Kažu da je vaša pristigla pošta e -pošta užasno mjesto za upravljanje zadacima. Ne bih se složio. Mislim da je to savršeno mjesto. Uostalom, većina mojih zadataka dolazi putem e -pošte, a svaka aplikacija koja može dijeliti informacije može ih podijeliti putem e -pošte. Zašto se mučiti s dodatnom aplikacijom, držeći sve te važne stvari na dva mjesta, kada se sve može lako upravljati na jednom mjestu?
Činim upravo ovo otkad sam se odrekao OmniFocus, što je tako davno, ne mogu se sjetiti koliko je to bilo davno. Uz malo postavljanja u svakodnevnim vijestima i aplikacijama za pregledavanje, svoju pretinac pristigle pošte možete pretvoriti u pravi univerzalni popis zadataka. Evo kako.
Ovaj vodič će koristiti vaš račun e -pošte, Gospodine čitatelju (za RSS vijesti), Twitterrific i Nacrti, plus jedno jednostavno pravilo pošte za organiziranje stvari iza kulisa. Možete zaključiti stvari raznim vrstama dodataka, ali temeljni sustav je i čvrst i fleksibilan. Kao što sam rekao, koristim ga mjesecima i mnogo je bolji od svega što sam probao.
E -pošta je sveprisutna, pa je savršeno mjesto za čuvanje popisa zadataka.
Ako koristite mnogo zasebnih projekata ili imate posebne potrebe za metapodacima i GTD konteksti, onda bi se možda trebao držati nečega poput OmniFocus ili Stvari. Ali iznenadili biste se koliko se moj sustav temeljen na pošti može protegnuti.
Prvo, možda bi bilo vrijedno opisati vrste stvari koje spremam. Pišem o hardveru, gadgetima i aplikacijama, tako da je moj poštanski sandučić mjesto za sve o čemu bih htio napisati post. Oni mogu doći iz redovnih e -poruka, ili s RSS -a, ili s Twittera ili bilo gdje drugdje. Čak imam i radnju Nacrti koja će slati bilješke ravno na ovu adresu kako bih si mogla slati podsjetnike o stvarima koje pronađem u stvarnom svijetu.
Fastmail
Pravila
Koristim Fastmail. Tvrtka je australska i stoga je izvan nadležnosti Agencije za nacionalnu sigurnost i njenih strahova, ali glavni razlog je to što je The Best. Sučelje web pošte bolje je od mnogih izvornih aplikacija (web -poštu koristim 95 posto vremena na iOS -u - to je koliko je dobro). Osim toga, brzo je. Gubite lijepe stvari poput Gmail oznaka i IFTTT integracije, ali isplati se.
Fastmail pobjeđuje Gmail.
Kako bi moj stvarni pretinac pristigle pošte ostao bez gužvi, za svoje zadatke koristim posebnu mapu pošte. Zove se Omni, jer sam ga koristio s OmniFocusom i zašto bih ga mijenjao? To je običan poštanski sandučić, pa nastavite s postavljanjem, a zatim napravite pravilo koje funkcionira na sljedeći način, u bilo kojoj usluzi pošte koju koristite:
Za to je potrebna bilo koja e -poruka poslana na moju Omni adresu (sve će biti moguće ovdje, sve dok se razlikuje od vaše uobičajene obične e -adrese) i pohranjuje je u mapu Omni, preskačući pristiglu poštu.
Ovo je otprilike cijela postavka. Također imam (zbunjujuće) drugo pravilo koje se zove "To-do", koje koristim za podsjetnike koji nisu povezani s poslom. Možete ih napraviti koliko god želite, filtrirajući različite e -poruke na različita mjesta. Ali to je toliko složeno da bi vam moglo biti bolje s aplikacijom za upravljanje zadacima.
Jedna napomena: To je najbolje učiniti na strani poslužitelja. Odnosno, vaša poštanska usluga vodi pravila na vlastitim poslužiteljima, a podnošenje se vrši prije nego što ih vidite. U aplikaciji Mail mogli biste koristiti pravila e -pošte, ali ona će se pokrenuti samo kad je vaš Mac uključen. Pravila na strani poslužitelja omogućuju vam korištenje cijelog ovog sustava na iPhoneu, nije potreban Mac.
Dosije
Kad provjeravam svoju redovnu dolaznu poštu, mogu samo dodati relevantne poruke u poštanski sandučić Omni. U Mac OS X Mail za to možete koristiti tipkovničke prečace, ali ja to radim na Fastmailovom web sučelju na svom iPadu, uglavnom zato što je tako brzo i jednostavno.
