ავადმყოფი ხართ ქაღალდის მთებიდან, რომლებიც ილექება თქვენს შემოსულებში? თქვენ ალბათ გსმენიათ უსიამოვნო ოფისის არსებობის სიხარულის შესახებ, შესაძლოა გიფიქრიათ მისი შექმნის შესახებ, მაგრამ არ იცით როგორ.
აბა, აი როგორ. ამის გაკეთება არა მხოლოდ ადვილია, არამედ შეიძლება მთლიანად შეცვალოს თქვენი ცხოვრება.
აქ მოცემულია, თუ როგორ გამოიყენოთ თქვენი Mac და iPhone, ძალისხმევის გარეშე შექმნათ თქვენი იდიოტივით დამცავი ოფისი... სწორი გზა.
რატომ დავწერე ეს
მე არასოდეს ვყოფილვარ ძალიან კარგად შევსებით. სინამდვილეში, მე ვფიქრობ, რომ თქვენ შეგიძლიათ თქვათ, როდესაც საქმე ქაღალდებს ეხება, მე უბრალოდ არეული ვარ.
კლასში, ჩემი სკოლის მაგიდა სავსე იყო არაორგანიზებული ქაღალდებით; საშუალო სკოლაში, ეს იყო ჩემი კარადა და ჩემი ზურგჩანთა. ზრდასრული ცხოვრების უმეტესი პერიოდის განმავლობაში, მე გვერდს ვიღებდი ფოსტის გახსნაზე და არ ვაძლევდი მას გადაეყარა უზარმაზარი, ცვალებადი კოშკები, გადასახადები და უსარგებლო წერილები.
მას შემდეგ რაც ფოსტა გავხსენი, უბრალოდ შევაჯებ რაიმე მნიშვნელოვან უჯრაში. როდესაც ეს უჯრები ივსებოდა, მათი შინაარსი გადაიფრქვეოდა მუყაოს ყუთებში, რომელსაც სარდაფში ჩავაგდებდი. იქ მაქვს არაორგანიზებული ქაღალდით სავსე ყუთები, რომლებიც თარიღდება ირლანდიის ბინაში, საიდანაც 2006 წელს გამოვედი საცხოვრებლად!
მე ვცდილობ ვთქვა, რომ მე ვარ ორგანიზაციული არეულობა. ქაღალდის შემგროვებელი. და ბოლოს, მე ვაღიარე ჩემი პრობლემა. მე გადავწყვიტე, რომ მჭირდებოდა ქაღალდისგან სუფთა შესვენება, ერთხელ და სამუდამოდ, ოფისი ქაღალდის გარეშე. მიუხედავად იმისა, რომ ინტერნეტში ვსაუბრობ იმაზე, თუ რა სარგებლობა მოაქვს ქაღალდის გარეშე, მე რეალურად ვერ ვიპოვე ის, რაც რეალურად გამივლია ამ პროცესში, ეტაპობრივად, განსაკუთრებით Mac მფლობელის თვალსაზრისით. ნულიდან უნდა ვისწავლო.
ბედნიერი ვარ, რომ ვამბობ, რომ წარმატებული ვიყავი. რამოდენიმე თვის შემდეგ ჩემი ოფ ოფისის ოფისის დაყენებიდან, ჩემი უჯრები ცარიელია, ყველა გადასახადი გადახდილია და მე ნამდვილად მოუთმენლად ველი მოუსმენს ფოსტალიონს, რომელიც მიდის წინა საფეხურებზე. რადგან ის, რაც მე ვისწავლე, არის ის, რომ ქაღალდის გარეშე დარჩენა არ არის მხოლოდ საქმის კეთების უკეთესი გზა, ის რეალურად ძალიან სახალისოა. აი როგორ გავაკეთე.
მიზნები
ჩემი მიზნები უპრობლემოდ Mac ოფისის შექმნისთვის მარტივი იყო. მე აშკარად მქონდა პრობლემა წერილებთან, გადასახადებთან და სხვა დოკუმენტებთან. ამის დასაძლევად, მე მჭირდებოდა სისტემა, რომელიც:
1) უმტკივნეულოდ გამიკეთა ფოსტის, ქვითრების და საბუთების სკანირება მათთან მისვლისას, სახლში ვიყავი თუ გზაზე.
