Marre des montagnes de papier qui s'accumulent dans votre boîte de réception? Vous avez probablement entendu parler des joies d'avoir un bureau sans papier, vous avez peut-être même pensé à en créer un, mais vous ne saviez pas comment.
Eh bien, voici comment. Non seulement c'est facile à mettre en œuvre, mais cela peut totalement changer votre vie.
Voici comment utiliser votre Mac et votre iPhone pour configurer sans effort votre propre bureau sans papier à l'épreuve des idiots… de la bonne manière.
Pourquoi j'ai écrit ça
Je n'ai jamais été très bon avec le classement. En fait, je pense qu'on pourrait dire, quand il s'agit de papiers, je suis juste un gâchis.
À l'école primaire, mon bureau d'école était plein à craquer de papiers non organisés; au lycée, c'était mon casier et mon sac à dos. Pendant la majeure partie de ma vie d'adulte, j'ai évité d'ouvrir le courrier pendant des semaines, le laissant s'empiler dans d'énormes tours bancales de factures et de courriers indésirables.
Après avoir ouvert mon courrier, je fourrais simplement tout ce qui était important dans n'importe quel tiroir disponible. Lorsque ces tiroirs se remplissaient, leur contenu était mélangé dans des boîtes en carton, que je poussais au sous-sol. J'ai des cartons pleins de papiers non organisés là-bas qui datent d'un appartement en Irlande dont j'ai déménagé en 2006 !
Ce que j'essaie de dire, c'est que je suis un gâchis organisationnel. Un accumulateur de papier. Et finalement, j'ai reconnu mon problème. J'ai décidé que je devais rompre définitivement avec le papier en créant un bureau sans papier. Pourtant, malgré toutes les discussions en ligne sur les avantages de la dématérialisation, je n'en ai pas trouvé qui m'ait réellement guidé tout au long du processus, étape par étape, en particulier du point de vue d'un propriétaire de Mac. J'ai dû apprendre à partir de zéro.
Je suis heureux de dire que j'ai réussi. Quelques mois après avoir installé mon bureau Mac sans papier, mes tiroirs sont vides, toutes mes factures ont été payées et j'ai vraiment hâte d'entendre le facteur monter les marches. Parce que ce que j'ai appris, c'est que se passer du papier n'est pas seulement une meilleure façon de faire les choses, c'est en fait très amusant. Voici comment j'ai procédé.
Buts
Mes objectifs pour la mise en place d'un bureau Mac sans papier étaient simples. J'ai évidemment eu un problème avec les lettres, factures et autres documents qui s'accumulent. Pour y faire face, j'avais besoin d'un système qui :
1) Facilite la numérisation du courrier, des reçus et des papiers au fur et à mesure de leur arrivée, que je sois à la maison ou sur la route.
2) M'a permis de garder les documents numérisés organisés dans une archive centrale, accessible depuis n'importe quel appareil.
3) Conservé tous mes documents numérisés sauvegardés dans le cloud.
4) M'a permis de hiérarchiser les documents urgents et de garder les numérisations organisées.
5) Documents numériques archivés et reçus envoyés par courrier électronique.
6) Alertes et notifications prises en charge lorsqu'un document est en souffrance (comme, par exemple, une facture qui doit être payée).
Après de nombreuses expérimentations, j'ai trouvé un système qui répondait à tous ces objectifs. Voici ce dont vous avez besoin.
Les ingrédients: quincaillerie
La chose la plus critique dans un bureau sans papier sera votre scanner. Après tout, vous ne pouvez pas du tout numériser vos papiers sans un bon scanner. Si vous n'en avez pas, vous en aurez besoin.
Dans mon cas, j'avais déjà le matériel. Mon bureau à domicile contient une imprimante/scanner/télécopieur tout-en-un parfaitement utilisable, le Canon Pixma MX882, que j'ai acheté il y a quelques années. Il a un chargeur de documents et fonctionne assez bien.
Si vous êtes satisfait de votre propre scanner, je vous suggère de l'utiliser. Sinon, vous pourriez prendre une recommandation de Le Wirecutter sur quel scanner acheter. Quoi que vous obteniez, cependant, je vous recommande de vous assurer d'avoir un chargeur de documents: Personnellement, je ne pourrais pas m'en passer.
