Jste nemocní horami papíru, které se hromadí ve vaší doručené poště? Pravděpodobně jste slyšeli o radostech z bezpapírové kanceláře, možná jste dokonce přemýšleli o zřízení, ale nevěděli jste jak.
No, tady je návod. Nejen, že je snadné to udělat, ale může to zcela změnit váš život.
Zde je návod, jak pomocí počítače Mac a iPhone bez námahy nastavit vlastní bezpapírovou kancelář bez papíru... správnou cestou.
Proč jsem to napsal
Nikdy jsem nebyl moc dobrý v podání. Ve skutečnosti si myslím, že by se dalo říci, že pokud jde o papíry, jsem prostě nepořádek.
Na základní škole byla moje školní lavice plná neorganizovaných papírů; na střední škole to byla moje skříňka a můj batoh. Po většinu svého dospělého života jsem se týdny vyhýbal otevírání pošty a nechal ji hromadit v obrovských, vratkých věžích účtů a nevyžádané pošty.
Poté, co jsem otevřel svou poštu, jednoduše jsem nacpal cokoli důležitého do jakékoli dostupné zásuvky. Když se tyto zásuvky zaplní, jejich obsah bude zamíchán do lepenkových krabic, které bych strčil do sklepa. Dole mám krabice plné neorganizovaného papíru, které pocházejí z bytu v Irsku, ze kterého jsem se odstěhoval v roce 2006!
Snažím se říci, že jsem organizační nepořádek. Hromadič papíru. A konečně jsem poznal svůj problém. Rozhodl jsem se, že si jednou provždy potřebuji udělat čistou přestávku od papíru, a to zřízením kanceláře bez papírů. Přesto, když jsem mluvil o výhodách přechodu bez papíru, ve skutečnosti jsem nenašel ten, který by mě krok za krokem skutečně provedl procesem, zejména z pohledu majitele Macu. Musel jsem se učit od nuly.
Jsem rád, že mohu říci, že jsem byl úspěšný. Několik měsíců po zřízení mé bezpapírové kanceláře pro Mac jsou moje zásuvky prázdné, všechny moje účty byly zaplaceny a já se vlastně těším, až uslyším pošťáka, jak kráčí po schodech vpředu. Protože jsem se dozvěděl, že bezpapírové papírování není jen lepší způsob, jak dělat věci, je to ve skutečnosti velká zábava. Zde je návod, jak jsem to udělal.
Cíle
Mé cíle pro zřízení bezpapírové kanceláře Mac byly jednoduché. Očividně jsem měl problém s hromaděním dopisů, účtů a dalších dokumentů. Abych se s tím vyrovnal, potřeboval jsem systém, který:
1) Bylo bezbolestné skenovat poštu, účtenky a papíry, když dorazily, ať už jsem byl doma nebo na cestě.
2) Umožnil mi uchovávat naskenované dokumenty uspořádané v centrálním archivu, přístupném z jakéhokoli zařízení.
3) Všechny mé naskenované dokumenty byly zálohovány do cloudu.
4) Umožnil mi upřednostnit dokumenty citlivé na čas a také uspořádat skenování.
5) Archivované digitální dokumenty a e -mailové potvrzení.
6) Podporovaná upozornění a oznámení, když je dokument po splatnosti (například faktura, kterou je třeba zaplatit).
Po dlouhém experimentování jsem přišel na systém, který všechny tyto cíle řešil. Zde je to, co potřebujete.
Složení: hardware
Nejdůležitější věcí v kanceláři bez papíru bude váš skener. Koneckonců, bez dobrého skeneru nemůžete své papíry vůbec digitalizovat. Pokud ho nemáte, budete jej potřebovat.
V mém případě jsem již měl hardware. Moje domácí kancelář obsahuje perfektně funkční multifunkční tiskárnu/skener/fax Canon Pixma MX882, který jsem koupil před několika lety. Má podavač dokumentů a funguje dostatečně dobře.
Pokud jste s vlastním skenerem spokojeni, doporučuji jej použít. V opačném případě byste mohli přijmout doporučení od Wirecutter o tom, jaký skener koupit. Ať už však dostanete cokoli, doporučuji se ujistit, že máte podavač dokumentů: Osobně bych se bez něj neobešel.
