Pembaca kultus Mac James Broccoli bertanya:
@mistercharlie Bisakah Anda menulis sesuatu tentang bagaimana Anda menggunakan IFTTT, gmail dan Mailbox sebagai manajer todo, seperti yang disebutkan dalam artikel Nitro itu?
— James Brokoli (@broccoliboy21) 28 Agustus 2013
Jawaban saya adalah “Tentu!”
. Dan jika Anda tidak menyukai postingan ini, pastikan untuk menyampaikan semua keluhan Anda kepada Pak Brokoli.
Kenapa mengganggu?
Pertama, sedikit sejarah, atau mengapa saya bingung dengan hal-hal ini ketika saya bisa menggunakan sesuatu seperti OmniFocus untuk daftar tugas saya? Masalahnya, aku NS menggunakan OmniFocus, tetapi saya merasa sangat lambat saat menyinkronkan, dan sepertinya tidak pernah membuat tautan yang saya tambahkan ke bidang catatan dapat diklik; rasa sakit utama bagi seseorang yang pekerjaannya sebagian besar terdiri dari tautan.
Saya mencari-cari aplikasi pengelola tugas yang akan berfungsi di mana saja (iPhone, iPad, Mac) dan yang memungkinkan saya mengirimkan item sehingga dapat ditambahkan dari mana saja.
Saya juga ingin sinkronisasi hampir instan, dan untuk dapat menunda acara ke tanggal mendatang (bagus untuk siaran pers yang diembargo misalnya).
Kemudian saya tersadar: Saya sudah menggunakan IFTTT untuk menghubungkan OmniFocus dan Kotak Surat aplikasi iOS, menggunakannya untuk secara otomatis mengirim tugas tertentu ke OmniFocus melalui email. Bagaimana jika saya hanya memotong orang tengah?
Pengaturan
Pengaturan saya sebenarnya sangat sederhana, dan sekali berjalan fleksibel dan bebas gesekan. Ini juga sangat kuat, karena hampir secara eksklusif bergantung pada email. Satu catatan, untuk kemudahan membaca: Kotak masuk tugas/tugas saya disebut OmniFocus, karena digunakan untuk menyinkronkan dengan aplikasi itu. Anda akan melihatnya ditandai demikian di tangkapan layar, tetapi dalam teks saya akan menyebutnya Omni, untuk menghindari kebingungan dengan aplikasi.
Berikut adalah aplikasi yang saya gunakan:
kotak surat
kotak surat adalah aplikasi khusus Gmail untuk iOS yang mengubah email Anda menjadi daftar tugas. Hanya dengan gesekan dan ketukan cepat, Anda dapat mengajukan pesan, menandainya untuk ditindaklanjuti di masa mendatang (selanjutnya mereka menghilang sampai waktu/tanggal yang Anda pilih), tandai kemudian sebagai "selesai" (pesan diarsipkan) atau "dihapus" (pesan dihapus).
Kotak surat menggunakan hierarki kotak suratnya sendiri untuk membuatnya berfungsi, tetapi kotak surat ini juga ada di Gmail. Ini berarti Anda dapat menargetkan mereka dengan layanan automator internet IFTTT (yang telah saya lakukan di masa lalu tetapi tidak dilakukan sekarang), dan Anda juga dapat melihatnya di Gmail.
Ketika saya memeriksa surat saya di pagi hari, saya dapat membolak-balik, membuang apa pun yang tidak saya sukai dan menyimpan sisanya di tempat yang seharusnya. Jika ini adalah email yang layak untuk ditulis di CoM, saya cukup menggeseknya ke label Omni, dan selesai. Jika perlu ditangani di masa depan, saya dapat memilih tanggal dan melanjutkan, aman karena mengetahui bahwa itu akan muncul lagi ketika saya membutuhkannya.
Gmail
Saya memiliki kotak masuk khusus yang disiapkan di Gmail yang menunjukkan semua tugas Omni saya di halaman depan. Saya juga mengatur aplikasi Mail Mac saya dengan pintasan ke kotak masuk ini di bilah alat (cukup seret kotak surat ke bilah untuk menyimpannya di sana).
Saya juga memiliki filter yang disiapkan di Gmail untuk mengarahkan semua email yang dikirim ke sub-alamat tertentu ke dalam kotak masuk Omni. Saya telah mengosongkan alamat saya sehingga Anda tidak mengisinya dengan sampah, tetapi Anda dapat melihat aturan yang telah saya tetapkan. Bagian penting di sini adalah bit "Terapkan label". Kotak surat menyimpan foldernya sendiri sebagai subfolder di bawah folder "Kotak Surat". Untuk menargetkan ini, Anda menggunakan pola ini:
[Kotak Surat]/NamaLabel. Di mana "LabelName" adalah nama folder Kotak Surat target Anda. Saya juga punya satu untuk ToDo, digunakan sebagai daftar tugas umum.
