שבע סיבות למטיילים עסקיים זקוקים לאפליקציית הוצאות לאייפון
טיול עסקי שונה בהרבה מלקחת חופשה. למרות שתוכל לחוות ערים רחוקות, לפגוש אנשים חדשים ולהנות ממש בנסיעת עסקים, תצטרך גם לעבוד, לדאוג לעיכובים. שיכול לגרום לך לפספס פגישות קריטיות, להבטיח שתעזוב את חדר המלון שלך במראה הנראה ביותר שלך, ותעקוב אחר כל הוצאה הקשורה ל טיול.
מבין גורמי הלחץ האלה, מעקב אחר הוצאות כך שתוכל להגיש אותן להחזר או להסביר חיובים שאתה משלם לכרטיס אשראי של החברה אולי לא נראה הכי מלחיץ. לרוב זה לא (אלא אם כן אתה מאבד כמה קבלות בכרטיס גדול או שיש לך חיובים יוצאי דופן להצדיק). עם זאת, לעיתים קרובות עייפות מייגעת המועדת לטעויות אנושיות ולטעויות.
ישנן אפליקציות רבות למעקב אחר הוצאות iOS וישנן כמה סיבות טובות מאוד להשקיע באחת מהן.
לדברי אריק סיקולה, מנכ"ל ומייסד חברת דיווח הוצאות ניידות ExpenseCloud, ישנם שבעה יתרונות חשובים לשימוש באפליקציות הוצאות. כותב עבור Mashable, הוא מזהה את היתרונות הללו וכיצד הם מופיעים למעסיקים ומחלקות הכספים.
כל היתרונות הללו חלים גם על מטיילים עסקיים. הנה דעתי עליהם מנקודת המבט של עובד בכביש.
- לחסל טעויות אנוש - טעויות אנוש יכולות להתגנב לכל מערכת. פרטים שהוחמצו, מתמטיקה לא מדויקת וכתב יד גרוע הם כמה דוגמאות. יישום ו/או תהליך הגשה אלקטרוני נמנע מהחשש הזה. זה נכון במיוחד לגבי אפליקציות שמשתמשות במצלמה של אייפון כדי להקליט קבלות.
- אכוף מדיניות הוצאות - אפליקציה שיכולה לכלול כללי הוצאה יכולה למנוע ממך לבצע חיובים או רכישות שלא יכוסו על ידי החברה שלך. זה יכול לחסוך לך זמן רב בוויכוח הנקודה לאחר שתחזור, וחשוב מכך, לחסוך לך כסף על הוצאות שהמעסיק שלך לא יכסה.
- ליישב חיובים בכרטיס אשראי מהר יותר - רישום אלקטרוני מועיל להפליא אם הוא משתלב במערכות החשבונאות של החברה שלך מכיוון שהוא מייעל את תהליך חיבור חיובי כרטיס האשראי להוצאות. גם ללא זרימת עבודה מסוג זה, רישום הוצאות ברור וניתן לחיפוש יכול לעזור לך להסביר חיוב אם נשאלת על כך שבועות או אפילו חודשים לאחר מכן. יהיו לך פרטים מלאים על ההוצאה, הטיול ולמה אתה צריך לרכוש פריט או שירות.
- עדיף לנתח את ההוצאה - ככל שאתה נוסע לעסקים, כך אתה רוצה להיות מסוגל לבצע טיולים חלקים ככל האפשר. ניתוח ההוצאות שלך, כולל הוצאות אישיות כמו גם הוצאות תאגידיות, יכול לעזור לך לזהות דרכים לתכנן ולהזמין טיולים בצורה חכמה יותר וזולה יותר.
- הרחב את זרימת העבודה - בהתאם למערכות הנהלת החשבונות בחברה שלך, ייתכן שתוכל לסנכרן פשוט נתוני הוצאות מהאייפון שלך למערכת הנהלת חשבונות ללא צורך בהפקת דוח (או מילוי של עד יד). גם אם זו לא אופציה, רוב האפליקציות למעקב אחר הוצאות יכולות להוציא בקלות דוח שניתן להדפיס או לשלוח בדוא"ל.
- שליחה דיגיטלית של רשומות מס הכנסה - זה מקל על רואי החשבון במחלקת הכספים בסוף השנה, אך זה יכול לעזור לך גם בזמן מס. לעתים קרובות אתה יכול לתבוע הוצאות הקשורות לעבודה שאינן מוחזרות כחלק מהדוח המס שלך. רישום קל לעבודה הופך את התהליך לקל משמעותית.
- תנו לעובדים גמישות במובייל - בסופו של יום, יש לך מגוון אפשרויות כאשר אתה רוצה לעקוב ולהגיש הוצאות. עם מגוון יישומי iOS המוקדשים למעקב אחר הוצאות, אתה יכול לבחור אחת המתאימה ביותר לצרכיך ולסגנון העבודה שלך. כלומר, בסופו של דבר, מה בעצם צרכנות תנועת ה- IT.
מָקוֹר: Mashable
