एक शक्तिशाली टू-डू प्रबंधक के रूप में अपने ईमेल का उपयोग कैसे करें

वे कहते हैं कि आपका ईमेल इनबॉक्स कार्यों को प्रबंधित करने के लिए एक भयानक जगह है। मैं असहमत हूँ। मुझे लगता है कि यह एकदम सही जगह है। आखिरकार, मेरे अधिकांश कार्य ईमेल के माध्यम से आते हैं, और कोई भी ऐप जो जानकारी साझा कर सकता है उसे ईमेल के माध्यम से साझा कर सकता है। एक अतिरिक्त ऐप के साथ डिकरिंग को परेशान क्यों करें, सभी महत्वपूर्ण चीजों को दो जगहों पर रखें, जब यह सब आसानी से एक ही स्थान पर प्रबंधित किया जा सकता है?

जब से मैंने छोड़ा है तब से मैं ठीक यही कर रहा हूं ओमनीफोकस, जो बहुत पहले की बात है, मुझे याद नहीं आ रहा है कि यह कितने समय पहले की बात है। अपने दैनिक समाचारों और ब्राउज़िंग ऐप्स में थोड़े से सेटअप के साथ, आप अपने इनबॉक्स को एक उचित सार्वभौमिक कार्य सूची में बदल सकते हैं। ऐसे।

यह ट्यूटोरियल आपके ईमेल खाते का उपयोग करेगा, मिस्टर रीडर (आरएसएस समाचार मदों के लिए), Twitterrific और ड्राफ्ट, साथ ही पर्दे के पीछे की चीजों को व्यवस्थित करने के लिए एक साधारण मेल नियम। आप सभी प्रकार के अतिरिक्त के साथ चीजों को उलझा सकते हैं, लेकिन कोर सिस्टम ठोस और लचीला दोनों है। जैसा कि मैं कहता हूं, मैं इसे महीनों से इस्तेमाल कर रहा हूं और यह मेरे द्वारा आजमाई गई किसी भी चीज़ से बेहतर है।

ईमेल सर्वव्यापी है, इसलिए यह आपकी कार्य सूची रखने के लिए एकदम सही जगह है।

यदि आप कई अलग-अलग परियोजनाओं का उपयोग करते हैं, या मेटाडेटा के लिए विशिष्ट आवश्यकताएं हैं और जीटीडी संदर्भ, तो शायद आपको कुछ इस तरह से रहना चाहिए ओमनीफोकस या चीज़ें. लेकिन आपको आश्चर्य होगा कि मेरी मेल-आधारित प्रणाली कितनी दूर तक फैल सकती है।

सबसे पहले, यह वर्णन करने लायक हो सकता है कि मैं किस प्रकार की चीज़ों को सहेजता हूँ। मैं हार्डवेयर, गैजेट्स और ऐप्स के बारे में लिखता हूं, इसलिए मेरा वर्क मेलबॉक्स किसी भी चीज के लिए जगह है जिसके बारे में मैं पोस्ट लिखना चाहता हूं। ये नियमित ईमेल से, या आरएसएस से, या ट्विटर से या कहीं और से आ सकते हैं। मेरे पास एक ड्राफ़्ट कार्रवाई भी है जो नोटों को सीधे इस पते पर भेज देगी ताकि मैं स्वयं को उन चीज़ों के बारे में अनुस्मारक भेज सकूं जो मुझे वास्तविक दुनिया में मिलती हैं।

फास्टमेल

नियमों

मैं फास्टमेल का उपयोग करता हूं। कंपनी ऑस्ट्रेलियाई है और इसलिए राष्ट्रीय सुरक्षा एजेंसी और उसके स्पूक्स के अधिकार क्षेत्र से बाहर है, लेकिन मुख्य कारण यह है कि यह सबसे अच्छा है। वेबमेल इंटरफ़ेस कई देशी ऐप्स से बेहतर है (मैं iOS पर 95 प्रतिशत समय वेबमेल का उपयोग करता हूं - यह कितना अच्छा है)। इसके अलावा यह जल्दी है। आप Gmail टैग जैसी अच्छी चीज़ें खो देते हैं और आईएफटीटीटी एकीकरण, लेकिन यह इसके लायक है।