RSS
Gospodin Reader je moj čitač RSS feedova iz dva razloga. Prvo, brz je i jednostavno odličan za korištenje. Drugo, možete dodati sve vrste prilagođenih radnji. Možete slati članke u Pocket ili druge aplikacije na svom iPadu, ali ono za što ga koristim je - pogađate - e -pošta.
Postavio sam prilagođenu radnju koja mi omogućuje slanje cijelog članka u tri dodira - jedan za otvaranje izbornika za dijeljenje, jedan za odabir usluge Omni i jedan za slanje dobivene pošte. To je prilično lako. Ovo je pravilo, koje također možete instalirajte odavde.
Ovo je kod koji morate unijeti u radnju. Pobrinite se da postavite i da se šalje kao HTML pošta kako bi se lijepo prikazala u vašem klijentu e -pošte.
[IZVOR]
[TEXT] [URL]
I ja imam izvorni URL, pa mogu brzo kopirati vezu za pravilno pripisivanje u postovima. Ovo možete prilagoditi kako želite.
Ovom radnjom mogu brzo poslati bilo koji članak u potpunom HTML -u tako da izgleda kao RSS unos u svoju omni ulaznu poštu, spreman za kasnije pisanje.
Cvrkut
Twitter integracija primjer je za kategoriju "sve ostalo". Odnosno, tweetove jednostavno pošaljete e -poštom na svoju posebnu adresu, a vaše se pravilo o pošti brine o podnošenju.
Ovaj dio nema puno, osim što je lakše ako imate adresu e -pošte u svom adresaru. No ako ga samo nekoliko puta ručno dodirnete, iOS će to zapamtiti.
To bi također mogao biti pametan trik ako svoju e -adresu dodate kao tipkovni prečac u postavkama iOS -a, pa jednostavno upišite nekoliko slova i neka vam proširi cijelu stvar gdje god se nalazili na iPadu ili iPhoneu.
Nacrti
Nacrti čini toliko, što vam omogućuje da preuzmete tekst s gotovo bilo kojeg mjesta i pošaljete ga gotovo bilo gdje drugdje. U ovom slučaju koristim ga za jednu jednostavnu stvar: za slanje kratke pošte na adresu Omni pretinca.
Skice se otvaraju u prazno tekstualno polje pa samo upišite ili zalijepite riječi, zatim pritisnite gumb za dijeljenje i odaberite uslugu kojoj ćete je poslati. Moja prilagođena radnja putem e -pošte zove se OmniMail (iznenađenje!) I postavljena je ovako:
Predmet se može unaprijed postaviti, ali ja ga imam samo kao prvi redak tijela. Također sam odabrao slanje e -pošte u pozadini, koja koristi poslužitelj pošte ugrađen u aplikaciju i znači da se ne moram baviti skočnim listom pošte i pritisnuti poslati za svaku poruku. Ovo bi bila izvrsna značajka i za gospodina Čitatelja.
Suočavanje s vašom poštom
Ne mogu vam pomoći s ovim dijelom. Morate samo provjeriti provjeravate li svoj posebni poštanski sandučić dovoljno često da bi bio koristan. Živim izvan svog Omni sandučića, tamo provodim više vremena nego u pristigloj pošti. Ali onaj drugi poštanski sandučić za obvezu koji sam spomenuo? Jedva da tamo i pogledam.
S tim u vezi, moja je metoda slična svakom drugom sustavu obveza-morate zapravo ostati na njoj. Ali u svakom drugom pogledu je bolje, barem za mene. Tu je u svakoj aplikaciji za poštu koju sam ikada koristio i u svakom web pregledniku. Brzo je i ne moram se brinuti hoću li imati zadatak u e-pošti ili u aplikaciji za upravljanje zadacima.
Zapravo, gotovo uopće nema održavanja. Samo spremate zadatke, a zatim radite na njima.
Ironično, budući da sam upravo promijenio fokus svog posla ovdje na CoM -u da bih napisao više funkcija, trebat će mi način rada s projektima. Stvaranje novih mapa za svaki projekt dovoljno je jednostavno u Fastmailu (a još lakše u Gmailu s oznakama), no za automatsko podnošenje potrebna su posebna pravila za svaki novi projekt, što je teško upravljati.
Ako imate bilo kakvih ideja, udario me na Twitter. Isto tako, to je najbolje mjesto za povratne informacije općenito.
