अपने मैक या आईफोन का उपयोग करके पेपरलेस कार्यालय कैसे स्थापित करें

क्या आप अपने इनबॉक्स में कागज के पहाड़ों के ढेर से परेशान हैं? आपने शायद कागज रहित कार्यालय होने की खुशियों के बारे में सुना होगा, शायद इसे स्थापित करने के बारे में भी सोचा होगा, लेकिन यह नहीं जानते कि कैसे।

खैर, यहाँ है कैसे। न केवल इसे करना आसान है, यह आपके जीवन को पूरी तरह से बदल सकता है।

यहां बताया गया है कि अपने मैक और आईफोन का उपयोग आसानी से अपना खुद का इडियट-प्रूफ पेपरलेस ऑफिस सेट करने के लिए कैसे करें... सही तरीका।

मैंने यह क्यों लिखा

मैं फाइलिंग के साथ कभी भी बहुत अच्छा नहीं रहा हूं। वास्तव में, मुझे लगता है कि आप कह सकते हैं, जब कागजात की बात आती है, तो मैं सिर्फ एक गड़बड़ हूं।

ग्रेड स्कूल में, मेरा स्कूल डेस्क असंगठित कागजों से भरा हुआ था; हाई स्कूल में, यह मेरा लॉकर और मेरा बैग था। अपने अधिकांश वयस्क जीवन के लिए, मैंने हफ्तों तक मेल खोलने से परहेज किया है, इसे बिलों और जंक मेलिंग के विशाल, डगमगाने वाले टावरों में ढेर कर दिया है।

अपना मेल खोलने के बाद, मैं किसी भी उपलब्ध दराज में कुछ भी महत्वपूर्ण रटना चाहता था। जब ये दराज भर जाते हैं, तो उनकी सामग्री को गत्ते के बक्से में बंद कर दिया जाएगा, जिसे मैं तहखाने में रखूंगा। मेरे पास असंगठित कागज से भरे बक्से हैं जो उस तारीख को आयरलैंड में एक अपार्टमेंट में वापस आ गए थे, मैं 2006 में बाहर चला गया था!

मैं जो कहने की कोशिश कर रहा हूं वह यह है कि मैं एक संगठनात्मक गड़बड़ हूं। एक कागज जमाखोर। और अंत में, मैंने अपनी समस्या को पहचान लिया। मैंने फैसला किया कि मुझे एक कागज रहित कार्यालय स्थापित करके, एक बार और सभी के लिए, कागज से साफ ब्रेक लेने की जरूरत है। फिर भी पेपरलेस होने के लाभों के बारे में ऑनलाइन सभी बातों के लिए, मुझे वास्तव में ऐसा कोई नहीं मिला जो वास्तव में मुझे प्रक्रिया के माध्यम से चला गया, चरण-दर-चरण, विशेष रूप से मैक मालिक के दृष्टिकोण से। मुझे खरोंच से सीखना पड़ा।

मुझे यह कहते हुए खुशी हो रही है कि मैं सफल रहा। अपना पेपरलेस मैक ऑफिस स्थापित करने के कुछ महीने बाद, मेरे दराज खाली हैं, मेरे सभी बिलों का भुगतान किया गया है, और मैं वास्तव में डाकिया को आगे के कदमों पर चलने के लिए उत्सुक हूं। क्योंकि मैंने जो सीखा वह यह है कि पेपरलेस होना सिर्फ चीजों को करने का एक बेहतर तरीका नहीं है, यह वास्तव में बहुत मजेदार है। यहां बताया गया है कि मैंने इसे कैसे किया।

लक्ष्य

पेपरलेस मैक ऑफिस स्थापित करने के मेरे लक्ष्य सरल थे। मुझे स्पष्ट रूप से पत्रों, बिलों और अन्य दस्तावेजों के जमा होने में समस्या थी। इससे निपटने के लिए, मुझे एक ऐसी प्रणाली की आवश्यकता थी जो:

1) मेल, रसीदें और कागजात आते ही स्कैन करना दर्द रहित बना दिया, चाहे मैं घर पर हो या सड़क पर।

2) मुझे स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को केंद्रीय संग्रह में व्यवस्थित रखने की अनुमति दी, किसी भी डिवाइस से सुलभ।

3) मेरे सभी स्कैन किए गए दस्तावेज़ों का बैकअप क्लाउड पर रखा।

4) मुझे समय-संवेदी दस्तावेजों को प्राथमिकता देने के साथ-साथ स्कैन को व्यवस्थित रखने की अनुमति दी।

5) संग्रहीत डिजिटल दस्तावेज़ और ईमेल रसीदें।

6) किसी दस्तावेज़ के बकाया होने पर समर्थित अलर्ट और सूचनाएं (जैसे, उदाहरण के लिए, एक बिल जिसका भुगतान करने की आवश्यकता है)।

बहुत सारे प्रयोग के बाद, मैंने एक ऐसी प्रणाली का पता लगाया जो इन सभी लक्ष्यों को संबोधित करती हो। यहाँ आपको क्या चाहिए।

सामग्री: हार्डवेयर

कागज रहित कार्यालय में सबसे महत्वपूर्ण चीज आपका स्कैनर होने जा रहा है। आखिरकार, आप एक अच्छे स्कैनर के बिना अपने कागजात को बिल्कुल भी डिजिटाइज़ नहीं कर सकते। यदि आपके पास एक नहीं है, तो आपको एक की आवश्यकता होगी।

मेरे मामले में, मेरे पास पहले से ही हार्डवेयर था। मेरे घर कार्यालय में एक पूरी तरह से सेवा योग्य ऑल-इन-वन प्रिंटर/स्कैनर/फैक्स मशीन, कैनन पिक्स्मा एमएक्स882 है, जिसे मैंने कुछ साल पहले खरीदा था। इसमें एक दस्तावेज़ फीडर है, और यह काफी अच्छी तरह से काम करता है।

यदि आप अपने स्वयं के स्कैनर से खुश हैं, तो मेरा सुझाव है कि आप इसका उपयोग करें। अन्यथा, आप से एक सिफारिश ले सकते हैं किस स्कैनर पर वायरकटर खरीदना है. हालांकि, आपको जो कुछ भी मिलता है, मैं यह सुनिश्चित करने की सलाह देता हूं कि आपके पास एक दस्तावेज़ फीडर है: व्यक्तिगत रूप से, मैं एक के बिना नहीं मिल सकता।

आपके पास स्कैनर न खरीदने का विकल्प भी है। आखिरकार, आपके पास एक आईफोन है, और आपको कितने पेजों को डिजिटाइज करना है, इस पर निर्भर करता है कि आपका आईफोन - सही ऐप के साथ (नीचे देखें) - आपके लिए सभी भारी भारोत्तोलन करेगा।

सामग्री: ऐप्स और सेवाएं

हैवी लिफ्टिंग की बात करें तो, यहाँ मैं अपने मैक पेपरलेस ऑफिस के लिए उपयोग कर रहा हूँ।

• Evernote - दस्तावेज़ों को व्यवस्थित और क्लाउड में रखने के लिए हाथी-थीम वाली नोटबंदी और संग्रह सेवा एक सही तरीका है। एवरनोट बहुत पूर्ण विशेषताओं वाला है: यह छवि फ़ाइलों, कई नोटबुक, पीडीएफ के भीतर टैगिंग और खोज का समर्थन करता है, और इसमें सूरज के नीचे हर प्लेटफॉर्म के लिए ऐप हैं। एवरनोट आपको नोट्स को आसानी से एनोटेट करने, देय होने पर अलर्ट सेट करने और "असली" के साथ ईमेल बिल और रसीदें फाइल करने की अनुमति देता है। एवरनोट वेब क्लिपर.