फास्टमेल ने जीमेल को मात दी।

अपने वास्तविक इनबॉक्स को अव्यवस्था मुक्त रखने के लिए, मैं अपने काम के लिए एक विशेष मेल फ़ोल्डर का उपयोग करता हूं। इसे ओमनी कहा जाता है, क्योंकि मैं इसे ओमनीफोकस के साथ प्रयोग करता था और इसे क्यों बदलता हूं? यह एक नियमित मेलबॉक्स है, इसलिए आगे बढ़ें और इसे सेट करें, और फिर एक नियम बनाएं जो निम्न की तरह काम करता है, जो भी मेल सेवा आप उपयोग करते हैं:

यह मेरे ओमनी पते पर भेजे गए किसी भी ईमेल को लेता है (यहां कुछ भी करेगा, जब तक कि यह आपके सामान्य सादे ईमेल पते से अलग है) और इनबॉक्स को छोड़कर ओमनी फ़ोल्डर में फाइल करता है।

यह काफी हद तक संपूर्ण सेटअप है। मेरे पास (भ्रमित रूप से) एक और नियम है जिसे "टू-डू" कहा जाता है, जिसका उपयोग मैं गैर-कार्य-संबंधित अनुस्मारक के लिए करता हूं। आप इनमें से जितने चाहें उतने बना सकते हैं, अलग-अलग मेल को अलग-अलग जगहों पर फ़िल्टर कर सकते हैं। लेकिन यह इतना जटिल है कि आप कार्य-प्रबंधक ऐप के साथ बेहतर हो सकते हैं।

एक नोट: यह सर्वर साइड पर सबसे अच्छा किया जाता है। यही है, नियम आपकी मेल सेवा द्वारा अपने सर्वर पर चलाए जाते हैं, और फाइलिंग आपके द्वारा देखे जाने से पहले की जाती है। आप मेल ऐप में मेल नियमों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन वे तभी चलेंगे जब आपका मैक स्विच ऑन होगा। सर्वर-साइड नियम आपको iPhone पर इस पूरे सिस्टम का उपयोग करने देते हैं, मैक की आवश्यकता नहीं है।

फाइलिंग

जब मैं अपने नियमित इनकमिंग मेल की जांच कर रहा होता हूं, तो मैं केवल प्रासंगिक संदेशों को ओमनी मेलबॉक्स में जोड़ सकता हूं। मैक ओएस एक्स मेल में, आप ऐसा करने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन मैं इसे अपने आईपैड पर फास्टमेल के वेब इंटरफेस में करता हूं, क्योंकि यह बहुत तेज़ और आसान है।

आरएसएस

मिस्टर रीडर दो कारणों से मेरी पसंद का आरएसएस फीड रीडर है। सबसे पहले, यह तेज़ और उपयोग करने के लिए बहुत अच्छा है। दूसरा, आप सभी प्रकार की कस्टम कार्रवाइयां जोड़ सकते हैं। आप अपने आईपैड पर पॉकेट या अन्य ऐप्स को लेख भेज सकते हैं, लेकिन जिस चीज के लिए मैं इसका उपयोग करता हूं वह है - आपने अनुमान लगाया - ईमेल।

मेरे पास एक कस्टम एक्शन सेट अप है जो मुझे तीन टैप में एक संपूर्ण लेख मेल करने देता है - एक साझाकरण मेनू खोलने के लिए, एक ओमनी सेवा चुनने के लिए, और एक परिणामी मेल भेजने के लिए। यह काफी आसान है। यह है नियम, जिसे आप भी कर सकते हैं यहां से इंस्टॉल करें.

यह वह कोड है जिसे आपको कार्रवाई में डालने की आवश्यकता है। सुनिश्चित करें कि आपने इसे HTML मेल के रूप में भेजने के लिए भी सेट किया है ताकि यह आपके मेल क्लाइंट में अच्छा दिखाई दे।

[स्रोत]


[पाठ] [यूआरएल]

मेरे पास स्रोत यूआरएल भी है, इसलिए मैं पोस्ट में उचित एट्रिब्यूशन के लिए लिंक को तुरंत कॉपी कर सकता हूं। आप जैसे चाहें इसे ट्विक कर सकते हैं।

इस क्रिया के साथ, मैं किसी भी लेख को पूर्ण फैंसी HTML में जल्दी से भेज सकता हूं, ताकि यह मेरे ओमनी इनबॉक्स में आरएसएस प्रविष्टि की तरह दिखे, जो बाद में लिखने के लिए तैयार है।

ट्विटर

ट्विटर एकीकरण "बाकी सब कुछ" श्रेणी के लिए एक उदाहरण है। यानी आप केवल ट्वीट्स को अपने विशेष पते पर ईमेल करते हैं और आपका मेल नियम फाइलिंग का ख्याल रखता है।

