Казват, че входящата ви поща е ужасно място за управление на задачи. Не бих се съгласил. Мисля, че това е идеалното място. В крайна сметка повечето ми задачи идват по имейл и всяко приложение, което може да споделя информация, може да я сподели по имейл. Защо да се притеснявате с допълнително приложение, като държите всички тези важни неща на две места, когато всичко може лесно да се управлява на едно място?
Правя точно това, откакто се отказах OmniFocus, което е толкова отдавна, че не мога да си спомня колко отдавна беше. С малко настройка в ежедневните ви новини и приложения за сърфиране можете да превърнете входящата си поща в подходящ универсален списък със задачи. Ето как.
Този урок ще използва вашия имейл акаунт, Г -н Читател (за RSS новини), Twitterrific и Чернови, плюс едно просто правило за поща за организиране на нещата зад кулисите. Можете да забърквате нещата с всякакви екстри, но основната система е солидна и гъвкава. Както казах, използвам го от месеци и е много по -добър от всичко друго, което съм опитвал.
Имейлът е повсеместен, така че е идеалното място да запазите списъка със задачи.
Ако използвате много отделни проекти или имате специфични нужди за метаданни и GTD контексти, тогава може би трябва да се придържате към нещо подобно OmniFocus или Неща. Но ще се изненадате докъде може да се простира моята система, базирана на поща.
Първо, може би си струва да опиша видовете неща, които спестявам. Пиша за хардуер, джаджи и приложения, така че работната ми пощенска кутия е мястото за всичко, за което бих искал да напиша публикация. Те могат да идват от обикновени имейли, или от RSS, или от Twitter или от друго място. Дори имам действие „Чернови“, което ще изпраща бележки директно на този адрес, за да мога да си изпращам напомняния за неща, които откривам в реалния свят.
Fastmail
Правила
Използвам Fastmail. Компанията е австралийска и следователно е извън обхвата на юрисдикцията на Агенцията за национална сигурност и нейните призраци, но основната причина е, че е The Best. Интерфейсът за уеб поща е по -добър от много местни приложения (използвам уеб пощата 95 процента от времето на iOS - това е колко е добро). Плюс това е бързо. Губите хубави неща като тагове в Gmail и IFTTT интеграция, но си заслужава.
Fastmail побеждава Gmail надолу.
За да запазя действителната си пощенска кутия без проблеми, използвам специална пощенска папка за своите задачи. Нарича се Omni, защото го използвах с OmniFocus и защо да го променя? Това е обикновена пощенска кутия, така че продължете и я настройте, след което направете правило, което работи по следния начин, в която и пощенска услуга да използвате:
Това отнема всеки имейл, изпратен на моя Omni адрес (всичко ще се случи тук, стига да е различен от обичайния ви обикновен имейл адрес) и го записва в папката Omni, като пропуска входящата поща.
Това е почти цялата настройка. Имам (объркващо) друго правило, наречено „Задачи“, което използвам за напомняния, които не са свързани с работата. Можете да направите толкова, колкото искате, като филтрирате различни имейли на различни места. Но това е толкова сложно, че може би ще бъдете по-добри с приложението за управление на задачи.
Една забележка: Това е най -добре да се направи от страна на сървъра. Тоест правилата се управляват от вашата пощенска услуга на собствените й сървъри и подаването се извършва, преди да го видите. Можете да използвате правилата за поща в приложението Mail, но те ще се изпълняват само когато вашият Mac е включен. Правилата от страна на сървъра ви позволяват да използвате цялата тази система на iPhone, не се изисква Mac.
Подаване
Когато проверявам обикновената си входяща поща, мога просто да добавя съответните съобщения към пощенската кутия на Omni. В Mac OS X Mail можете да използвате клавишни комбинации, за да направите това, но аз го правя в уеб интерфейса на Fastmail на моя iPad, най -вече защото е толкова бърз и лесен.
