هل سئمت من تراكم الورق في صندوق الوارد الخاص بك؟ ربما تكون قد سمعت عن مباهج وجود مكتب بلا أوراق ، وربما فكرت في إعداد مكتب ، لكنك لا تعرف كيف.
حسنًا ، إليك الطريقة. ليس من السهل القيام بذلك فحسب ، بل يمكن أن يغير حياتك تمامًا.
إليك كيفية استخدام جهاز Mac و iPhone لإعداد مكتبك الخالي من الورق دون عناء... بالطريقة الصحيحة.
لماذا كتبت هذا
لم أكن أبدًا جيدًا جدًا في تقديم الملفات. في الواقع ، أعتقد أنه يمكنك القول ، عندما يتعلق الأمر بالأوراق ، فأنا مجرد فوضى.
في المدرسة الابتدائية ، كان مكتبي المدرسي مكتظًا بالأوراق غير المنظمة ؛ في المدرسة الثانوية ، كانت خزانتي وحقيبة الظهر. خلال معظم حياتي البالغة ، كنت أتجنب فتح البريد لأسابيع ، وتركته يتراكم في أبراج ضخمة ومتذبذبة من الفواتير والرسائل البريدية غير المرغوب فيها.
بعد أن فتحت بريدي ، كنت ببساطة أحشر أي شيء مهم في أي درج متاح. عندما تمتلئ هذه الأدراج ، سيتم خلط محتوياتها في صناديق من الورق المقوى ، والتي كنت أقوم بدفعها في الطابق السفلي. لدي صناديق مليئة بالورق غير المنظم هناك تعود إلى شقة في أيرلندا خرجت منها في عام 2006!
ما أحاول قوله هو أنني أعاني من فوضى تنظيمية. مكتنز الورق. وأخيرًا ، تعرفت على مشكلتي. قررت أنني بحاجة إلى استراحة نظيفة من الورق ، مرة واحدة وإلى الأبد ، من خلال إنشاء مكتب بلا أوراق. ومع ذلك ، على الرغم من كل الحديث عبر الإنترنت عن فوائد عدم استخدام الورق ، لم أجد في الواقع واحدًا يرشدني خلال هذه العملية ، خطوة بخطوة ، خاصة من منظور مالك Mac. كان علي أن أتعلم من الصفر.
يسعدني أن أقول إنني كنت ناجحًا. بعد بضعة أشهر من إعداد مكتبي الذي يعمل بنظام Mac غير الورقي ، أصبحت أدراجي فارغة ، وتم دفع جميع فواتيري ، وأنا أتطلع بالفعل إلى سماع ساعي البريد وهو يتقدم في الدرجات الأمامية. لأن ما تعلمته هو أن الاستغناء عن الأوراق ليس مجرد طريقة أفضل للقيام بالأشياء ، بل إنه في الواقع كثير من المرح. وإليك كيف فعلت ذلك.
الأهداف
كانت أهدافي في إنشاء مكتب Mac بدون أوراق بسيطة. من الواضح أنني واجهت مشكلة في تراكم الرسائل والفواتير والمستندات الأخرى. للتعامل مع ذلك ، كنت بحاجة إلى نظام:
1) جعل مسح البريد والإيصالات والأوراق ضوئيًا أمرًا غير مؤلم عند وصولهم ، سواء كنت في المنزل أو على الطريق.
2) سمح لي بالاحتفاظ بالمستندات الممسوحة ضوئيًا منظمة في أرشيف مركزي يمكن الوصول إليه من أي جهاز.
3) احتفظت بنسخة احتياطية من جميع المستندات الممسوحة ضوئيًا على السحابة.
4) سمح لي بتحديد أولويات المستندات الحساسة للوقت ، وكذلك الحفاظ على تنظيم عمليات الفحص.
5) الوثائق الرقمية المؤرشفة والإيصالات المرسلة بالبريد الإلكتروني.
6) التنبيهات والإخطارات المدعومة عندما يكون المستند قد فات موعد استحقاقه (مثل ، على سبيل المثال ، فاتورة يجب دفعها).
بعد الكثير من التجارب ، اكتشفت نظامًا يعالج كل هذه الأهداف. هذا ما تحتاجه.
المكونات: الأجهزة
إن أهم شيء في المكتب الخالي من الأوراق هو الماسح الضوئي الخاص بك. بعد كل شيء ، لا يمكنك رقمنة أوراقك على الإطلاق بدون ماسح ضوئي جيد. إذا لم يكن لديك واحد ، فستحتاج إلى واحد.
في حالتي ، كان لدي بالفعل الجهاز. يحتوي مكتبي المنزلي على طابعة / ماسح ضوئي / جهاز فاكس متعدد الإمكانات يمكن صيانته بشكل مثالي ، وهو Canon Pixma MX882 ، والذي اشتريته منذ بضع سنوات. يحتوي على وحدة تغذية المستندات ، ويعمل بشكل جيد بما فيه الكفاية.
إذا كنت راضيًا عن الماسح الضوئي الخاص بك ، أقترح استخدامه. خلاف ذلك ، يمكنك الحصول على توصية من Wirecutter على أي ماسح ضوئي للشراء. مهما كان ما تحصل عليه ، فإنني أوصي بالتأكد من أن لديك وحدة تغذية مستندات: شخصيًا ، لا يمكنني التعايش بدون واحدة.
