Říká se, že vaše e -mailová schránka je hrozné místo pro správu úkolů. Nesouhlasil bych. Myslím, že je to ideální místo. Koneckonců, většina mých úkolů přichází prostřednictvím e -mailu a jakákoli aplikace, která může sdílet informace, je může sdílet prostřednictvím e -mailu. Proč si dělat starosti s další aplikací a uchovávat všechny důležité věci na dvou místech, když to všechno lze snadno spravovat na jednom místě?
Dělám to přesně od té doby, co jsem se vyhnul OmniFocus„To je tak dávno, že si nepamatuji, jak dávno to bylo. S trochou nastavení v každodenních zprávách a procházení aplikací můžete svou doručenou poštu proměnit ve správný univerzální seznam úkolů. Zde je postup.
Tento tutoriál bude používat váš e -mailový účet, Pane čtenáři (u novinek RSS), Twitterrific a Koncepty, plus jedno jednoduché poštovní pravidlo pro organizaci věcí v zákulisí. Se všemi druhy doplňků můžete nadávat, ale základní systém je pevný a flexibilní. Jak říkám, používám to měsíce a je to mnohem lepší než cokoli jiného, co jsem zkoušel.
E -mail je všudypřítomný, takže je ideálním místem pro uložení seznamu úkolů.
Pokud používáte spoustu samostatných projektů nebo máte specifické potřeby pro metadata a Kontexty GTD, pak byste se měli držet něčeho podobného OmniFocus nebo Věci. Byli byste ale překvapeni, kam až se může můj systém založený na e-mailech natáhnout.
Za prvé by možná stálo za to popsat druhy věcí, které ukládám. Píšu o hardwaru, miniaplikacích a aplikacích, takže moje pracovní schránka je místo pro cokoli, o čem bych chtěl napsat příspěvek. Ty mohou pocházet z běžných e -mailů nebo z RSS nebo z Twitteru nebo kdekoli jinde. Dokonce mám akci Koncepty, která bude posílat poznámky přímo na tuto adresu, abych si mohl posílat připomenutí věcí, které najdu v reálném světě.
Fastmail
Pravidla
Používám Fastmail. Společnost je australská, a proto je mimo jurisdikční dosah Národní bezpečnostní agentury a jejích strašidel, ale hlavním důvodem je, že je to nejlepší. Rozhraní webové pošty je lepší než mnoho nativních aplikací (webmail používám 95 procent času v systému iOS - takhle je to dobré). Navíc je to rychlé. Ztrácíte pěkné věci, jako jsou značky Gmailu a IFTTT integrace, ale stojí to za to.
Fastmail porazí Gmail.
Aby byla moje aktuální schránka bez nepořádku, používám pro své úkoly speciální poštovní složku. Říká se tomu Omni, protože jsem ho používal s OmniFocus a proč to měnit? Je to běžná poštovní schránka, pokračujte a nastavte ji a poté vytvořte pravidlo, které bude fungovat jako následující, v jakékoli poštovní službě, kterou používáte:
To zabere jakýkoli e -mail odeslaný na moji adresu Omni (zde bude fungovat cokoli, pokud se liší od vaší obvyklé obyčejné e -mailové adresy) a uloží jej do složky Omni a přeskočí doručenou poštu.
To je skoro celé nastavení. Mám také (matoucně) další pravidlo s názvem „To-do“, které používám pro upomínky nesouvisející s prací. Můžete jich vytvořit tolik, kolik chcete, filtrováním různých e -mailů na různá místa. Ale to je tak složité, že by vám to s aplikací správce úloh mohlo být lepší.
Jedna poznámka: To se nejlépe provádí na straně serveru. To znamená, že pravidla spouští vaše poštovní služba na vlastních serverech a podání se provádí dříve, než se na něj podíváte. V aplikaci Pošta můžete použít pravidla pošty, ale budou spuštěna pouze tehdy, když je váš Mac zapnutý. Pravidla na straně serveru vám umožňují používat celý tento systém na iPhone, není vyžadován Mac.
Podání
Když kontroluji svou běžnou příchozí poštu, mohu pouze přidat příslušné zprávy do poštovní schránky Omni. V systému Mac OS X Mail k tomu můžete použít klávesové zkratky, ale já to dělám ve webovém rozhraní Fastmailu na svém iPadu, hlavně proto, že je to tak rychlé a snadné.
