Siete razones por las que los viajeros de negocios necesitan una aplicación de gastos para iPhone

Viajar por negocios es muy diferente a tomarse unas vacaciones. Si bien puede experimentar ciudades lejanas, conocer gente nueva y divertirse genuinamente en un viaje de negocios, también tendrá que trabajar, preocuparse por los retrasos que podrían hacer que se pierda reuniones importantes, asegurarse de que salga de su habitación de hotel con un aspecto más presentable y realizar un seguimiento de todos los gastos relacionados con el viaje.

De esos factores de estrés, hacer un seguimiento de los gastos para que pueda enviarlos para su reembolso o explicar los cargos que realiza a la tarjeta de crédito de una empresa puede no parecer el más estresante. La mayoría de las veces no lo es (a menos que pierda algunos recibos costosos o tenga cargos inusuales que justificar). Sin embargo, a menudo es una tarea tediosa que tiende a cometer errores y equivocaciones humanos.

Existen muchas aplicaciones de seguimiento de gastos de iOS y hay muy buenas razones para invertir en una de ellas.

Según Eric Sikola, director ejecutivo y fundador de la empresa de informes de gastos móviles ExpenseCloud, hay siete ventajas importantes en el uso de aplicaciones de gastos. Escribiendo para Mashable, él identifica esas ventajas y cómo se aplican a los empleadores y los departamentos de finanzas.

Todas esas ventajas se aplican también a los viajeros de negocios. Esta es mi opinión sobre ellos desde la perspectiva de un empleado en la carretera.

1. Elimina los errores humanos - Los errores humanos pueden infiltrarse en cualquier sistema. Los detalles perdidos, las matemáticas inexactas y la mala letra son algunos ejemplos. Una aplicación y / o un proceso de envío electrónico evita esa preocupación. Eso es particularmente cierto para las aplicaciones que usan la cámara de un iPhone para registrar recibos.
2. Hacer cumplir las políticas de gastos - Una aplicación que tiene la capacidad de incluir reglas de gasto puede evitar que realice cargos o compras que no serán cubiertos por su empresa. Eso puede ahorrarle tiempo dedicado a discutir el punto después de que regrese y, lo que es más importante, ahorrarle dinero para gastos que su empleador no cubrirá.
3. Concilie los cargos de la tarjeta de crédito más rápido - Tener un registro electrónico es increíblemente útil si se integra con el (los) sistema (s) de contabilidad de su empresa porque agiliza el proceso de conectar los cargos de la tarjeta de crédito con los gastos. Incluso sin ese tipo de flujo de trabajo, tener un registro de gastos claro y de búsqueda puede ayudarlo a explicar un cargo si se le pregunta al respecto semanas o incluso meses después. Tendrás detalles completos del gasto, el viaje y por qué necesitas comprar un artículo o servicio.
4. Analice mejor el gasto - Cuanto más viaje por negocios, más desea poder hacer que los viajes sean lo más fluidos posible. Analizar sus gastos, incluidos los gastos personales y los corporativos, puede ayudarlo a identificar formas de planificar y reservar viajes de manera más inteligente y económica.
5. Amplíe el flujo de trabajo - Dependiendo de los sistemas contables de su empresa, es posible que pueda sincronizar simplemente los datos de gastos desde su iPhone a un sistema de contabilidad sin necesidad de generar un informe (o completar uno por mano). Incluso si esa no es una opción, la mayoría de las aplicaciones de seguimiento de gastos pueden generar fácilmente un informe que se puede imprimir o enviar por correo electrónico.
6. Envíe digitalmente los registros del IRS - Esto facilita las cosas para los contadores del departamento de finanzas al final del año, pero también puede ayudarlo en la época de impuestos. A menudo, puede reclamar gastos relacionados con el trabajo que no se reembolsan como parte de su declaración de impuestos. Tener un registro fácil para trabajar hace que ese proceso sea significativamente más fácil.
7. Brinde a los empleados flexibilidad móvil - Al final del día, tiene una variedad de opciones cuando se trata de cómo desea realizar un seguimiento y enviar los gastos. Con una gama de aplicaciones de iOS dedicadas al seguimiento de gastos, puede elegir la que mejor se adapte a sus necesidades y estilo de trabajo. Es decir, después de todo, de qué se trata la consumerización del movimiento de TI.

Fuente: Mashable