titel van het bericht, en krijgt de body een goede klikbare link bovenaan naar de bron van het bericht. Dan komt de volledige tekst van het bericht en de URL opnieuw voor het geval de bovenste niet klikbaar is (sommige e-mailclients vinden het niet leuk).
De e-mail wordt als HTML verzonden, wat betekent dat ik alle afbeeldingen en opmaak van het originele bericht te zien krijg, alleen zonder mijn Gmail-account te verstoppen met talloze afbeeldingen. In die zin slaat het OmniFocus de grond in.
Meer
En dat is het. Met deze opstelling kan ik overal items aan mijn takenlijst toevoegen, zolang ze maar kunnen worden gemaild. Ik kan snelle notities maken in Concepten, items verzenden vanuit Safari en zelfs een willekeurig aantal automatische recepten configureren met behulp van de prachtige IFTTT.
En hoe deze taken ook worden toegevoegd, ik kan ze allemaal zien in zowel mijn gewone Gmail-inbox als in de Mailbox-app op mijn iPhone en iPad. Dit laatste is mijn favoriete manier van organiseren, omdat ik niet alleen mijn andere e-mail snel kan verwerken, maar ook laat me ook de taken die ik heb voltooid verwijderen of archiveren, met één enkele veeg per taak - zelfs niet een tik.
Er zijn nog een paar hiaten. Ik zou bijvoorbeeld dol zijn op een versie van Mailbox voor de desktop, zodat ik dingen naar latere datums en meer kan schoppen markeer taken eenvoudig als voltooid, maar de sneltoetsen in zowel de OS X Mail-app als Gmail maken dit eenvoudig genoeg.
En er is ook wat schoonheid in deze opstelling. Ik kan bijvoorbeeld zoeken op al mijn taken met behulp van de zoekopdracht van Gmail. Synchroniseren is zo dichtbij als ik ooit nodig zal hebben, en - gezien het aantal tools dat met Gmail werkt, zou het mogelijk moeten zijn om deze configuratie in bijna elke richting uit te breiden.
Tot slot een opmerking over het gebruik van uw e-mail als taakbeheerder. Het algemene advies is dat je de twee niet moet mixen, maar voor mij is deze opstelling precies geweldig omdat het vermengt de twee. Het belangrijkste is dat de taken gemakkelijk kunnen worden gescheiden van de rest van mijn e-mail, zodat ze niet verloren gaan. Het andere belangrijke deel is dat ik vrijwel elke keer dat ik mijn e-mail check "inbox nul" bereik, vooral dankzij het feit dat alles een duidelijk gedefinieerde plek heeft om te wonen.
Probeer het en laat het me weten als je nog leuke trucs hebt om toe te voegen. Ik ben nog niet klaar met tweaken...