RSS
Mr. Reader je moje čtečka RSS kanálů ze dvou důvodů. Za prvé, je to rychlé a použití je skvělé. Za druhé, můžete přidat všechny druhy vlastních akcí. Články můžete posílat do Pocket nebo jiných aplikací na iPadu, ale věc, pro kterou je používám, je - uhodli jste - e -mail.
Mám nastavenou vlastní akci, která mi umožňuje odeslat celý článek na tři klepnutí - jedním otevřete nabídku sdílení, druhým zvolíte službu Omni a druhým odešlete výslednou poštu. To je docela snadné. Toto je pravidlo, které můžete také nainstalovat odtud.
Toto je kód, který musíte vložit do akce. Ujistěte se, že jste také nastavili, aby byl odesílán jako e -mail ve formátu HTML, aby se ve vašem poštovním klientovi zobrazoval hezky.
[ZDROJ]
[TEXT] [URL]
Mám tam také adresu URL zdroje, takže mohu rychle zkopírovat odkaz pro správné uvedení v příspěvcích. Můžete to upravit, jak chcete.
Díky této akci mohu rychle poslat jakýkoli článek v plném efektu HTML, aby vypadal stejně jako záznam RSS, do mé schránky Omni, připravený k zápisu později.
Cvrlikání
Integrace Twitteru je příkladem pro kategorii „všechno ostatní“. To znamená, že tweety stačí zaslat e -mailem na vaši speciální adresu a vaše poštovní pravidlo se postará o podání.
V této části toho není mnoho, kromě toho je snazší, pokud máte e -mailovou adresu ve svém adresáři. Pokud na něj ale několikrát klepnete ručně, iOS si to za vás zapamatuje.
Může být také chytrým trikem přidat svou e -mailovou adresu jako klávesová zkratka v nastavení iOS, takže můžete jednoduše napsat pár písmen a nechat to celé rozšířit, ať jste kdekoli na iPadu nebo iPhonu.
Pracovní verze
Pracovní verze dělá tolik, že vám umožní vzít text téměř odkudkoli a odeslat jej téměř kamkoli jinam. V tomto případě to používám pro jednu jednoduchou věc: poslat rychlou poštu na adresu mé schránky Omni.
Koncepty se otevřou do prázdného textového pole, stačí tedy zadat nebo vložit slova, poté kliknout na tlačítko sdílení a zvolit službu, do které se má odeslat. Moje vlastní e -mailová akce se nazývá OmniMail (překvapení!) A je nastavena takto:
Předmětový řádek lze přednastavit, ale já ho mám jen jako první řádek hlavního textu. Také jsem se rozhodl nechat odeslat e -mail na pozadí, který používá poštovní server zabudovaný do aplikace a znamená, že nemusím řešit vyskakovací list pošty a u každé zprávy stisknout Odeslat. To by byla skvělá funkce i pro pana čtenáře.
Nakládání s vaší poštou
S touto částí vám nemohu pomoci. Jen se musíte ujistit, že svou speciální poštovní schránku kontrolujete dostatečně často, aby byla užitečná. Žiji mimo svou poštovní schránku Omni a trávím tam více času než ve své doručené poště. Ale ta další schránka úkolů, kterou jsem zmínil? Skoro nikdy se tam nepodívám.
V tomto ohledu je moje metoda velmi podobná jakémukoli jinému systému úkolů-musíte na něm skutečně zůstat. Ale ve všech ostatních ohledech je to lepší, alespoň pro mě. Je tam v každé e -mailové aplikaci, kterou jsem kdy použil, a v každém webovém prohlížeči. Je to rychlé a nikdy si nemusím dělat starosti s tím, jestli mám úkol v e-mailu nebo v aplikaci pro správu úloh.
Ve skutečnosti neexistuje téměř žádná údržba. Úkoly pouze ukládáte a pak je plníte.
Je ironií, že jelikož jsem právě zde v CoM změnil zaměření své práce, abych mohl psát další funkce, budu potřebovat způsob práce s projekty. Vytváření nových složek pro každý projekt je v aplikaci Fastmail dostatečně snadné (a ještě jednodušší v Gmailu se štítky), ale automatické podávání bude vyžadovat zvláštní pravidla pro každý nový projekt, což je bolest při správě.
Pokud máte nějaké nápady, napiš mě na Twitter. Stejně tak je to nejlepší místo pro zpětnou vazbu obecně.