Muka vam je od planina papira koje se slažu u vašu pristiglu poštu? Vjerojatno ste čuli za radosti rada ureda bez papira, možda ste čak razmišljali o tome da ga uredite, ali niste znali kako.
Pa, evo kako. Ne samo da je lako napraviti, već vam može potpuno promijeniti život.
Evo kako koristiti Mac i iPhone za jednostavno postavljanje vlastitog ureda bez papira bez idiota... na pravi način.
Zašto sam ovo napisao
Nikad nisam bio jako dobar u podnošenju. Zapravo, mislim da biste mogli reći, što se tiče papira, ja sam samo u neredu.
U osnovnoj školi moj je školski stol bio prepun neorganiziranih papira; u srednjoj školi to je bio moj ormarić i ruksak. Većinu svog odraslog života tjednima sam izbjegavao otvarati poštu, dopuštajući joj da se slaže u ogromne, klimave kule računa i neželjene pošte.
Nakon što sam otvorio poštu, jednostavno bih sve važnije ugurao u bilo koju dostupnu ladicu. Kad bi se ove ladice napunile, njihov bi se sadržaj premještao u kartonske kutije koje bih gurnuo u podrum. Tamo dolje imam pune kutije neorganiziranog papira koji sežu u stan u Irskoj iz kojeg sam se iselio 2006. godine!
Ono što pokušavam reći je da sam organizacijski nered. Nakupljač papira. I konačno, prepoznao sam svoj problem. Odlučio sam da moram jednom zauvijek napraviti čist odmor od papira, postavljanjem ureda bez papira. Ipak, unatoč svim pričama na internetu o prednostima rada bez papira, zapravo nisam pronašao onu koja me zapravo vodila kroz proces, korak po korak, posebno iz perspektive vlasnika Maca. Morao sam učiti od nule.
Sretan sam što mogu reći da sam bio uspješan. Nekoliko mjeseci nakon što sam postavio svoj Mac ured bez papira, moje su ladice prazne, svi su mi računi plaćeni i zapravo se veselim što ću poštara hodati uz stepenice. Jer ono što sam naučio je da rad bez papira nije samo bolji način za obavljanje stvari, već je zapravo jako zabavno. Evo kako sam to napravio.
Ciljevi
Moji ciljevi za postavljanje Mac ureda bez papira bili su jednostavni. Očito sam imao problem s gomilanjem pisama, računa i drugih dokumenata. Da bih se nosio s tim, trebao mi je sustav koji:
1) Bezbolno je skenirati poštu, potvrde i papire po njihovom dolasku, bilo da sam kod kuće ili na putu.
2) Dopušteno mi je da skenirane dokumente držim organizirane u središnjoj arhivi, pristupačnoj sa bilo kojeg uređaja.
3) Čuvao sigurnosnu kopiju svih mojih skeniranih dokumenata u oblaku.
4) Dopušta mi da dajem prioritet dokumentima osjetljivim na vrijeme, kao i da organiziram skeniranje.
5) Arhivirani digitalni dokumenti i računi putem e -pošte.
6) Podržana upozorenja i obavijesti o dospijeću dokumenta (poput, na primjer, računa koji treba platiti).
Nakon mnogo eksperimentiranja, smislio sam sustav koji rješava sve te ciljeve. Evo što vam treba.
Sastojci: hardver
Najkritičnija stvar u uredu bez papira bit će vaš skener. Uostalom, svoje papire uopće ne možete digitalizirati bez dobrog skenera. Ako ga nemate, trebat će vam.
U mom slučaju, već sam imao hardver. Moj kućni ured sadrži savršeno funkcionalni pisač/skener/faks, sve u jednom, Canon Pixma MX882, koji sam kupio prije nekoliko godina. Ima ulagač dokumenata i radi dovoljno dobro.
Ako ste zadovoljni vlastitim skenerom, predlažem da ga upotrijebite. U protivnom biste mogli uzeti preporuku od Wirecutter na kojem skeneru kupiti. Što god dobijete, ipak preporučujem da imate uvlakač dokumenata: osobno se bez njega ne bih mogao snaći.
