Come consulente IT ti abitui a determinati problemi e reclami degli utenti. "Il mio computer funziona lentamente" è uno dei preferiti universali. "Hai detto che ci sarebbero voluti solo pochi minuti" è un altro perenne capolista.
Ma uno si distingue probabilmente come il mal di testa più comune degli utenti finali: "La mia email non funziona".
Sigh... Benvenuto nel club. I mal di testa e-mail sono infiniti. Fortunatamente, molti problemi sono problemi comuni che possono essere risolti in modo relativamente semplice.
Esistono due modi principali per inviare e ricevere e-mail: utilizzando an Applicazione e-mail e usando Webmail. Molti problemi sono comuni a entrambi i tipi di accesso, alcuni sono specifici dell'uno o dell'altro. È utile disporre di entrambi i metodi per la risoluzione dei problemi e le soluzioni alternative: prova a utilizzare la webmail quando il software di posta elettronica non funziona, oppure vice versa. Questo può sicuramente aiutare in un pizzico.
Problemi comuni durante la ricezione di e-mail
Nome utente o password errati
Alcuni provider di posta elettronica richiedono l'inserimento dell'intero indirizzo e-mail come nome utente durante l'accesso o la configurazione del software di posta elettronica: [email protected]
Altri provider richiedono solo la parte a sinistra del segno @: il mio nome
Prova entrambi i metodi quando si verifica questo problema. Controlla anche gli errori di battitura, in particolare nei browser Web che inseriscono automaticamente i dati salvati nei moduli.
Gli errori della password sono spesso presentati insieme agli errori del nome utente: nome utente o password errati. Ciò rende difficile sapere quale articolo non è corretto. Tuttavia, un problema comune relativo alla password è la distinzione tra maiuscole e minuscole: il tuo provider presta attenzione alle lettere maiuscole e minuscole? Molti lo fanno, quindi potrebbe essere un problema.
La maggior parte delle persone ha anche più password: alcune attuali, altre con vari gradi di obsolescenza e altre imposteci, che ci piaccia o no. Prova i soliti preferiti quando uno non funziona. A volte una precedente richiesta di modifica della password potrebbe non essere stata completata correttamente.
Nessuna risposta o errore nel contattare il server di posta
Molte volte l'e-mail funziona perfettamente un minuto e poi si ferma senza motivo. Spesso questi problemi non hanno nulla a che fare con il tuo account di posta elettronica o il tuo programma, ma può essere difficile dire cosa sta succedendo.
Prima cosa da controllare: hai ancora accesso a Internet? Apri un browser web e prova a visitare qualsiasi sito web (Google è un buon controllo rapido). Se non riesci a raggiungere nulla, il problema non è solo con la posta elettronica. Sembra ovvio, ma do questo semplice suggerimento per la risoluzione dei problemi alle persone più volte al mese per telefono.
Supponendo che tu abbia accesso a Internet, determina quindi se il problema riguarda il tuo sistema o il server di posta elettronica. Se due o più persone non riescono a ricevere la posta elettronica, probabilmente è un problema di server o di rete. Prova a utilizzare la webmail per accedere al tuo account. Se funziona, potrebbe essere utile chiudere e riavviare il programma di posta elettronica. Se la webmail non funziona, è probabile che il problema riguardi il server di posta elettronica.
Porta o impostazioni di sicurezza errate
Questo problema è più avanzato e in genere interessa le applicazioni di posta elettronica che accedono agli account POP e IMAP. Gli account di posta elettronica vengono configurati utilizzando nomi di server specifici, numeri di porta e impostazioni di sicurezza (crittografia dei dati SSL attivata o disattivata). I valori predefiniti vengono spesso impostati durante la configurazione dell'account e potrebbe essere necessario modificarli.
Per POP account, le impostazioni predefinite sono porta 110/SSL disattivata.
Se il tuo provider richiede una connessione sicura, usa porta 995/SSL attiva.
Per IMAP account le impostazioni predefinite sono porta 143/SSL disattivata.