RSS
Г -н Reader е избраният от мен четец на RSS емисии по две причини. Първо, това е бързо и просто чудесно за използване. Второ, можете да добавяте всякакви персонализирани действия. Можете да изпращате статии до Pocket или други приложения на вашия iPad, но това, за което го използвам, е - познахте - имейл.
Имам персонализирано действие, което ми позволява да изпратя по пощата цяла статия с три докосвания - една за отваряне на менюто за споделяне, друга за избор на услугата Omni и една за изпращане на получената поща. Това е доста лесно. Това е правилото, което също можете инсталирайте от тук.
Това е кодът, който трябва да въведете в действието. Уверете се, че също сте го настроили да се изпраща като HTML поща, така че да се показва добре в пощенския ви клиент.
[ИЗТОЧНИК]
[ТЕКСТ] [URL]
Имам и изходния URL адрес там, така че мога бързо да копирам връзката за правилно приписване в публикациите. Можете да промените това, както искате.
С това действие мога бързо да изпратя всяка статия с изцяло изискан HTML, така че да изглежда точно като RSS записа, във входящата ми пощенска кутия, готова за писане по -късно.
Интеграцията с Twitter е пример за категорията „всичко останало“. Тоест просто изпращате туитовете по имейл на вашия специален адрес и вашето правило за поща се грижи за подаването.
Тази част няма особено значение, освен че е по -лесно, ако имате имейл адреса в адресната си книга. Но ако просто го докоснете ръчно няколко пъти, iOS ще го запомни вместо вас.
Може също да бъде умен трик да добавите имейл адреса си като клавишна комбинация в настройките на iOS, така че можете просто да въведете няколко букви и да го накарате да разшири всичко, където и да сте на вашия iPad или iPhone.
Чернови
Чернови прави толкова много, като ви позволява да вземате текст от почти навсякъде и да го изпращате почти навсякъде другаде. В този случай го използвам за едно просто нещо: да изпратя бърза поща до адреса на пощенската ми кутия на Omni.
Чернови се отваря към празно текстово поле, така че просто въведете или поставете думите си, след това натиснете бутона за споделяне и изберете услуга, до която да го изпратите. Моето персонализирано действие по имейл се нарича OmniMail (изненада!) И е настроено така:
Темата може да бъде предварително зададена, но аз просто я имам като първи ред в основния текст. Също така избирам имейлът да се изпраща във фонов режим, който използва пощенски сървър, вграден в приложението и означава, че няма нужда да се занимавам с изскачащ лист с поща и натискам изпращане за всяко съобщение. Това би било чудесна функция и за г -н Reader.
Справяне с вашата поща
Не мога да ви помогна с тази част. Просто трябва да се уверите, че проверявате специалната си пощенска кутия достатъчно често, за да стане полезна. Живея извън моята пощенска кутия Omni, прекарвайки повече време там, отколкото във входящата си поща. Но онази друга пощенска кутия за задачи, която споменах? Почти никога не поглеждам там.
В това отношение моят метод е много подобен на всяка друга система за задачи-всъщност трябва да останете върху него. Но във всяко друго отношение е по -добре поне за мен. Има го във всяко приложение за поща, което някога съм използвал, и във всеки уеб браузър. Това е бързо и никога не трябва да се притеснявам дали имам задачата в имейла си или в приложението за мениджър на задачи.
Всъщност почти няма никаква поддръжка. Просто запазвате задачи, след което действате върху тях.
По ирония на съдбата, тъй като току -що промених фокуса на работата си тук в CoM, за да напиша повече функции, ще се нуждая от начин за работа с проекти. Създаването на нови папки за всеки проект е достатъчно лесно в Fastmail (и още по-лесно в Gmail с етикети), но автоматичното подаване ще се нуждае от специални правила за всеки нов проект, което е болезнено за управление.
Ако имате някакви идеи, удари ме в Twitter. По същия начин това е най -доброто място за обратна връзка като цяло.