Máte také možnost si skener vůbec nekoupit. Koneckonců máte iPhone a v závislosti na tom, kolik stránek musíte digitalizovat, je možné, že váš iPhone - spolu se správnou aplikací (viz níže) - za vás udělá všechno těžké.
Ingredience: aplikace a služby
Když už mluvíme o zvedání těžkých břemen, tady používám svou bezpapírovou kancelář pro Mac.
• Evernote -Služba vytváření poznámek a archivace na téma slonů je dokonalým způsobem, jak udržovat dokumenty organizované a v cloudu. Velmi plnohodnotný Evernote: Podporuje obrazové soubory, více notebooků, tagování a vyhledávání v souborech PDF a má aplikace pro téměř každou platformu pod sluncem. Evernote vám dokonce umožňuje snadno přidávat poznámky k poznámkám, nastavovat upozornění na jejich splatnost a odesílat e -mailové účty a potvrzení spolu se „skutečnými“ díky Webový strojek Evernote.
• Dropbox - Může se to zdát divné, že bychom ukládali naše skeny do obou Dropboxů a Evernote, ale mějte se mnou zde: Nastavení účtu v cloudové souborové službě jde dlouhou cestou k automatizaci vaší bezpapírové kanceláře. Protože…
• IFTTT - Ano, použijeme nástroj pro automatizaci internetu IFTTT propojit účty Dropbox a Evernote a zaručit, že kdykoli naskenujete dokument do složky Dropbox, je to tak automaticky uloženy, uloženy a označeny v univerzální doručené poště na vašem účtu Evernote.
• Scanbot -Tato vražedná aplikace pro iPhone je neuvěřitelně plnohodnotný a snadno použitelný skener v dlani. A co je nejdůležitější pro naše účely, Scanbot dokáže automaticky uložit všechny vaše skeny do Evernote. Nejlepší ze všech? Scanbot je ke stažení zdarma v iOS App Storu.
• Skenovací software pro Mac - Tohle je na tobě. OS X má vestavěný skenovací software, ale osobně jsem zjistil, že je nespolehlivý a náchylný k rušení a záhadným chybám, když jsem ho používal se svým Pixma. Pokud máte problémy s výchozí aplikací pro skenování OS X, můžete mít větší štěstí, když vyzkoušíte tu, která je součástí vašeho skeneru.
Jakmile se zaregistrujete k výše uvedeným službám a stáhnete si jejich přidružené aplikace, nastavení vaší bezpapírové kanceláře Mac zabere jen pár minut.
Nastavení všeho
Co zde uděláme, je vytvoření univerzální schránky pro dokumenty v Evernote. Kdykoli na svém počítači Mac nebo iPhone naskenujete cokoli, naskenované snímky budou okamžitě odeslány do této doručené pošty a uloženy v cloudu.
1. Nainstalujte Evernote na vašem Macu a vytvořte si účet, pokud ho ještě nemáte.
2. Vytvořte si notebook s názvem Evernote Bude podán.
3. Nainstalujte si Dropbox na Mac a vytvořit účet pokud ho ještě nemáte.
4. Jakmile je Dropbox nainstalován, vytvořte ve složce Dropbox podsložku s názvem Skenování bez papíru.
5. Jít do tento odkaz IFTTT a kliknutím na „Přidat recept“ propojte svůj Dropbox Skenování bez papíru do vaší Evernote Bude podán notebook.
6. Volitelné: Na svůj iPhone nainstalujte Scanbot a poté otevřete aplikaci. Klikněte na tlačítko „X“ v levém horním rohu obrazovky a poté vyberte ikonu „Gears“. Odtud zapněte „Automatické nahrávání“ a nastavte Scanbot, aby automaticky odesílal všechny vaše skeny do Bude podán ve vaší Evernote.
Vše hotovo? V dalším kroku vás provedu procesem skenování dokumentů a jejich uložením. Každý člověk řeší věci jedinečně, takže se můžete rozhodnout, že to uděláte jinak, ale já jsem usoudil, že by asi pomohlo zjistit, jak používám výše uvedený systém, abych byl organizovaný.