Također imate mogućnost da uopće ne kupite skener. Uostalom, imate iPhone, a ovisno o tome koliko stranica morate digitalizirati, moguće je da će vaš iPhone - zajedno s odgovarajućom aplikacijom (vidi dolje) - učiniti sve što vam je teško.
Sastojci: aplikacije i usluge
Kad smo već kod dizanja teških tereta, evo što koristim za svoj Mac ured bez papira.
• Evernote -Usluga bilježenja i arhiviranja tema sa slonovima savršen je način za održavanje dokumenata organiziranim i u oblaku. Evernote vrlo opremljen: podržava slikovne datoteke, više prijenosnih računala, označavanje i pretraživanje u PDF-ovima, a ima i aplikacije za gotovo svaku platformu pod suncem. Evernote vam čak omogućuje jednostavno bilježenje bilješki, postavljanje upozorenja o dospijeću te slanje računa i računa putem e -pošte uz "prave" zahvaljujući Evernote web clipper.
• Dropbox - Možda bi se moglo činiti čudno da bismo svoje skenove spremali u oba Dropboxa i Evernote, ali podnesite me ovdje: Postavljanje računa na datotečnoj usluzi zasnovanoj na oblaku ide dugim putem ka automatizaciji vašeg ureda bez papira. Jer…
• IFTTT - Da, koristit ćemo alat za automatizaciju interneta IFTTT za povezivanje vaših Dropbox i Evernote računa, jamčeći da će svaki put kad skenirate dokument u mapu Dropbox automatski pohranjene, pohranjene i označene u univerzalnoj pristigloj pošti na vašem Evernote računu.
• Scanbot -Ova ubojita iPhone aplikacija nevjerojatno je opremljena skenerom, lakim za korištenje, na dlanu. Što je najvažnije za naše svrhe, Scanbot može automatski spremiti sve vaše skenirane datoteke u Evernote. Najbolje od svega? Scanbot je besplatno preuzimanje na iOS App Store -u.
• Softver za skeniranje Mac računala - Ovo ovisi o vama. OS X ima ugrađen softver za skeniranje, ali osobno sam otkrio da je nepouzdan i sklon zaglavljivanju i tajanstvenim pogreškama kada sam ga koristio sa svojom Pixmom. Ako imate problema sa zadanom aplikacijom za skeniranje OS X, možda ćete imati više sreće ako isprobate onu koju ste dobili sa skenerom.
Nakon što ste se prijavili za gore navedene usluge i preuzeli povezane aplikacije, postavljanje vašeg ureda za Mac bez papira traje samo nekoliko minuta.
Postavljanje svega
Ono što ćemo ovdje učiniti je stvoriti univerzalnu pristiglu poštu za dokumente u Evernoteu. Kad god skenirate bilo što na svom Macu ili iPhoneu, skeniranje će se odmah poslati u ovu pristiglu poštu i pohraniti u oblak.
1. Instalirati Evernote na vašem Macu i otvorite račun ako ga već nemate.
2. Napravite bilježnicu u Evernoteu pod nazivom To Be Filed.
3. Instalirajte Dropbox na svoj Mac i stvorite račun ako ga već nemate.
4. Nakon što instalirate Dropbox, stvorite podmapu u mapi Dropbox pod nazivom Skeniranje bez papira.
5. Ići ovu IFTTT vezu i kliknite "Dodaj recept" da biste povezali svoj Dropbox Skeniranje bez papira mapu na svoj Evernote To Be Filed bilježnica.
6. Izborno: Na iPhone uređaju instalirajte Scanbot, a zatim otvorite aplikaciju. Pritisnite gumb "X" u gornjem lijevom kutu zaslona, a zatim odaberite ikonu "Gears". Odatle uključite "Automatski prijenos" i postavite Scanbot da automatski prenosi sve vaše skenirane datoteke u To Be Filed mapu u vašem Evernoteu.
Sve gotovo? Za sljedeći korak ću vas provesti kroz moj proces skeniranja dokumenata i njihovo arhiviranje. Svaka osoba rješava stvari jedinstveno, pa biste mogli odlučiti učiniti drugačije, ali zaključio sam da bi vjerojatno bilo korisno vidjeti kako koristim gornji sustav kako bih se održao organiziranim.