इस भाग में बहुत कुछ नहीं है, इसके अलावा यदि आपकी पता पुस्तिका में ईमेल पता है तो यह आसान है। लेकिन अगर आप इसे मैन्युअल रूप से कुछ बार टैप करते हैं, तो आईओएस इसे आपके लिए याद रखेगा।

अपने ईमेल पते को a. के रूप में जोड़ने के लिए यह एक स्मार्ट ट्रिक भी हो सकती है कुंजीपटल संक्षिप्त रीति आईओएस सेटिंग्स में, ताकि आप बस कुछ अक्षर टाइप कर सकें और इसे अपने आईपैड या आईफोन पर कहीं भी पूरी चीज का विस्तार कर सकें।

ड्राफ्ट

ड्राफ्ट बहुत कुछ करता है, जिससे आप लगभग कहीं से भी टेक्स्ट ले सकते हैं और इसे लगभग कहीं भी भेज सकते हैं। इस मामले में मैं इसे एक साधारण चीज़ के लिए उपयोग कर रहा हूं: मेरे ओमनी मेलबॉक्स पते पर एक त्वरित मेल भेजने के लिए।

ड्राफ्ट एक खाली टेक्स्ट फ़ील्ड में खुलता है, इसलिए आप बस अपने शब्दों में टाइप या पेस्ट करें, फिर शेयर बटन दबाएं और इसे भेजने के लिए एक सेवा चुनें। मेरी कस्टम ईमेल कार्रवाई को ओमनीमेल (आश्चर्य!) कहा जाता है और इसे इस तरह सेट किया जाता है:

विषय पंक्ति पूर्व निर्धारित हो सकती है, लेकिन मेरे पास यह मुख्य पाठ की पहली पंक्ति के रूप में है। मैं पृष्ठभूमि में ईमेल भेजना भी चुनता हूं, जो ऐप में निर्मित मेल सर्वर का उपयोग करता है और इसका मतलब है कि मुझे पॉपओवर मेल शीट से निपटने की आवश्यकता नहीं है और प्रत्येक संदेश के लिए हिट भेजें। मिस्टर रीडर के लिए भी यह एक बेहतरीन फीचर होगा।

अपने मेल से निपटना

मैं इस हिस्से में आपकी मदद नहीं कर सकता। आपको बस यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप अपने विशेष मेलबॉक्स को उपयोगी बनाने के लिए अक्सर पर्याप्त जांच करते हैं। मैं अपने ओमनी मेलबॉक्स से बाहर रहता हूं, अपने इनबॉक्स की तुलना में वहां अधिक समय बिताता हूं। लेकिन उस अन्य टू-डू मेलबॉक्स का मैंने उल्लेख किया है? मैं शायद ही कभी वहां देखता हूं।

इस संबंध में, मेरी विधि किसी भी अन्य टू-डू प्रणाली की तरह है - आपको वास्तव में इसके शीर्ष पर रहना होगा। लेकिन हर दूसरे मामले में यह मेरे लिए कम से कम बेहतर है। यह मेरे द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक मेल ऐप और प्रत्येक वेब ब्राउज़र में मौजूद है। यह तेज़ है, और मुझे इस बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है कि मेरे ईमेल या मेरे कार्य-प्रबंधक ऐप में मेरे पास कार्य है या नहीं।

वास्तव में, लगभग कोई रखरखाव नहीं है। आप केवल कार्यों को सहेजते हैं, फिर उन पर कार्य करते हैं।

विडंबना यह है कि चूंकि मैंने सीओएम में अपनी नौकरी का फोकस अभी और अधिक सुविधाओं को लिखने के लिए बदल दिया है, इसलिए मुझे परियोजनाओं के साथ काम करने के तरीके की आवश्यकता होगी। फास्टमेल में प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए नए फ़ोल्डर बनाना काफी आसान है (और लेबल के साथ जीमेल में भी आसान है), लेकिन ऑटो-फाइलिंग के लिए प्रत्येक नए प्रोजेक्ट के लिए विशेष नियमों की आवश्यकता होगी, जिसे प्रबंधित करना एक दर्द है।

यदि आपके पास कोई विचार है, मुझे ट्विटर पर मारो. इसी तरह, सामान्य रूप से प्रतिक्रिया के लिए यह सबसे अच्छी जगह है।