James Broccoli, lettore di Cult of Mac, chiede:
@mistercharlie Puoi scrivere qualcosa su come usi IFTTT, Gmail e Mailbox come gestore delle cose da fare, come menzionato in quell'articolo di Nitro?
— Giacomo Broccoli (@broccoliboy21) 28 agosto 2013
La mia risposta è stata "Certo!"
. E se non ti piace questo post, assicurati di indirizzare tutte le tue lamentele al Sig. Broccoli.
Perché preoccuparsi?
Innanzitutto, un po' di storia, o perché diavolo sto pasticciando con queste cose quando potrei semplicemente usare qualcosa come OmniFocus per la mia lista di cose da fare? Il fatto è che io era usando OmniFocus, ma l'ho trovato molto lento durante la sincronizzazione e non sembrava mai rendere cliccabili i collegamenti che avevo aggiunto al campo delle note; un grande dolore per qualcuno il cui lavoro consiste principalmente di collegamenti.
Ho cercato un'app per la gestione delle attività che funzionasse ovunque (iPhone, iPad, Mac) e che mi consentisse di inviare elementi per posta in modo che potessero essere aggiunti da qualsiasi luogo.
Volevo anche una sincronizzazione quasi istantanea e poter posticipare gli eventi a date future (ottimo per i comunicati stampa sottoposti a embargo, ad esempio).
Poi mi ha colpito: stavo già usando IFTTT per connettere OmniFocus e l'app iOS Mailbox, usandolo per inviare automaticamente determinate attività a OmniFocus via e-mail. E se tagliassi fuori l'uomo di mezzo?
Il set up
La mia configurazione è in realtà semplicissima e una volta eseguita è sia flessibile che priva di attrito. È anche molto robusto, poiché si basa quasi esclusivamente sulla posta elettronica. Una nota, per facilità di lettura: la mia casella di posta delle cose da fare/attività si chiama OmniFocus, perché era sincronizzata con quell'app. Lo vedrai segnato così negli screenshot, ma nel testo lo chiamerò Omni, per evitare confusione con l'app.
Ecco le app che utilizzo:
Cassetta postale
Cassetta postale è un'app solo per Gmail per iOS che trasforma la tua posta elettronica in una lista di cose da fare. Con nient'altro che rapidi passaggi e tocchi, puoi archiviare i tuoi messaggi, contrassegnarli per il follow-up in futuro (dopodiché scompaiono fino all'ora/data scelta), contrassegnare quindi come "fatto" (il messaggio è archiviato) o "cancellato" (il messaggio è cancellato).
La cassetta postale utilizza la propria gerarchia di cassette postali speciale per farlo funzionare, ma queste cassette postali esistono anche in Gmail. Ciò significa che puoi indirizzarli con il servizio di automazione Internet IFTTT (che ho fatto in passato ma non lo faccio ora) e puoi anche visualizzarli in Gmail.
Quando controllo la posta al mattino, posso sfogliare, scartare tutto ciò che non mi piace e archiviare il resto dove deve essere. Se è una mail che vale la pena scrivere un post su CoM, la faccio scorrere nell'etichetta Omni e ho finito. Se ha bisogno di essere affrontato in futuro, posso scegliere la data e andare avanti, con la certezza che si aprirà di nuovo quando ne avrò bisogno.
Gmail
Ho una casella di posta personalizzata impostata in Gmail che mi mostra tutte le mie attività Omni in prima pagina. Ho anche impostato l'app Mail del mio Mac con un collegamento a questa casella di posta in alto nella barra degli strumenti (trascina una casella di posta in alto sulla barra per tenerla lì).
Ho anche impostato un filtro in Gmail per indirizzare tutta la posta inviata a un determinato sottoindirizzo nella posta in arrivo di Omni. Ho cancellato il mio indirizzo in modo che non lo riempiate di spazzatura, ma potete vedere le regole che ho impostato. La parte importante qui è il bit "Applica etichetta". La cassetta postale mantiene le proprie cartelle come sottocartelle nella cartella "Casella postale". Per indirizzare questo, usi questo modello:
[Casella postale]/Nome etichetta. Dove "LabelName" è il nome della cartella della cassetta postale di destinazione. Ne ho anche uno per le cose da fare, usato come elenco generale delle cose da fare.