Postupak
Evo kako se organiziram sa svojim uredom bez papira.
Jednom dnevno otvorim svu poštu. Ako je važno, spremam ga; ako nije važno, odmah ga bacam u otpad. Ista stvar vrijedi i za račune. Tijekom dana svoje račune pohranjujem u novčanik. Jednom dnevno otvaram novčanik, vadim račune i skeniram ih ako su važni (poput poslovnih troškova). Inače su uništeni.
Bez obzira na to jesu li to računi, važni dokumenti ili potvrde, koristim Scanbot na iPhoneu ili svoj stolni skener za spremanje svake potvrde u Skeniranje bez papira mapu. Ne brinem se za naziv ovih datoteka ili bilo što drugo. Ne pokušavam organizirati svoje dokumente u Dropboxu. Evernote tome služi. Znam da ako račun spremim u Dropbox na radnoj površini, automatski će se staviti u moj To Be Filed prijenosno računalo u Evernoteu i taj će ih Scanbot tamo automatski dodati.
(Napomena: Ako koristite gornji IFTTT recept za stolni skener, svakako ih spremite kao slikovne datoteke, a ne kao PDF. Ako su u PDF obliku, IFTTT recept ih ne može automatski uvesti kao slikovne bilješke u Evernote, pa ćete ih morati dodati ručno.
Nakon što sve skeniram, odmah odlazi u smeće ili sjeckalicu, a ja otvaram Evernote. Navigacija do moje To Be Filed prijenosno računalo, na prvi pogled mogu vidjeti sva svoja nedavna skeniranja. Prelistavam svako skeniranje, jedno po jedno, i dajem mu opisni naziv, kao i oznake. Na primjer, bilješka koja sadrži ovomjesečni račun za struju mogla bi se preimenovati u "Račun za električnu energiju - ožujak 2015." i biti označena sa "računi, struja, režije, 2015."
Osim toga, ako postoje dva ili tri različita skeniranja koja pripadaju zajedno, poput višestraničnog dokumenta, upotrijebit ću Evernoteovu značajku "Spajanje" za njihovo grupiranje. A ako je dokument priložen "do", poput računa, kliknut ću gumb "Podsjetnik" Evernotea i postaviti datum kada bih trebao biti podsjetnik da ga moram platiti.
Nakon što preimenujem, označim, spojim i postavim podsjetnike za sve skenirane dokumente tog dana, arhiviram ih premještanjem iz To Be Filed bilježnicu i u druge bilježnice Evernote koje sam postavio da me održavaju organiziranim. Bilježnice koje biste ovdje htjeli postaviti vjerojatno će se razlikovati od mojih, ali da vam dam ideju, imam bilježnice za "Plaćene račune", "Neplaćene račune", "Poslovne račune", "Račune kućanstva", "Važne dokumente" i više.
Bez obzira na to koje bilježnice imate, cilj je isti. Bilježnicu "To Be Filed" želite sačuvati od svih dokumenata koji su već obrađeni. Ovo je nula pristigle pošte koja se računa!
Zaključak
Razumiješ? Skeniranje, bacanje, datoteka, ponavljanje. Provodeći samo dvije minute dnevno na obavljanju ovih jednostavnih zadataka bilo koji uređaj imate pri ruci, možete potpuno promijeniti svoj život.
Znam da sam prosuo mnogo piksela koji opisuju kako ovdje postaviti ured bez papira za Mac, ali vjerujte mi: Puno je lakše nego što izgleda. To možete postaviti za nekoliko minuta. I kad ga jednom postavite? To je raj.
Svi vaši računi i važni papiri postaju dostupni za pretraživanje. Nikada više nećete propustiti račun ili račun. Papir postoji samo za digitalizaciju i vatru u oblak. Vaš radni stol postaje pretrpan. Nikada više ne propuštate račun koji je dospio do roka. Revizija Porezne uprave prestaje postati stvar koje se treba bojati. Račune e -pošte možete predati na isto mjesto kao i papirnate, bez ispisivanja.
Što čekaš? Postavite svoj ured bez papira, a zatim nam u komentarima recite kako vam to ide!
