Sie sagen, dass Ihr E-Mail-Posteingang ein schrecklicher Ort ist, um Aufgaben zu verwalten. Ich würde widersprechen. Ich denke, es ist der perfekte Ort. Schließlich kommen die meisten meiner Aufgaben per E-Mail, und jede App, die Informationen teilen kann, kann sie per E-Mail teilen. Warum sich mit einer zusätzlichen App die Mühe machen, all die wichtigen Dinge an zwei Orten aufzubewahren, wenn alles einfach an einem Ort verwaltet werden kann?
Ich mache genau das, seit ich aufgehört habe OmniFocus, das ist so lange her, ich kann mich nicht erinnern, wie lange es her ist. Mit ein wenig Einrichtung in Ihren täglichen Nachrichten- und Browser-Apps können Sie Ihren Posteingang in eine richtige universelle Aufgabenliste verwandeln. Hier ist wie.
Dieses Tutorial verwendet Ihr E-Mail-Konto, Herr Leser (für RSS-Nachrichten), Twitterrific und Entwürfe sowie eine einfache Mail-Regel, um Dinge hinter den Kulissen zu organisieren. Sie können mit allen möglichen Extras etwas aufpeppen, aber das Kernsystem ist sowohl solide als auch flexibel. Wie gesagt, ich benutze es seit Monaten und es ist viel besser als alles andere, was ich ausprobiert habe.
E-Mails sind allgegenwärtig und daher der perfekte Ort, um Ihre Aufgabenliste zu führen.
Wenn Sie viele separate Projekte verwenden oder spezielle Anforderungen an Metadaten und GTD-Kontexte, dann solltest du vielleicht bei sowas bleiben wie OmniFocus oder Dinge. Aber Sie werden überrascht sein, wie weit mein E-Mail-basiertes System reichen kann.
Erstens könnte es sich lohnen, die Arten von Dingen zu beschreiben, die ich speichere. Ich schreibe über Hardware, Gadgets und Apps, also ist mein Arbeitspostfach der Ort für alles, worüber ich einen Beitrag schreiben möchte. Diese können aus regulären E-Mails oder von RSS oder von Twitter oder anderswo stammen. Ich habe sogar eine Aktion "Entwürfe", die Notizen direkt an diese Adresse sendet, damit ich mich an Dinge erinnern kann, die ich in der realen Welt finde.
Fastmail
Regeln
Ich benutze Fastmail. Das Unternehmen ist australisch und liegt daher außerhalb des Zuständigkeitsbereichs der National Security Agency und ihrer Spuks, aber der Hauptgrund ist, dass es The Best ist. Die Webmail-Oberfläche ist besser als viele native Apps (ich benutze das Webmail 95 Prozent der Zeit auf iOS – so gut ist es). Außerdem geht es schnell. Du verlierst nette Dinge wie Gmail-Tags und IFTTT Integration, aber es lohnt sich.
Fastmail schlägt Gmail um Längen.
Um meinen eigentlichen Posteingang übersichtlich zu halten, verwende ich einen speziellen Mailordner für meine To-Dos. Es heißt Omni, weil ich es früher mit OmniFocus verwendet habe und warum es ändern? Es ist ein normales Postfach, also richten Sie es ein und erstellen Sie dann eine Regel, die wie folgt funktioniert, unabhängig davon, welchen E-Mail-Dienst Sie verwenden:
Dies nimmt jede E-Mail, die an meine Omni-Adresse gesendet wird (alles ist hier möglich, solange es sich von Ihrer normalen E-Mail-Adresse unterscheidet) und legt sie im Omni-Ordner ab, wobei der Posteingang übersprungen wird.
Dies ist so ziemlich das gesamte Setup. Ich habe auch (verwirrenderweise) eine andere Regel namens „To-do“, die ich für nicht arbeitsbezogene Erinnerungen verwende. Sie können so viele davon erstellen, wie Sie möchten, und verschiedene E-Mails an verschiedenen Orten filtern. Aber das ist so komplex, dass Sie mit einer Task-Manager-App vielleicht besser klarkommen.
Eine Anmerkung: Dies geschieht am besten serverseitig. Das heißt, die Regeln werden von Ihrem E-Mail-Dienst auf seinen eigenen Servern ausgeführt und die Ablage erfolgt, bevor Sie sie jemals sehen. Sie können E-Mail-Regeln in der Mail-App verwenden, diese werden jedoch nur ausgeführt, wenn Ihr Mac eingeschaltet ist. Mit serverseitigen Regeln können Sie dieses gesamte System auf einem iPhone verwenden, ohne dass ein Mac erforderlich ist.
Einreichung
Wenn ich meine regulären eingehenden E-Mails überprüfe, kann ich die relevanten Nachrichten einfach der Omni-Mailbox hinzufügen. In Mac OS X Mail können Sie dafür Tastaturkürzel verwenden, aber ich mache es in der Weboberfläche von Fastmail auf meinem iPad, hauptsächlich weil es so schnell und einfach ist.