2) ნება მომეცი შევინარჩუნო დასკანერებული დოკუმენტები ცენტრალურ არქივში, ხელმისაწვდომი ნებისმიერი მოწყობილობიდან.
3) შეინახეთ ყველა ჩემი დასკანერებული დოკუმენტი ღრუბელში.
4) მომეცა საშუალება მიმეცა პრიორიტეტი მიენიჭებინა დროის მიმართ მგრძნობიარე დოკუმენტებს, ასევე შემეძლებინა სკანირების ორგანიზება.
5) დაარქივებული ციფრული დოკუმენტები და ელექტრონული ფოსტის ქვითრები.
6) მხარდაჭერილი გაფრთხილებები და შეტყობინებები დოკუმენტის ვადის გასვლისას (მაგალითად, კანონპროექტი, რომლის გადახდაა საჭირო).
ბევრი ექსპერიმენტის შემდეგ, მე აღმოვაჩინე სისტემა, რომელიც ყველა ამ მიზანს ეხებოდა. აი რა გჭირდებათ.
ინგრედიენტები: ტექნიკა
ქაღალდის გარეშე ოფისში ყველაზე მნიშვნელოვანი რამ იქნება თქვენი სკანერი. ყოველივე ამის შემდეგ, თქვენ არ შეგიძლიათ თქვენი ნაშრომების დიგიტალიზაცია კარგი სკანერის გარეშე. თუ არ გაქვთ, დაგჭირდებათ.
ჩემს შემთხვევაში, მე უკვე მქონდა ტექნიკა. ჩემი სახლის ოფისი შეიცავს სრულყოფილად გამოსაყენებელ პრინტერს/სკანერს/ფაქსს, Canon Pixma MX882, რომელიც შევიძინე რამდენიმე წლის წინ. მას აქვს დოკუმენტის მიმწოდებელი და კარგად მუშაობს.
თუ კმაყოფილი ხართ საკუთარი სკანერით, გირჩევთ გამოიყენოთ იგი. წინააღმდეგ შემთხვევაში, შეგიძლიათ მიიღოთ რეკომენდაცია Wirecutter რა სკანერის ყიდვა. რაც არ უნდა მიიღოთ, მე გირჩევთ დარწმუნდეთ, რომ გაქვთ დოკუმენტების მიმწოდებელი: პირადად მე, ამის გარეშე ვერ შევეგუებოდი.
თქვენ ასევე გაქვთ შესაძლებლობა საერთოდ არ შეიძინოთ სკანერი. ყოველივე ამის შემდეგ, თქვენ გაქვთ iPhone და იმისდა მიხედვით, თუ რამდენი გვერდის დიგიტალიზაცია გჭირდებათ, შესაძლებელია, რომ თქვენი iPhone - სწორ აპლიკაციასთან ერთად (იხ. ქვემოთ) - გააკეთოს ყველა მძიმე ტვირთი თქვენთვის.
ინგრედიენტები: პროგრამები და სერვისები
მძიმე ტვირთზე საუბრისას, აი რას ვიყენებ ჩემი Mac– ის უსაგნო ოფისისთვის.
• Evernote -სპილოების თემაზე შენიშვნების აღება და დაარქივება არის დოკუმენტების ორგანიზებულ და ღრუბელში შესანახი სრულყოფილი საშუალება. Evernote– ს ძალიან სრულყოფილი მახასიათებლები: ის მხარს უჭერს გამოსახულების ფაილებს, მრავალრიცხოვან რვეულებს, ეტიკეტირებას და ძიებას PDF– ებში და მას აქვს პროგრამები მზის ქვეშ მყოფი თითქმის ყველა პლატფორმისთვის. Evernote კი საშუალებას გაძლევთ მარტივად აღწეროთ ჩანაწერები, დააყენოთ გაფრთხილებები ვადის გასვლისთანავე და შეიტანოთ ელ.ფოსტის გადასახადები და ქვითრები „ნამდვილთან“ ერთად, წყალობით Evernote ვებ ამომრთველი.