Vous avez également la possibilité de ne pas acheter de scanner du tout. Après tout, vous avez un iPhone, et selon le nombre de pages que vous devez numériser, il est possible que votre iPhone - avec la bonne application (voir ci-dessous) - fasse tout le gros du travail pour vous.
Les ingrédients: applications & services
En parlant de soulever des objets lourds, voici ce que j'utilise pour mon bureau sans papier Mac.
• Evernote — Le service de prise de notes et d'archivage sur le thème des éléphants est le moyen idéal pour garder les documents organisés et dans le cloud. Evernote est très complet: il prend en charge les fichiers image, plusieurs blocs-notes, le balisage et la recherche dans les PDF, et il propose des applications pour à peu près toutes les plates-formes sous le soleil. Evernote vous permet même d'annoter facilement des notes, de définir des alertes pour leur date d'échéance et de classer les factures et les reçus par e-mail à côté des « vrais » grâce au Tondeuse Web Evernote.
• Boîte de dépôt — Il peut sembler étrange que nous enregistrions nos numérisations dans Dropbox et Evernote, mais soyez indulgents avec moi: la configuration d'un compte sur le service de fichiers basé sur le cloud contribue grandement à automatiser votre bureau sans papier. Parce que…
• IFTTT — Ouais, on va utiliser outil d'automatisation Internet IFTTT pour connecter vos comptes Dropbox et Evernote, garantissant que chaque fois que vous numérisez un document dans votre dossier Dropbox, il est automatiquement stockées, classées et étiquetées dans une boîte de réception universelle de votre compte Evernote.
• Scanbot — Cette application iPhone tueur est un scanner incroyablement complet et facile à utiliser dans la paume de votre main. Plus important encore pour nos besoins, Scanbot peut enregistrer automatiquement tous vos scans dans Evernote. Le meilleur de tous? Scanbot est téléchargeable gratuitement sur l'App Store iOS.
• Logiciel de numérisation Mac — Celui-ci dépend de vous. OS X dispose d'un logiciel de numérisation intégré, mais j'ai personnellement trouvé qu'il n'était pas fiable et sujet au brouillage et à des erreurs mystérieuses lorsque je l'utilisais avec mon Pixma. Si vous rencontrez des problèmes avec l'application de numérisation par défaut d'OS X, vous aurez peut-être plus de chance si vous essayez celle fournie avec votre scanner.
Une fois que vous vous êtes inscrit aux services ci-dessus et que vous avez téléchargé leurs applications associées, la configuration de votre bureau sans papier Mac ne prend que quelques minutes de plus.
Tout mettre en place
Ce que nous allons faire ici, c'est créer une boîte de réception universelle pour les documents dans Evernote. Chaque fois que vous numérisez quelque chose sur votre Mac ou sur votre iPhone, les numérisations seront instantanément envoyées à cette boîte de réception et stockées dans le cloud.
1. Installer Evernote sur votre Mac et créez un compte si vous n'en avez pas déjà un.
2. Créez un bloc-notes dans Evernote appelé À être classé.
3. Installez Dropbox sur votre Mac et créer un compte si vous n'en avez pas déjà un.
4. Une fois Dropbox installé, créez un sous-dossier dans votre dossier Dropbox appelé Numérisation sans papier.
5. Aller à ce lien IFTTT et cliquez sur "Ajouter une recette" pour lier votre Dropbox Numérisation sans papier dossier sur votre Evernote À être classé carnet.
6. Facultatif: sur votre iPhone, installez Scanbot, puis ouvrez l'application. Cliquez sur le bouton « X » dans le coin supérieur gauche de l'écran, puis sélectionnez l'icône « Gears ». À partir de là, activez « Téléchargement automatique » et configurez Scanbot pour télécharger automatiquement tous vos scans sur le À être classé dossier dans votre Evernote.
Terminé? Pour la prochaine étape, je vais vous expliquer mon processus de numérisation de documents et de classement. Chaque personne gère les choses de manière unique, vous pouvez donc décider de le faire différemment, mais j'ai pensé qu'il serait probablement utile de voir comment j'utilise le système ci-dessus pour rester organisé.
