Ils disent que votre boîte de réception est un endroit terrible pour gérer les tâches. Je ne serais pas d'accord. Je pense que c'est l'endroit parfait. Après tout, la plupart de mes tâches me parviennent par e-mail, et toute application pouvant partager des informations peut les partager par e-mail. Pourquoi s'embêter avec une application supplémentaire, en gardant toutes ces choses importantes à deux endroits, alors que tout peut être facilement géré en un seul endroit ?
Je fais exactement ça depuis que j'ai abandonné OmniFocus, c'est il y a si longtemps que je ne me souviens plus depuis combien de temps. Avec un peu de configuration dans vos applications d'actualités et de navigation quotidiennes, vous pouvez transformer votre boîte de réception en une liste de tâches universelle appropriée. Voici comment.
Ce tutoriel utilisera votre compte de messagerie, Monsieur le lecteur (pour les actualités RSS), Twitterrifique et Brouillons, plus une règle de courrier simple pour organiser les choses dans les coulisses. Vous pouvez créer toutes sortes d'extras, mais le système de base est à la fois solide et flexible. Comme je l'ai dit, je l'utilise depuis des mois et c'est bien mieux que tout ce que j'ai essayé.
Le courrier électronique est omniprésent, c'est donc l'endroit idéal pour conserver votre liste de tâches.
Si vous utilisez de nombreux projets séparés ou avez des besoins spécifiques en métadonnées et Contextes GTD, alors peut-être que vous devriez vous en tenir à quelque chose comme OmniFocus ou Des choses. Mais vous seriez surpris de voir à quel point mon système basé sur la messagerie peut s'étendre.
Tout d'abord, cela pourrait valoir la peine de décrire le genre de choses que je sauvegarde. J'écris sur le matériel, les gadgets et les applications, donc ma boîte aux lettres professionnelle est l'endroit idéal pour tout ce sur quoi j'aimerais écrire un article. Ceux-ci peuvent provenir d'e-mails réguliers, de RSS, de Twitter ou de n'importe où ailleurs. J'ai même une action Brouillons qui enverra des notes directement à cette adresse afin que je puisse m'envoyer des rappels sur des choses que je trouve dans le monde réel.
Fastmail
Règles
J'utilise Fastmail. La société est australienne et donc hors de la portée juridictionnelle de la National Security Agency et de ses espions, mais la raison principale est qu'elle est la meilleure. L'interface de messagerie Web est meilleure que de nombreuses applications natives (j'utilise la messagerie Web 95% du temps sur iOS - c'est à quel point c'est bon). En plus c'est rapide. Vous perdez de belles choses comme les balises Gmail et IFTTT l'intégration, mais ça vaut le coup.
Fastmail bat Gmail haut la main.
Afin de ne pas encombrer ma boîte de réception, j'utilise un dossier de courrier spécial pour mes tâches. Il s'appelle Omni, car je l'utilisais avec OmniFocus et pourquoi le changer? Il s'agit d'une boîte aux lettres normale, alors configurez-la, puis créez une règle qui fonctionne comme suit, quel que soit le service de messagerie que vous utilisez :
Cela prend tout e-mail envoyé à mon adresse Omni (tout fera l'affaire ici, tant qu'il est différent de votre adresse e-mail ordinaire) et le classe dans le dossier Omni, en sautant la boîte de réception.
C'est à peu près toute la configuration. J'ai aussi (de manière confuse) une autre règle appelée « À faire », que j'utilise pour les rappels non liés au travail. Vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez, en filtrant différents e-mails à différents endroits. Mais c'est tellement complexe que vous pourriez être mieux avec une application de gestionnaire de tâches.
Une remarque: il est préférable de le faire côté serveur. C'est-à-dire que les règles sont gérées par votre service de messagerie sur ses propres serveurs, et le classement est effectué avant même que vous ne le voyiez. Vous pouvez utiliser des règles de messagerie dans l'application Mail, mais elles ne s'exécuteront que lorsque votre Mac est allumé. Les règles côté serveur vous permettent d'utiliser tout ce système sur un iPhone, aucun Mac requis.
Dépôt
Lorsque je vérifie mon courrier entrant régulier, je peux simplement ajouter les messages pertinents à la boîte aux lettres Omni. Dans Mac OS X Mail, vous pouvez utiliser des raccourcis clavier pour le faire, mais je le fais dans l'interface Web de Fastmail sur mon iPad, principalement parce que c'est si rapide et facile.