• Dropbox - შეიძლება უცნაურად მოგვეჩვენოს, რომ ჩვენ ვინახავთ ჩვენს სკანირებას ორივე Dropbox– ში და Evernote, მაგრამ დამშვიდდი აქ: ღრუბელზე დაფუძნებული ფაილების სერვისის ანგარიშის შექმნა შორს მიდის თქვენი ქაღალდის გარეშე ოფისის ავტომატიზაციისკენ. რადგან…
• IFTTT - დიახ, ჩვენ გამოვიყენებთ ინტერნეტ ავტომატიზაციის ინსტრუმენტი IFTTT თქვენი Dropbox და Evernote ანგარიშების დასაკავშირებლად, იმის გარანტიას, რომ ნებისმიერ დროს, როდესაც დოკუმენტს სკანირებთ თქვენს Dropbox საქაღალდეში, ეს არის ავტომატურად შენახული, შეტანილი და მონიშნული უნივერსალურ შემოსულებში თქვენს Evernote ანგარიშზე.
• სკანბოტი -ეს iPhone მკვლელი აპლიკაცია წარმოუდგენლად სრულყოფილი, ადვილად გამოსაყენებელი სკანერია თქვენს ხელთაა. რაც მთავარია ჩვენი მიზნებისათვის, Scanbot– ს შეუძლია ავტომატურად შეინახოს ყველა თქვენი სკანირება Evernote– ში. Ყველაზე საუკეთესო? Scanbot არის უფასო ჩამოტვირთვა iOS App Store– ში.
• Mac სკანირების პროგრამა - ეს შენზეა დამოკიდებული. OS X– ს აქვს ჩამონტაჟებული სკანირების პროგრამა, მაგრამ მე პირადად აღმოვაჩინე, რომ ეს იყო არასაიმედო და მიდრეკილი იყო დაბრკოლებისა და იდუმალი შეცდომებისკენ, როდესაც მას ვიყენებდი ჩემს პიქსმასთან. თუ თქვენ გაქვთ პრობლემები OS X– ის ნაგულისხმევი სკანირების აპლიკაციასთან, შეიძლება გქონდეთ უკეთესი იღბალი, თუ სცადეთ ის, რაც მოყვება თქვენს სკანერს.
მას შემდეგ რაც დარეგისტრირდებით ზემოაღნიშნულ სერვისებზე და ჩამოტვირთავთ მათ დაკავშირებულ პროგრამებს, თქვენი Mac– ის უოფლო ოფისის დაყენებას მხოლოდ რამდენიმე წუთი დასჭირდება.
ყველაფრის დალაგება
რასაც ჩვენ ვაპირებთ გავაკეთოთ არის შევქმნათ უნივერსალური შემოსავალი დოკუმენტებისათვის Evernote– ში. ნებისმიერ დროს, როდესაც თქვენ სკანირებთ რამეს თქვენს Mac– ზე ან iPhone– ზე, სკანირება მყისიერად იგზავნება ამ შემოსულებში და ინახება ღრუბელში.
1. Დაინსტალირება Evernote თქვენს Mac- ზე და შექმენით ანგარიში, თუ ჯერ არ გაქვთ.
2. შექმენით რვეული Evernote– ში სახელწოდებით შეტანილი უნდა იყოს.