Se il tuo provider richiede una connessione sicura, usa porta 993/SSL attiva.
Problemi comuni nell'invio di e-mail
I problemi di invio della posta elettronica sono più frequenti dei problemi di ricezione della posta. Le impostazioni di sicurezza e le restrizioni delle porte sono un tentativo di arginare l'ondata di spam e prevenire l'uso non autorizzato dei server di posta. Purtroppo, questi sforzi sembrano spesso ostacolare gli utenti legittimi più degli spammer.
Nome utente/password errati
I problemi relativi a nome utente e password possono influire sia sull'invio che sulla ricezione di e-mail. Come per la ricezione della posta, controlla entrambi gli stili di nome utente: [email protected] e il mio nome – e verificare caso corretto sulle password.
Autenticazione errata
Autenticazione è il modo in cui un'applicazione di posta elettronica fornisce le informazioni sull'account di un utente al server di posta, piuttosto che semplicemente che cosa fornisce; è un insieme di protocolli per la verifica dell'identità. Ci sono diverse impostazioni che puoi scegliere per l'autenticazione: Parola d'ordine, MD5 Challenge-Response, Kerberos, eccetera.. Le scelte e la formulazione variano in base al programma. Se ricevi un errore di autenticazione durante l'invio della posta, controlla questa impostazione, potrebbe non essere la password errata.
Alcuni provider di cavi e T1 utilizzano Nessuno (Nessuna autenticazione) quando invii e-mail mentre sei sulle loro reti. Prova questa opzione quando nient'altro funziona.
Impostazioni di porta e sicurezza errate
Anche i server di posta in uscita (chiamati server SMTP) richiedono porte e impostazioni SSL specifiche:
SMTP le impostazioni predefinite sono porta 25/SSL disattivato.
Utilizzo di connessioni sicure porta 587/SSL attiva, o (a volte) porta 465/SSL attiva.
Prova queste diverse combinazioni nelle preferenze di configurazione del tuo account quando non puoi inviare email.
Gli ISP possono modificare le impostazioni di sicurezza senza preavviso (o adeguato). Nell'area di Boston nell'ultimo anno si sono verificati cambiamenti nelle singole città per fornitore con poche rime o ragioni. In diversi giorni feriali casuali ho ricevuto lotti di chiamate da clienti improvvisamente incapaci di inviare o ricevere e-mail. Gli faccio controllare la porta e le impostazioni SSL, quindi chiedo "chi è il tuo provider?"
10 minuti dopo un altro chiamante, stessa città. Presto un terzo. "Usi Comcast?"
"Sì, come fai a saperlo?"
Così va un'intera mattinata. Riduce davvero il mio tempo di Dunkin...
Troppi allegati o messaggio troppo grande
Semplici regole qui: non inviare troppi elementi in una e-mail e mantieni gli allegati il più piccoli possibile. I limiti specifici alla quantità di dati che puoi inviare con un'e-mail variano in base al provider, ma in genere più cose aggiungi, maggiore è il rischio che si verifichino problemi.
Le soluzioni alternative per i problemi relativi agli allegati includono la suddivisione del batch di foto/filmati/documenti in più e-mail, ognuna con un minor numero di singoli allegati; inviare gli allegati come un unico archivio .zip; o la pubblicazione su un server intermedio (FTP, file server aziendale, eccetera.)
Usa la Webmail come soluzione alternativa
La webmail è una buona soluzione quando sei bloccato o in viaggio. L'interfaccia webmail a un server non invia o riceve messaggi su Internet come scambi POP/IMAP/SMTP, ma piuttosto come traffico web. Ciò consente l'accesso alla posta elettronica quando si è su reti che bloccano le porte di posta elettronica dedicate.
Per esempio, Panera Panera fornisce WiFi gratuito nei loro ristoranti ma blocca le porte di posta elettronica in uscita (almeno nelle località che ho visitato). Posso ricevere ma non inviare messaggi utilizzando Apple Mail. Come soluzione, accedo al mio account webmail, che non è bloccato, quindi invio e ricevo messaggi da lì. Problema risolto.