• ड्रॉपबॉक्स — यह अजीब लग सकता है कि हम अपने स्कैन को ड्रॉपबॉक्स दोनों में सहेज रहे हैं तथा एवरनोट, लेकिन यहां मेरे साथ रहें: क्लाउड-आधारित फ़ाइल सेवा पर एक खाता स्थापित करना आपके कागज रहित कार्यालय को स्वचालित करने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय करता है। चूंकि…

• आईएफटीटीटी - हाँ, हम उपयोग करने जा रहे हैं इंटरनेट स्वचालन उपकरण IFTTT अपने ड्रॉपबॉक्स और एवरनोट खातों को जोड़ने के लिए, यह गारंटी देते हुए कि जब भी आप किसी दस्तावेज़ को अपने ड्रॉपबॉक्स फ़ोल्डर में स्कैन करते हैं, तो यह खुद ब खुद आपके एवरनोट खाते में एक सार्वभौमिक इनबॉक्स में संग्रहीत, दायर और टैग किया गया।

• स्कैनबोट - यह किलर आईफोन ऐप आपके हाथ की हथेली में एक अविश्वसनीय रूप से पूर्ण विशेषताओं वाला, उपयोग में आसान स्कैनर है। हमारे उद्देश्यों के लिए सबसे महत्वपूर्ण, स्कैनबोट स्वचालित रूप से आपके सभी स्कैन को एवरनोट में सहेज सकता है। सभी को शुभ कामना? स्कैनबोट आईओएस ऐप स्टोर पर एक मुफ्त डाउनलोड है.

• मैक स्कैनिंग सॉफ्टवेयर - यह आप पर निर्भर है। OS X में बिल्ट-इन स्कैनिंग सॉफ़्टवेयर है, लेकिन मैंने व्यक्तिगत रूप से पाया कि यह अविश्वसनीय था और जब मैंने इसे अपने Pixma के साथ उपयोग किया तो जाम और रहस्यमय त्रुटियों का खतरा था। यदि आपको OS X के डिफ़ॉल्ट स्कैनिंग ऐप के साथ समस्या हो रही है, तो आपके पास बेहतर भाग्य हो सकता है यदि आप अपने स्कैनर के साथ आने वाले को आज़माते हैं।

एक बार जब आप उपरोक्त सेवाओं के लिए साइन अप कर लेते हैं और उनके संबंधित ऐप डाउनलोड कर लेते हैं, तो अपना मैक पेपरलेस ऑफिस सेट करने में केवल कुछ मिनट और लगते हैं।

सब कुछ सेट करना

हम यहां जो करने जा रहे हैं वह एवरनोट में दस्तावेजों के लिए एक सार्वभौमिक इनबॉक्स बनाना है। जब भी आप अपने मैक या अपने आईफोन पर कुछ भी स्कैन करते हैं, तो स्कैन तुरंत इस इनबॉक्स में भेज दिए जाएंगे और क्लाउड में स्टोर हो जाएंगे।

1. इंस्टॉल अपने Mac. पर एवरनोट और यदि आपके पास पहले से खाता नहीं है तो एक खाता बनाएं।

2. एवरनोट में एक नोटबुक बनाएं जिसे कहा जाता है दास्तावेज के लिए.

3. अपने मैक पर ड्रॉपबॉक्स स्थापित करें और खाता बनाएं यदि आपके पास पहले से एक नहीं है।

4. एक बार ड्रॉपबॉक्स स्थापित हो जाने के बाद, अपने ड्रॉपबॉक्स फ़ोल्डर में एक सबफ़ोल्डर बनाएं जिसे कहा जाता है पेपरलेस स्कैन.