3. დააინსტალირეთ Dropbox თქვენს Mac- ზე და შექმენით ანგარიში თუ ჯერ არ გაქვთ
4. Dropbox– ის დაყენების შემდეგ შექმენით ქვესაქაღალდე თქვენს Dropbox საქაღალდეში სახელწოდებით ქაღალდის გარეშე სკანირება.
5. Წადი ეს IFTTT ბმული და დააწკაპუნეთ "დაამატეთ რეცეპტი" თქვენი Dropbox- ის დასაკავშირებლად ქაღალდის გარეშე სკანირება საქაღალდე თქვენს Evernote– ში შეტანილი უნდა იყოს რვეული
6. არასავალდებულო: თქვენს iPhone- ზე დააინსტალირეთ Scanbot, შემდეგ გახსენით აპლიკაცია. დააწკაპუნეთ "X" ღილაკზე ეკრანის ზედა მარცხენა კუთხეში, შემდეგ აირჩიეთ "Gears" ხატი. იქიდან ჩართეთ "ავტომატური ატვირთვა" და დააყენეთ Scanbot, რომ ავტომატურად ატვირთოს ყველა თქვენი სკანირება შეტანილი უნდა იყოს საქაღალდე თქვენს Evernote– ში.
Ყველაფერი შესრულებულია? შემდეგი ნაბიჯისათვის მე ვაპირებ გაგიცნოთ დოკუმენტების სკანირებისა და მათი შეტანის პროცესი. ყველა ადამიანი ახორციელებს საქმეს უნიკალურად, ასე რომ თქვენ შეიძლება გადაწყვიტოთ ამის გაკეთება სხვაგვარად, მაგრამ მე მივხვდი, რომ ალბათ სასარგებლო იქნებოდა იმის დანახვა, თუ როგორ ვიყენებ ზემოაღნიშნულ სისტემას საკუთარი თავის მოწესრიგების მიზნით.
Პროცესი
აი, როგორ ვახერხებ ჩემს ორგანიზებას ჩემი ქაღალდის გარეშე ოფისში.
დღეში ერთხელ ვხსნი ჩემს წერილებს. თუ მნიშვნელოვანია, მე მას ვინახავ; თუ ეს არ არის მნიშვნელოვანი, მაშინვე ვაგდებ მას. იგივე ეხება ქვითრებს. მთელი დღის განმავლობაში, მე ვინახავ ჩემს ქვითრებს ჩემს საფულეში. დღეში ერთხელ, მე ვხსნი საფულეს, ვიღებ ქვითრებს და ვამოწმებ, თუ მნიშვნელოვანია (როგორც ბიზნეს ხარჯები). წინააღმდეგ შემთხვევაში, ისინი ნაგავია.
განურჩევლად იმისა, გადასახადები, მნიშვნელოვანი დოკუმენტები თუ ქვითრები, მე ვიყენებ Scanbot- ს iPhone- ზე ან ჩემს დესკტოპის სკანერს, რათა შევინახო ყველა ქვითარი ქაღალდის გარეშე სკანირება საქაღალდე. არ მაინტერესებს ამ ფაილების სახელი და სხვა არაფერი. მე არ ვცდილობ ჩემი დოკუმენტების ორგანიზებას Dropbox– ში. სწორედ ამისთვის არის Evernote. მე ვიცი, რომ თუ Dropbox– ში მივიღებ ქვითარს ჩემს სამუშაო მაგიდაზე, ის ავტომატურად ჩადება ჩემში შეტანილი უნდა იყოს რვეული Evernote– ში და რომ Scanbot ავტომატურად დაამატებს მათ იქ.
(შენიშვნა: თუ თქვენ იყენებთ ზემოთ IFTTT რეცეპტს დესკტოპის სკანერისთვის, დარწმუნდით, რომ შეინახეთ ისინი როგორც ფაილები და არა PDF. თუ ისინი PDF ფორმატშია, IFTTT რეცეპტს არ შეუძლია ავტომატურად შემოიტანოს ისინი Evernote– ში, როგორც გამოსახულება, ასე რომ თქვენ მოგიწევთ მათი დამატება ხელით.
მას შემდეგ რაც ყველაფერი დავასკანირე, ის მაშინვე გადადის ნაგავში ან გამანადგურებლად და ვხსნი Evernote– ს. ნავიგაცია ჩემს შეტანილი უნდა იყოს ნოუთბუქი, მე შემიძლია ყველა ჩემი ბოლო სკანირების ნახვა ერთი შეხედვით. მე ვაჭერ თითოეულ სკანირებას, სათითაოდ, და ვაძლევ მას აღწერილ სახელს და ტეგებს. მაგალითად, ამ თვის ელექტროენერგიის გადასახადის შემცველ ჩანაწერს შეიძლება დაერქვას სახელი "ელექტროენერგიის გადასახადი - მარტი 2015" და მონიშნული იყოს "გადასახადები, ელექტროენერგია, კომუნალური მომსახურება, 2015".