Anda dapat memicu filter ini dengan menggunakan kata kunci di baris subjek email. Saya memilih untuk menggunakan pengalamatan “plus”, fitur email yang memungkinkan Anda menambahkan kata kunci di alamat email yang sebenarnya. Jadi, jika email Anda adalah [email protected], maka Anda dapat mengirim email ke [email protected] dan itu akan tiba di kotak masuk email biasa Anda, siap untuk ditargetkan oleh filter. Catatan: tidak semua penyedia email mendukung plus pengalamatan.
draf
Satu kekurangan yang segera saya temukan dengan pengaturan ini adalah tidak ada cara untuk menambahkan catatan ke kotak masuk Omni saya. Hampir secepat saya menyadari bahwa saya sudah memiliki alat yang sempurna. Cc adalah aplikasi yang saya gunakan untuk menuliskan teks. Itu ada di dok semua iDevices saya, dan jika saya perlu menulis sesuatu, saya bahkan tidak berpikir sebelum meluncurkan Draf. Salah satu opsi ekspor Draf adalah email, jadi saya segera mengonfigurasi Tindakan Email untuk mengirim draf ke kotak masuk Omni saya:
Mengingat saya dulu menggunakan Draf sebagai cara cepat untuk menambahkan item ke kotak masuk OmniFocus saya, metode ini sangat ideal.
Tuan Pembaca
Setelah memeriksa surat saya, saya membuat secangkir kopi kedua, kembali ke tempat tidur dan menyalakannya Tuan Pembaca, aplikasi RSS pilihan saya (menyinkronkan melalui Feedly, jika Anda ingin tahu).
Saya memiliki "layanan" berbagi khusus yang diatur untuk - Anda dapat menebaknya - mengirim artikel ke kotak masuk saya. Saya hanya mengetuk panah berbagi, memilih tindakan ini, dan kemudian – ketika pesan telah dibuat, saya menekan "mengirim." Ya, saya ingin menghindari penekanan tombol terakhir itu dan mengirimkannya secara otomatis, tetapi sebenarnya tidak besar Sepakat.
Ini terlihat seperti ini:
Dan inilah kode yang masuk ke dalam tubuh.
[SUMBER]
[TEKS] [URL]
Dan jika Anda suka, Anda bisa unduh aksinya langsung ke Mr. Reader Anda dengan mengklik tautan sebelumnya dari my Dropbox. Sesuaikan dengan selera.
Dalam tindakan ini, judul surat diatur ke judul kiriman, dan badan mendapat tautan yang dapat diklik yang tepat di bagian atas ke sumber kiriman. Kemudian muncul teks lengkap posting, dan URL lagi jika yang teratas tidak dapat diklik (beberapa klien email tidak menyukainya).
Email dikirim sebagai HTML, yang berarti saya dapat melihat semua gambar dan memformat dari kiriman asli, hanya tanpa menyumbat akun Gmail saya dengan gambar yang tak terhitung jumlahnya. Dalam hal ini ia mengalahkan OmniFocus ke tanah.
Lagi
Dan itu saja. Dengan menggunakan pengaturan ini, saya dapat menambahkan item ke daftar tugas saya dari mana saja, selama item tersebut dapat dikirim melalui email. Saya dapat membuat catatan cepat di Draf, mengirim item dari Safari, dan bahkan mengonfigurasi sejumlah resep otomatis menggunakan yang luar biasa IFTTT.
Dan tidak peduli bagaimana tugas ini ditambahkan, saya dapat melihat semuanya di kotak masuk Gmail biasa saya, dan di aplikasi Kotak Surat di iPhone dan iPad saya. Yang terakhir ini adalah cara yang saya sukai untuk mengatur karena tidak hanya memungkinkan saya dengan cepat memproses email saya yang lain, itu juga memungkinkan saya menghapus atau mengarsipkan tugas yang telah saya selesaikan, dengan satu gesekan tunggal per tugas – bahkan tidak mengetuk.
Masih ada beberapa celah. Saya ingin versi Kotak Surat untuk desktop, misalnya, jadi saya dapat menambahkan berbagai hal ke tanggal yang lebih baru dan banyak lagi menandai tugas dengan mudah sebagai selesai, tetapi pintasan keyboard di aplikasi OS X Mail dan Gmail membuatnya cukup mudah.
Dan ada beberapa keindahan dalam pengaturan ini juga. Misalnya, saya dapat mencari di setiap dan semua tugas saya menggunakan pencarian Gmail. Sinkronisasi sedekat mungkin dengan yang saya perlukan, dan — mengingat jumlah alat yang bekerja dengan Gmail, Anda dapat memperluas penyiapan ini ke hampir semua arah.
Terakhir, catatan tentang penggunaan email Anda sebagai pengelola tugas. Saran umum adalah Anda tidak boleh mencampur keduanya, tetapi bagi saya pengaturan ini sangat bagus karena itu mencampur keduanya. Bagian yang penting adalah bahwa tugas-tugas tersebut mudah dipisahkan dari sisa surat saya sehingga mereka tidak tersesat. Bagian penting lainnya adalah saya mencapai "kotak masuk nol" hampir setiap kali saya memeriksa email saya, sebagian besar berkat semuanya yang memiliki tempat tinggal yang jelas.
Cobalah, dan beri tahu saya jika Anda memiliki trik yang rapi untuk ditambahkan. Saya belum selesai mengutak-atik…