5. के लिए जाओ यह आईएफटीटीटी लिंक और अपने ड्रॉपबॉक्स को जोड़ने के लिए "रेसिपी जोड़ें" पर क्लिक करें पेपरलेस स्कैन आपके एवरनोट के लिए फ़ोल्डर दास्तावेज के लिए स्मरण पुस्तक।

6. वैकल्पिक: अपने iPhone पर, स्कैनबोट इंस्टॉल करें, फिर ऐप खोलें। स्क्रीन के ऊपरी बाएँ कोने में "X" बटन पर क्लिक करें, फिर "गियर्स" आइकन चुनें। वहां से, "स्वचालित अपलोड" चालू करें और स्कैनबोट को अपने सभी स्कैन को स्वचालित रूप से अपलोड करने के लिए सेट करें दास्तावेज के लिए आपके एवरनोट में फ़ोल्डर।

सब कुछ कर दिया? अगले चरण के लिए, मैं आपको दस्तावेज़ों को स्कैन करने और उन्हें दूर करने की अपनी प्रक्रिया के बारे में बताने जा रहा हूँ। प्रत्येक व्यक्ति चीजों को विशिष्ट रूप से संभालता है, इसलिए आप इसे अलग तरीके से करने का निर्णय ले सकते हैं, लेकिन मुझे लगा कि यह शायद यह देखने में मददगार होगा कि मैं खुद को व्यवस्थित रखने के लिए उपरोक्त प्रणाली का उपयोग कैसे करता हूं।

प्रक्रिया

यहां बताया गया है कि मैं अपने पेपरलेस ऑफिस के साथ खुद को कैसे व्यवस्थित रखता हूं।

दिन में एक बार, मैं अपना सारा मेल खोलता हूं। यदि यह महत्वपूर्ण है, तो मैं इसे सहेजता हूं; यदि यह महत्वपूर्ण नहीं है, तो मैं इसे तुरंत मिटा देता हूं। रसीदों के लिए भी यही बात है। दिन भर में, मैं अपनी रसीदें अपने बटुए में रखता हूँ। दिन में एक बार, मैं अपना बटुआ खोलता हूं, अपनी रसीदें निकालता हूं, और यदि वे महत्वपूर्ण हैं (जैसे व्यवसाय व्यय) तो उन्हें स्कैन कर लेता हूं। अन्यथा, वे ट्रैश किए गए हैं।

भले ही वे बिल, महत्वपूर्ण दस्तावेज या रसीदें हों, मैं प्रत्येक रसीद को बचाने के लिए आईफोन या अपने डेस्कटॉप स्कैनर पर स्कैनबोट का उपयोग करता हूं। पेपरलेस स्कैन फ़ोल्डर। मुझे इन फाइलों के नाम या किसी और चीज की चिंता नहीं है। मैं ड्रॉपबॉक्स में अपने दस्तावेज़ व्यवस्थित करने का प्रयास नहीं कर रहा हूं। यही एवरनोट के लिए है। मुझे पता है कि अगर मैं अपने डेस्कटॉप पर ड्रॉपबॉक्स में रसीद सहेजता हूं, तो यह स्वचालित रूप से my. में डाल दी जाएगी दास्तावेज के लिए एवरनोट में नोटबुक, और वह स्कैनबोट स्वचालित रूप से उन्हें वहां जोड़ देगा।

(नोट: यदि आप डेस्कटॉप स्कैनर के लिए उपरोक्त IFTTT रेसिपी का उपयोग कर रहे हैं, तो उन्हें इमेज फ़ाइलों के रूप में सहेजना सुनिश्चित करें, PDF के रूप में नहीं। यदि वे पीडीएफ फॉर्म में हैं, आईएफटीटीटी नुस्खा स्वचालित रूप से उन्हें एवरनोट में छवि नोट्स के रूप में आयात नहीं कर सकता है, इसलिए आपको उन्हें जोड़ना होगा मैन्युअल रूप से।

एक बार जब मैं सब कुछ स्कैन कर लेता हूं, तो यह तुरंत कूड़ेदान या श्रेडर में चला जाता है, और मैं एवरनोट खोलता हूं। my. पर नेविगेट करना दास्तावेज के लिए नोटबुक, मैं अपने सभी हाल के स्कैन एक नज़र में देख सकता हूँ। मैं प्रत्येक स्कैन के माध्यम से एक-एक करके क्लिक करता हूं, और इसे एक वर्णनात्मक नाम के साथ-साथ टैग भी देता हूं। उदाहरण के लिए, इस महीने के बिजली बिल वाले नोट का नाम बदलकर "बिजली बिल - मार्च 2015" रखा जा सकता है और "बिल, बिजली, उपयोगिताओं, 2015" के साथ टैग किया जा सकता है।

