Η διαχείριση έργου είναι μια μεγάλη υπόθεση, με μαθήματα, εργαστήρια και σεμινάρια σε επίπεδο κολλεγίων που διδάσκονται καθημερινά. Οι μεγάλες εταιρείες προσλαμβάνουν άτομα με αυτά τα διαπιστευτήρια για να τους βοηθήσουν να σχεδιάσουν και να διαχειριστούν τα έργα τους.
Με λογισμικό όπως το OmniPlan, τόσο οι εκπαιδευμένοι όσο και οι μη εκπαιδευμένοι μπορούν να διαχειριστούν προσωπικά και εργασιακά έργα με σχετική ευκολία. Βοηθά, ωστόσο, να γνωρίζετε τι κάνετε πριν προσπαθήσετε να οργανώσετε ένα έργο κρίσιμης αποστολής, ακόμα και αν είναι ένα για το σπίτι, όπως το χτίσιμο ενός σπιτιού σκύλων. Όλα τα έργα αποτελούνται από παρόμοια πράγματα, όπως χρονοδιαγράμματα, ανθρώπινο δυναμικό, οικονομικές εκτιμήσεις και παρόμοια.
Ας ρίξουμε μια ματιά στον τρόπο χρήσης του OmniPlan για τη δημιουργία ενός νέου έργου - το πρώτο βήμα για τη διαχείρισή του.
Όταν ξεκινάτε το OmniPlan, θα ξεκινήσετε στο πρόγραμμα περιήγησης εγγράφων. Πατήστε το κουμπί συν για να ξεκινήσετε το επόμενο έργο σας.
Πατήστε δύο φορές το όνομα του έργου (στη γραμμή τίτλου) για να επεξεργαστείτε τον τίτλο του έργου. Στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί πληροφοριών έργου (δεύτερο από τα δεξιά κοντά στο επάνω μέρος - μοιάζει με εικονίδιο βαλίτσας) για να εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να ορίσετε όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με το έργο σας. Εάν το έργο σας είναι μια αφηρημένη έννοια, ακόμα στα στάδια του σχεδιασμού, πατήστε στην περιοχή Ημερομηνίες και ορίστε το σε Απροσδιόριστο. Στη συνέχεια, τα χρονοδιαγράμματα μπορούν να πουν Τ+1 ημέρες ή Τ+2, για να αναφέρονται σε σχετικό χρόνο και όχι σε συγκεκριμένες ημερομηνίες. Πατήστε Κατεύθυνση για να ορίσετε εάν το έργο θα προγραμματιστεί προς τα πίσω από μια μεγάλη ημερομηνία λήξης, όπως όταν σχεδιάζετε ένα συνέδριο ή θα προχωρήσετε από μια μεγάλη ημερομηνία έναρξης, όπως η διδασκαλία μιας τάξης. Πατήστε Granularity για να ορίσετε τον τρόπο προγραμματισμού των εργασιών που θα συνθέσουν το έργο σας, επιλέγοντας Ημερήσιες, Ωριαίες ή Ακριβείς χρονικές περίοδοι. Εάν οι εργασίες σας θα ολοκληρωθούν κυρίως μέσα σε μεμονωμένες ημέρες, δοκιμάστε Ωριαία. Εάν το έργο είναι μεγαλύτερο, δοκιμάστε Καθημερινά. Αυτά θα στρογγυλοποιήσουν τις ημερομηνίες και ώρες λήξης της εργασίας σας στην πλησιέστερη ώρα ή ημέρα, αντίστοιχα. Εάν θέλετε να προγραμματίσετε τα πράγματα χρησιμοποιώντας πιο συγκεκριμένες ώρες, χρησιμοποιήστε το Ακριβές.
Άλλες επιλογές περιλαμβάνουν πράγματα όπως ο καθορισμός μονάδων διάρκειας και προσπάθειας ή μετατροπών προσπάθειας, εάν το έργο σας δεν αποτελεί μέρος μιας τυπικής οκτάωρης εργάσιμης ημέρας ή 40 ωρών εργασίας. Μπορείτε επίσης να πατήσετε την καρτέλα Ημερολόγιο στο επάνω μέρος για να ορίσετε τις κανονικές εργάσιμες ώρες, κάτι που θα σας βοηθήσει όταν σχεδιάζετε να διαθέσετε πόρους που περιλαμβάνουν άλλα άτομα.
Μόλις ρυθμιστεί το έργο σας, πατήστε έξω από το παράθυρο διαλόγου πληροφοριών για να επιστρέψετε στο χρονολόγιο. Μπορείτε να πατήσετε στο μενού Προβολή σε αυτό το σημείο για να φιλτράρετε κατά πόρο, κατάσταση, τύπο ή ορατό εύρος ημερομηνιών (μία φορά έχετε συμπληρώσει το έργο σας με εργασίες), αλλάξτε το OmniPlan για να παρακολουθείτε τυχόν αλλαγές και ακόμη και να επιλέξετε ένα Light or Dark Θέμα.
Προσθέστε εργασίες, ορίστε τις σε ένα χρονοδιάγραμμα με Ορόσημα (δείτε τη χθεσινή συμβουλή), και θα είστε σε καλό δρόμο για τη διαχείριση αυτού του έργου μεγάλου ή μικρού, που σχετίζεται με την εργασία ή το σπίτι.