Proces
Takto se udržuji ve své kanceláři bez papírů.
Jednou denně otevřu veškerou poštu. Pokud je to důležité, uložím to; pokud to není důležité, okamžitě to vyhodím. Totéž platí pro účtenky. Po celý den ukládám účtenky do peněženky. Jednou denně otevřu peněženku, vytáhnu účtenky a naskenuji je, pokud jsou důležité (například obchodní výdaje). Jinak jsou zničeni.
Bez ohledu na to, zda se jedná o účty, důležité dokumenty nebo stvrzenky, používám buď Scanbot na iPhonu, nebo můj stolní skener pro uložení každé účtenky Skenování bez papíru složku. Nestarám se o název těchto souborů ani o nic jiného. Nesnažím se organizovat své dokumenty v Dropboxu. K tomu slouží Evernote. Vím, že když uložím stvrzenku do Dropboxu na plochu, automaticky se vloží do mého Bude podán notebook v Evernote, a že je tam Scanbot automaticky přidá.
(Poznámka: Pokud používáte výše uvedený recept IFTTT pro stolní skener, nezapomeňte je uložit jako soubory obrázků, nikoli jako soubory PDF. Pokud jsou ve formátu PDF, recept IFTTT je nemůže automaticky importovat jako obrázkové poznámky do Evernote, takže je budete muset přidat ručně.
Jakmile vše naskenuji, okamžitě přejde do koše nebo drtiče a otevřu Evernote. Navigace k mému Bude podán poznámkový blok, vidím všechny své nedávné skeny na první pohled. Procházím každý sken, jeden po druhém, a dávám mu popisný název i značky. Například poznámka obsahující tento měsíc účet za elektřinu může být přejmenována na „Faktura za elektřinu - březen 2015“ a může být označena jako „účty, elektřina, veřejné služby, 2015“.
Kromě toho, pokud existují dva nebo tři různé skeny, které všechny patří k sobě, jako vícestránkový dokument, použiji k jejich seskupení funkci „Sloučit“ od Evernote. A pokud je k dokumentu připojeno „splatné“, jako je faktura, kliknu na tlačítko „Připomenutí“ Evernote a nastavím datum, kdy mám být upozorněn na jeho zaplacení.
Poté, co přejmenuji, označím, sloučím a nastavím připomenutí pro všechny naskenované dokumenty toho dne, uložím je přesunutím z Bude podán poznámkový blok a do dalších poznámkových bloků Evernote, které jsem nastavil, abych měl pořádek. Notebooky, které si zde možná budete chtít zřídit, se pravděpodobně budou lišit od těch mých, ale pro představu, mám sešity pro „Zaplacené účty“, „Nezaplacené účty“, „Potvrzení o podnikání“, „Potvrzení pro domácnost“, „Důležité dokumenty“ a více.
Bez ohledu na to, jaké notebooky máte, je cíl stejný. Chcete, aby v poznámkovém bloku „To Be Filed“ nebyly žádné dokumenty, které již byly zpracovány. Toto je nula doručené pošty, která se počítá!
Závěr
Mám to? Skenování, hod, soubor, opakování. Tím, že strávíte pouhé dvě minuty denně těmito jednoduchými úkoly jakékoli zařízení máte po ruce, můžete zcela změnit svůj život.
Vím, že jsem vylil spoustu pixelů popisujících, jak zde nastavit kancelář bez papírů pro Mac, ale věřte mi: Je to mnohem jednodušší, než to vypadá. Můžete to nastavit během několika minut. A jakmile to nastavíte? Je to nebe.
Všechny vaše účty a důležité dokumenty budou prohledávány. Už vám nikdy neunikne účtenka ani účtenka. Papír existuje pouze k digitalizaci a spouštění do cloudu. Váš stůl se stane přehledným. Už nikdy vám neunikne datum splatnosti faktury. Audit IRS přestává být věcí, které je třeba se bát. E -mailové potvrzení můžete ukládat na stejné místo jako papírové, aniž byste cokoli tiskli.
Na co čekáš? Zařiďte si kancelář bez papírů a pak nám v komentářích řekněte, jak vám to jde!