RSS
M. Reader est mon lecteur de flux RSS de choix pour deux raisons. Tout d'abord, c'est rapide et tout simplement génial à utiliser. Deuxièmement, vous pouvez ajouter toutes sortes d'actions personnalisées. Vous pouvez envoyer des articles à Pocket ou à d'autres applications sur votre iPad, mais la chose pour laquelle je l'utilise est – vous l'avez deviné – le courrier électronique.
J'ai configuré une action personnalisée qui me permet de poster un article entier en trois clics - un pour ouvrir le menu de partage, un pour choisir le service Omni et un pour envoyer le courrier résultant. C'est assez facile. C'est la règle, que vous pouvez également installer à partir d'ici.
C'est le code que vous devez mettre dans l'action. Assurez-vous également de le configurer pour qu'il soit envoyé en tant que courrier HTML afin qu'il apparaisse bien dans votre client de messagerie.
[LA SOURCE]
[TEXTE] [URL]
J'y ai également l'URL source, ce qui me permet de copier rapidement le lien pour une attribution appropriée dans les publications. Vous pouvez modifier cela comme vous le souhaitez.
Avec cette action, je peux envoyer rapidement n'importe quel article, dans un langage HTML sophistiqué, de sorte qu'il ressemble à l'entrée RSS, dans ma boîte de réception Omni, prêt à être rédigé plus tard.
L'intégration de Twitter est un exemple pour la catégorie « tout le reste ». C'est-à-dire que vous envoyez simplement les tweets à votre adresse spéciale et votre règle de courrier s'occupe de l'archivage.
Il n'y a pas grand chose dans cette partie, à part que c'est plus facile si vous avez l'adresse e-mail dans votre carnet d'adresses. Mais si vous appuyez dessus manuellement plusieurs fois, iOS s'en souviendra pour vous.
Il peut également être judicieux d'ajouter votre adresse e-mail en tant que raccourci clavier dans les paramètres iOS, vous pouvez donc simplement taper quelques lettres et le faire étendre le tout où que vous soyez sur votre iPad ou iPhone.
Brouillons
Brouillons fait tellement de choses, vous permettant de prendre du texte de presque n'importe où et de l'envoyer à presque n'importe où ailleurs. Dans ce cas, je l'utilise pour une chose simple: envoyer un courrier rapide à mon adresse de boîte aux lettres Omni.
Les brouillons s'ouvrent sur un champ de texte vide, il vous suffit donc de taper ou de coller vos mots, puis d'appuyer sur le bouton de partage et de choisir un service auquel l'envoyer. Mon action d'e-mail personnalisée s'appelle OmniMail (surprise !) Et elle est configurée comme ceci :
La ligne d'objet peut être prédéfinie, mais je l'ai juste comme première ligne du corps du texte. J'ai également choisi d'envoyer l'e-mail en arrière-plan, ce qui utilise un serveur de messagerie intégré à l'application et signifie que je n'ai pas besoin de gérer une feuille de courrier popover et d'appuyer sur envoyer pour chaque message. Ce serait également une excellente fonctionnalité pour M. Reader.
Traiter votre courrier
Je ne peux pas t'aider pour cette partie. Vous devez juste vous assurer de vérifier votre boîte aux lettres spéciale assez souvent pour la rendre utile. Je vis dans ma boîte aux lettres Omni, j'y passe plus de temps que dans ma boîte de réception. Mais cette autre boîte aux lettres à faire que j'ai mentionnée? Je ne regarde presque jamais dedans.
À cet égard, ma méthode ressemble beaucoup à n'importe quel autre système de tâches - vous devez réellement rester au courant. Mais à tous les autres égards, c'est mieux, pour moi du moins. Il est présent dans chaque application de messagerie que j'utilise et dans chaque navigateur Web. C'est rapide et je n'ai jamais à me soucier de savoir si j'ai la tâche dans mon e-mail ou dans mon application de gestionnaire de tâches.
En fait, il n'y a presque pas d'entretien du tout. Vous enregistrez simplement des tâches, puis agissez dessus.
Ironiquement, puisque je viens de changer l'orientation de mon travail ici à CoM pour écrire plus de fonctionnalités, je vais avoir besoin d'un moyen de travailler avec des projets. La création de nouveaux dossiers pour chaque projet est assez facile dans Fastmail (et encore plus facile dans Gmail avec des étiquettes), mais le classement automatique nécessitera des règles spéciales pour chaque nouveau projet, ce qui est difficile à gérer.
Si vous avez des idées, frappe moi sur Twitter. De même, c'est le meilleur endroit pour les commentaires en général.