RSS
Mr. Reader ist aus zwei Gründen mein bevorzugter RSS-Feed-Reader. Erstens ist es schnell und einfach großartig zu bedienen. Zweitens können Sie alle Arten von benutzerdefinierten Aktionen hinzufügen. Sie können Artikel an Pocket oder andere Apps auf Ihrem iPad senden, aber ich verwende es – Sie ahnen es – per E-Mail.
Ich habe eine benutzerdefinierte Aktion eingerichtet, mit der ich einen ganzen Artikel in drei Schritten per E-Mail versenden kann – einmal zum Öffnen des Freigabemenüs, einmal zum Auswählen des Omni-Dienstes und einmal zum Senden der resultierenden E-Mail. Das ist ziemlich einfach. Dies ist die Regel, die Sie auch können von hier installieren.
Dies ist der Code, den Sie in die Aktion einfügen müssen. Stellen Sie sicher, dass es auch als HTML-Mail gesendet wird, damit es in Ihrem E-Mail-Client gut angezeigt wird.
[QUELLE]
[TEXT] [URL]
Ich habe dort auch die Quell-URL, damit ich den Link schnell kopieren kann, um ihn in Beiträgen richtig zuzuordnen. Sie können dies nach Belieben anpassen.
Mit dieser Aktion kann ich schnell jeden Artikel in vollem HTML-Code, so dass er genau wie der RSS-Eintrag aussieht, an meinen Omni-Posteingang senden, damit ich ihn später schreiben kann.
Die Twitter-Integration ist ein Beispiel für die Kategorie „alles andere“. Das heißt, Sie senden die Tweets einfach per E-Mail an Ihre spezielle Adresse und Ihre Postregel kümmert sich um die Ablage.
Dieser Teil hat nicht viel zu bieten, ansonsten ist es einfacher, wenn Sie die E-Mail-Adresse in Ihrem Adressbuch haben. Aber wenn Sie es nur ein paar Mal manuell eingeben, merkt sich iOS es für Sie.
Es könnte auch ein cleverer Trick sein, Ihre E-Mail-Adresse als Tastaturkürzel in den iOS-Einstellungen, so können Sie einfach ein paar Buchstaben eingeben und das Ganze erweitern, wo immer Sie sich auf Ihrem iPad oder iPhone befinden.
Entwürfe
Entwürfe macht so viel, Sie können Text von fast überall nehmen und an fast jeden anderen Ort senden. In diesem Fall verwende ich es für eine einfache Sache: um eine schnelle E-Mail an meine Omni-Mailbox-Adresse zu senden.
Entwürfe öffnet sich in einem leeren Textfeld, also geben Sie einfach Ihre Wörter ein oder fügen Sie sie ein, klicken Sie dann auf die Schaltfläche Teilen und wählen Sie einen Dienst aus, an den Sie sie senden möchten. Meine benutzerdefinierte E-Mail-Aktion heißt OmniMail (Überraschung!) und ist wie folgt eingerichtet:
Die Betreffzeile kann voreingestellt werden, aber ich habe sie nur als erste Zeile des Fließtextes. Ich entscheide mich auch dafür, die E-Mail im Hintergrund senden zu lassen, was einen in die App integrierten Mailserver verwendet und bedeutet, dass ich mich nicht mit einem Popover-Mail-Blatt befassen und für jede Nachricht auf Senden klicken muss. Dies wäre auch für Mr. Reader ein tolles Feature.
Umgang mit Ihrer Post
Ich kann dir bei diesem Teil nicht helfen. Sie müssen nur sicherstellen, dass Sie Ihr spezielles Postfach oft genug überprüfen, um es nützlich zu machen. Ich lebe aus meinem Omni-Postfach und verbringe dort mehr Zeit als in meinem Posteingang. Aber das andere Postfach, das ich erwähnt habe? Da schaue ich so gut wie nie rein.
In dieser Hinsicht ist meine Methode wie jedes andere To-Do-System – man muss tatsächlich den Überblick behalten. Aber in jeder anderen Hinsicht ist es besser, zumindest für mich. Es ist in jeder Mail-App, die ich jemals benutze, und in jedem Webbrowser vorhanden. Es ist schnell und ich muss mir nie Gedanken darüber machen, ob ich die Aufgabe in meiner E-Mail oder in meiner Task-Manager-App habe.
Tatsächlich gibt es fast keine Wartung. Sie speichern einfach Aufgaben und handeln dann.
Da ich gerade den Schwerpunkt meiner Arbeit hier bei CoM geändert habe, um mehr Funktionen zu schreiben, brauche ich ironischerweise eine Möglichkeit, mit Projekten zu arbeiten. Das Erstellen neuer Ordner für jedes Projekt ist in Fastmail einfach genug (und noch einfacher in Gmail mit Labels), aber die automatische Ablage erfordert spezielle Regeln für jedes neue Projekt, was mühsam zu verwalten ist.
Wenn Sie Ideen haben, schlag mich auf Twitter an. Ebenso ist dies der beste Ort für Feedback im Allgemeinen.