इसके अलावा, यदि दो या तीन अलग-अलग स्कैन हैं जो सभी एक साथ हैं, जैसे कि एक बहुपृष्ठ दस्तावेज़, मैं उन्हें एक साथ समूहित करने के लिए एवरनोट की "मर्ज" सुविधा का उपयोग करूंगा। और अगर किसी दस्तावेज़ में बिल की तरह "देय" संलग्न है, तो मैं एवरनोट के "रिमाइंडर" बटन पर क्लिक करूंगा और एक तिथि निर्धारित करूंगा जब मुझे इसे भुगतान करने के लिए याद दिलाया जाना चाहिए।

उस दिन के सभी स्कैन किए गए दस्तावेज़ों का नाम बदलने, टैग करने, मर्ज करने और रिमाइंडर सेट करने के बाद, मैं उन्हें फ़ाइल से बाहर ले जाकर फ़ाइल करता हूँ दास्तावेज के लिए नोटबुक और अन्य एवरनोट नोटबुक में मैंने खुद को व्यवस्थित रखने के लिए सेट अप किया है। हो सकता है कि आप जिन नोटबुक्स को यहां सेट करना चाहते हैं, वे शायद मेरे से भिन्न हों, लेकिन आपको एक विचार देने के लिए, मेरे पास है "भुगतान किए गए बिल," "अवैतनिक बिल," "व्यावसायिक रसीदें," "घरेलू रसीदें," "महत्वपूर्ण दस्तावेज़" और के लिए नोटबुक अधिक।

आपके पास चाहे जो भी नोटबुक हों, लक्ष्य एक ही है। आप "फाइल किए जाने के लिए" नोटबुक को किसी भी दस्तावेज़ से साफ़ रखना चाहते हैं जिसे पहले ही निपटाया जा चुका है। यह इनबॉक्स शून्य है जो मायने रखता है!

निष्कर्ष

मिला क्या? स्कैन करें, टॉस करें, फ़ाइल करें, दोहराएं। इन सरल कार्यों को करने में दिन में केवल दो मिनट खर्च करके कोई भी उपकरण आपके पास है, आप अपने जीवन को पूरी तरह से बदल सकते हैं।

मुझे पता है कि मैंने यहां मैक के लिए पेपरलेस ऑफिस कैसे स्थापित किया जाए, इसका वर्णन करते हुए बहुत सारे पिक्सेल बिखेर दिए हैं, लेकिन मुझ पर विश्वास करें: यह दिखने में जितना आसान है, उससे कहीं अधिक आसान है। आप इसे कुछ ही मिनटों में सेट कर सकते हैं। और एक बार जब आप इसे सेट कर लेते हैं? यह स्वर्ग है।

आपके सभी बिल और महत्वपूर्ण कागजात खोजने योग्य हो जाते हैं। आप फिर कभी रसीद या बिल नहीं खो रहे हैं। कागज केवल डिजिटाइज करने और बादल में आग लगाने के लिए मौजूद है। आपका डेस्क अव्यवस्थित हो जाता है। आप कभी भी "देय तिथि" बिल को फिर से याद नहीं करते हैं। एक आईआरएस ऑडिट डरने की चीज बनना बंद कर देता है। और आप ईमेल रसीदों को उसी स्थान पर फाइल कर सकते हैं जहां कागजी हैं, बिना कुछ प्रिंट किए।

आप किस का इंतजार कर रहे हैं? अपना पेपरलेस कार्यालय स्थापित करें, फिर हमें टिप्पणियों में बताएं कि यह आपके लिए कैसे काम कर रहा है!