È possibile attivare questo filtro utilizzando una parola chiave nella riga dell'oggetto dell'e-mail. Scelgo di utilizzare l'indirizzamento "più", una funzionalità di posta elettronica che consente di aggiungere parole chiave nell'indirizzo e-mail effettivo. Quindi, se la tua e-mail è [email protected], puoi inviare un'e-mail a [email protected] e arriverà nella tua normale casella di posta elettronica, pronta per essere presa di mira dai filtri. Nota: non tutti i provider di posta elettronica supportano più l'indirizzamento.
bozze
Un difetto che ho scoperto rapidamente con questa configurazione era che non c'era modo di aggiungere semplicemente una nota alla mia casella di posta Omni. Quasi altrettanto rapidamente mi sono reso conto che avevo già lo strumento perfetto. Cc è l'app che uso per annotare il testo. È nel dock di tutti i miei iDevice e se ho bisogno di scrivere qualcosa non ci penso nemmeno prima di lanciare Drafts. Una delle opzioni di esportazione delle bozze è l'e-mail, quindi ho configurato rapidamente un'azione e-mail per inviare le mie bozze alla mia casella di posta Omni:
Visto che usavo le Bozze come un modo veloce per aggiungere elementi alla mia casella di posta OmnniFocus, questo metodo è l'ideale.
Signor Lettore
Dopo aver controllato la posta, preparo una seconda tazza di caffè, torno a letto e mi accendo Signor Lettore, la mia app RSS preferita (sincronizzazione tramite Feedly, se vuoi saperlo).
Ho impostato un "servizio" di condivisione personalizzato per - hai indovinato - inviare articoli alla mia casella di posta. Tocco semplicemente la freccia di condivisione, scelgo questa azione e poi – quando il messaggio è stato composto, premo "Inviare." Sì, vorrei evitare l'ultima pressione di un pulsante e inviarlo automaticamente, ma non è davvero grande affare.
Sembra così:
Ed ecco il codice che entra nel corpo.
[FONTE]
[TESTO] [URL]
E se ti va puoi scarica l'azione direttamente nel tuo Mr. Reader facendo clic sul collegamento precedente da my Dropbox. Personalizza a piacere.
In questa azione il titolo della mail è impostato sul titolo del post e il corpo ottiene un link cliccabile appropriato in alto alla fonte del post. Poi arriva il testo completo del post e di nuovo l'URL nel caso in cui quello in alto non sia cliccabile (ad alcuni client di posta elettronica non piace).
La posta viene inviata come HTML, il che significa che posso vedere tutte le immagini e la formattazione del post originale, solo senza intasare il mio account Gmail con innumerevoli immagini. In questo senso batte OmniFocus nel terreno.
Di più
E questo è tutto. Usando questa configurazione posso aggiungere elementi alla mia lista di cose da fare da qualsiasi luogo, purché possano essere inviati via e-mail. Posso prendere appunti veloci in Bozze, inviare elementi da Safari e persino configurare un numero qualsiasi di ricette automatiche utilizzando il magnifico IFTTT.
E indipendentemente da come vengono aggiunte queste attività, posso vederle tutte sia nella mia normale casella di posta Gmail, sia nell'app Mailbox sul mio iPhone e iPad. Quest'ultimo è il mio modo preferito di organizzare in quanto non solo mi consente di elaborare rapidamente le mie altre e-mail, ma mi consente anche di eliminare o archiviare le attività che ho completato, con un solo passaggio per attività, nemmeno un rubinetto.
Ci sono ancora alcune lacune. Mi piacerebbe una versione di Mailbox per desktop, ad esempio, così potrei portare le cose a date successive e altro contrassegna facilmente le attività come completate, ma le scorciatoie da tastiera sia nell'app OS X Mail che in Gmail lo rendono abbastanza semplice.
E c'è anche un po' di bellezza in questa configurazione. Ad esempio, posso cercare tutte le mie cose da fare utilizzando la ricerca di Gmail. La sincronizzazione è il più vicino all'istante di cui avrò mai bisogno e, dato il numero di strumenti che funzionano con Gmail, dovrebbe essere possibile estendere questa configurazione in quasi tutte le direzioni.
Infine, una nota sull'utilizzo della posta elettronica come task manager. Il consiglio comune è che non dovresti mischiare i due, ma per me questa configurazione è ottima per l'appunto perché mescola i due. La parte importante è che le attività siano facilmente separate dal resto della mia posta in modo che non vadano perse. L'altra parte importante è che raggiungo "inbox zero" praticamente ogni volta che controllo la mia posta, soprattutto grazie al fatto che tutto ha un posto ben definito in cui vivere.
Provalo e fammi sapere se hai qualche bel trucco da aggiungere. Non ho ancora finito di ritoccare...