გარდა ამისა, თუ არსებობს ორი ან სამი განსხვავებული სკანირება, რომლებიც ყველა ერთმანეთს ეკუთვნის, მრავალგვერდიანი დოკუმენტის მსგავსად, მე Evernote- ის "შერწყმის" ფუნქციას გამოვიყენებ მათ ერთად დაჯგუფების მიზნით. და თუ დოკუმენტს თან ახლავს "due by", კანონპროექტის მსგავსად, მე დავაჭერ Evernote- ის "შეხსენებას" ღილაკს და დავადგენ თარიღს, როდესაც უნდა შევახსენო მისი გადახდა.
მას შემდეგ, რაც მე გადარქმევა, მონიშვნა, შერწყმა და შეხსენებების დაყენება იმ დღის ყველა დასკანერებული დოკუმენტისთვის, მე ვაყენებ მათ გადატანიდან შეტანილი უნდა იყოს ნოუთბუქი და სხვა Evernote ბლოკნოტებში, რომლებიც მე შევქმენი ორგანიზებულობის შესანარჩუნებლად. რვეულები, რომელთა დაყენებაც გსურთ აქ, ალბათ ჩემისგან განსხვავდება, მაგრამ იდეის მისაღებად მე მივიღე რვეულები "გადახდილი გადასახადები", "გადაუხდელი გადასახადები", "ბიზნეს ქვითრები", "საოჯახო ქვითრები", "მნიშვნელოვანი დოკუმენტები" და მეტი
მიუხედავად იმისა, თუ რა ბლოკნოტები გაქვთ, მიზანი ერთია. თქვენ ცდილობთ შეინახოთ "შევსებული" რვეული ყოველგვარი დოკუმენტისგან, რომელიც უკვე განიხილება. ეს არის შემოსული ნულოვანი, რომელიც ითვლება!
დასკვნა
Გავიგე? სკანირება, გადაყრა, ფაილი, გამეორება. დღეში მხოლოდ ორი წუთის დახარჯვით ამ მარტივი ამოცანების შესასრულებლად ნებისმიერი მოწყობილობა ხელთ გაქვთ, შეგიძლიათ მთლიანად შეცვალოთ თქვენი ცხოვრება.
მე ვიცი, რომ მე გადავიღე ბევრი პიქსელი, სადაც აღწერილია, თუ როგორ უნდა შეიქმნას ოფისი Mac– ისთვის, მაგრამ დამიჯერეთ: ეს ბევრად უფრო ადვილია, ვიდრე ერთი შეხედვით ჩანს. ამის დაყენება შეგიძლიათ რამდენიმე წუთში. და ერთხელ თქვენ დააყენეთ? ეს სამოთხეა.
ყველა თქვენი გადასახადი და მნიშვნელოვანი ნაშრომი იძებნება. თქვენ აღარასდროს გამოტოვებთ ქვითარს ან გადასახადს. ქაღალდი არსებობს მხოლოდ ღრუბელში გასაქტიურებლად და გასროლის მიზნით. თქვენი სამუშაო მაგიდა არ იტვირთება. თქვენ არასოდეს გამოტოვებთ ანგარიშსწორების თარიღს. IRS აუდიტი წყვეტს იმას, რისიც უნდა შეგეშინდეთ. თქვენ შეგიძლიათ შეიტანოთ ელ.ფოსტის ქვითრები იმავე ადგილას, როგორც ქაღალდზე, არაფრის დაბეჭდვის გარეშე.
Რას ელოდები? შექმენით თქვენი ოფისი ქაღალდის გარეშე, შემდეგ გვითხარით კომენტარებში როგორ მუშაობს თქვენთვის!