Le processus
Voici comment je m'organise avec mon bureau sans papier.
Une fois par jour, j'ouvre tout mon courrier. Si c'est important, je le garde; si ce n'est pas important, je le jette immédiatement. La même chose vaut pour les reçus. Tout au long de la journée, je range mes reçus dans mon portefeuille. Une fois par jour, j'ouvre mon portefeuille, sors mes reçus et les scanne s'ils sont importants (comme les dépenses professionnelles). Sinon, ils sont détruits.
Qu'il s'agisse de factures, de documents importants ou de reçus, j'utilise Scanbot sur l'iPhone ou mon scanner de bureau pour enregistrer chaque reçu dans le Numérisation sans papier dossier. Je ne me soucie pas du nom de ces fichiers ou de quoi que ce soit d'autre. Je n'essaie pas d'organiser mes documents dans Dropbox. C'est à ça que sert Evernote. Je sais que si j'enregistre un reçu dans Dropbox sur mon bureau, il sera automatiquement mis dans mon À être classé notebook dans Evernote, et que Scanbot les y ajoutera automatiquement.
(Remarque: si vous utilisez la recette IFTTT ci-dessus pour un scanner de bureau, assurez-vous de les enregistrer en tant que fichiers image et non PDF. S'ils sont au format PDF, la recette IFTTT ne peut pas les importer automatiquement sous forme de notes d'image dans Evernote, vous devrez donc les ajouter manuellement.
Une fois que j'ai tout scanné, il va immédiatement à la poubelle ou à la déchiqueteuse et j'ouvre Evernote. Naviguer vers mon À être classé notebook, je peux voir tous mes scans récents en un coup d'œil. Je clique sur chaque scan, un par un, et je lui donne un nom descriptif ainsi que des tags. Par exemple, la note contenant la facture d'électricité de ce mois peut être renommée « facture d'électricité - mars 2015 » et être étiquetée avec « factures, électricité, services publics, 2015 ».
De plus, s'il y a deux ou trois numérisations différentes qui vont toutes ensemble, comme un document de plusieurs pages, j'utiliserai la fonction "Fusionner" d'Evernote pour les regrouper. Et si un document a une date d'échéance jointe, comme une facture, je clique sur le bouton "Rappel" d'Evernote et je fixe une date à laquelle on doit me rappeler de le payer.
Après avoir renommé, étiqueté, fusionné et défini des rappels pour tous les documents numérisés de la journée, je les classe en les déplaçant hors du À être classé notebook et dans d'autres notebooks Evernote que j'ai configurés pour rester organisé. Les cahiers que vous voudrez peut-être installer ici seront probablement différents des miens, mais pour vous donner une idée, j'ai cahiers pour « factures payées », « factures impayées », « reçus commerciaux », « reçus de ménage », « documents importants » et Suite.
Quels que soient les cahiers que vous possédez, le but est le même. Vous cherchez à garder le cahier «À classer» exempt de tout document déjà traité. C'est la boîte de réception zéro qui compte !
Conclusion
C'est compris? Scannez, lancez, classez, répétez. En ne consacrant que deux minutes par jour à ces tâches simples sur n'importe quel appareil vous avez à portée de main, vous pouvez totalement changer votre vie.
Je sais que j'ai renversé beaucoup de pixels décrivant comment configurer un bureau sans papier pour Mac ici, mais croyez-moi: c'est beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Vous pouvez le configurer en quelques minutes. Et une fois installé? C'est le paradis.
Toutes vos factures et documents importants deviennent consultables. Vous ne manquerez plus jamais un reçu ou une facture. Le papier n'existe que pour numériser et tirer dans le cloud. Votre bureau devient épuré. Vous ne manquez plus jamais une date d'échéance de facture. Un audit IRS cesse de devenir une chose à craindre. Et vous pouvez classer les reçus par e-mail au même endroit que les reçus papier, sans rien imprimer.
Qu'est-ce que tu attends? Configurez votre bureau sans papier, puis dites-nous dans les commentaires comment cela fonctionne pour vous !