لديك أيضًا خيار عدم شراء ماسح ضوئي على الإطلاق. بعد كل شيء ، لديك iPhone ، واعتمادًا على عدد الصفحات التي يتعين عليك رقمنتها ، من الممكن أن يقوم iPhone - جنبًا إلى جنب مع التطبيق المناسب (انظر أدناه) - بكل المهام الثقيلة نيابة عنك.
المكونات: التطبيقات والخدمات
بالحديث عن رفع الأحمال الثقيلة ، إليك ما أستخدمه لمكتبي الخالي من الورق في Mac.
• إيفرنوت - خدمة تدوين الملاحظات والأرشفة على شكل فيل هي الطريقة المثلى للحفاظ على المستندات منظمة وفي السحابة. ميزات Evernote كاملة الميزات: فهي تدعم ملفات الصور ، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة المتعددة ، ووضع العلامات والبحث داخل ملفات PDF ، ولديها تطبيقات لكل نظام أساسي تقريبًا. يتيح لك Evernote أيضًا إضافة تعليقات توضيحية للملاحظات بسهولة ، وتعيين التنبيهات عند استحقاقها ، وتقديم فواتير وإيصالات البريد الإلكتروني جنبًا إلى جنب مع تلك "الحقيقية" بفضل أداة قص الويب Evernote.
• بصندوق الإسقاط - قد يبدو غريبًا أننا سنحفظ عمليات المسح التي أجريناها في كل من Dropbox و Evernote ، ولكن تحمل معي هنا: إعداد حساب على خدمة الملفات المستندة إلى مجموعة النظراء يقطع شوطًا طويلاً نحو أتمتة مكتبك الخالي من الورق. لأن…
• IFTTT - نعم ، سنستخدم أداة أتمتة الإنترنت IFTTT لربط حسابات Dropbox و Evernote الخاصة بك ، مما يضمن أنه في أي وقت تقوم فيه بمسح مستند ضوئيًا في مجلد Dropbox الخاص بك ، تلقائيا تم تخزينها وحفظها ووضع علامات عليها في صندوق وارد عالمي في حساب Evernote الخاص بك.
• سكانبوت - يعد تطبيق iPhone القاتل هذا ماسحًا ضوئيًا كامل الميزات وسهل الاستخدام في راحة يدك. الأهم من ذلك ، لأغراضنا ، أن Scanbot يمكنه حفظ جميع عمليات المسح تلقائيًا في Evernote. أفضل للجميع؟ Scanbot هو تنزيل مجاني على متجر تطبيقات iOS.
• برنامج مسح Mac - هذا متروك لك. يحتوي OS X على برنامج مسح ضوئي مدمج ، لكنني شخصيًا وجدت أنه كان غير موثوق به وعرضة للتشويش والأخطاء الغامضة عندما استخدمته مع Pixma الخاص بي. إذا كنت تواجه مشكلات مع تطبيق Scanning الافتراضي لنظام التشغيل OS X ، فقد يكون حظك أفضل إذا جربت التطبيق الذي يأتي مع الماسح الضوئي الخاص بك.
بمجرد الاشتراك في الخدمات المذكورة أعلاه وتنزيل التطبيقات المرتبطة بها ، فإن إعداد مكتب Mac غير الورقي يستغرق بضع دقائق فقط.
إعداد كل شيء
ما سنفعله هنا هو إنشاء صندوق بريد عالمي للمستندات في Evernote. في أي وقت تقوم فيه بمسح أي شيء على جهاز Mac أو iPhone الخاص بك ، سيتم إرسال عمليات المسح على الفور إلى صندوق الوارد هذا وتخزينها في السحابة.
1. تثبيت Evernote على جهاز Mac الخاص بك وأنشئ حسابًا إذا لم يكن لديك حساب بالفعل.
2. قم بإنشاء دفتر ملاحظات في Evernote يسمى لتقديمها.
3. قم بتثبيت Dropbox على جهاز Mac الخاص بك و انشئ حساب إذا لم يكن لديك واحد بالفعل.
4. بمجرد تثبيت Dropbox ، قم بإنشاء مجلد فرعي في مجلد Dropbox يسمى المسح اللاورقي.
5. اذهب إلى رابط IFTTT هذا وانقر على "إضافة وصفة" لربط Dropbox الخاص بك المسح اللاورقي مجلد إلى Evernote الخاص بك لتقديمها دفتر.
6. اختياري: على جهاز iPhone ، قم بتثبيت Scanbot ، ثم افتح التطبيق. انقر فوق الزر "X" أعلى الزاوية اليسرى من الشاشة ، ثم حدد رمز "Gears". من هناك ، قم بتشغيل "التحميل التلقائي" واضبط Scanbot ليقوم تلقائيًا بتحميل جميع عمليات المسح الخاصة بك إلى ملف لتقديمها مجلد في Evernote الخاص بك.
كله تمام؟ بالنسبة للخطوة التالية ، سأوجهك خلال عملية مسح المستندات ضوئيًا وحفظها بعيدًا. يتعامل كل شخص مع الأشياء بشكل فريد ، لذلك قد تقرر القيام بذلك بشكل مختلف ، لكنني اعتقدت أنه سيكون من المفيد على الأرجح معرفة كيفية استخدام النظام أعلاه للحفاظ على تنظيم نفسي.
العملية
إليك كيف أحافظ على تنظيم نفسي من خلال مكتبي الخالي من الأوراق.
مرة واحدة في اليوم ، أفتح كل بريدي. إذا كان ذلك مهمًا ، فأنا أحفظه ؛ إذا لم يكن الأمر مهمًا ، فأنا أضعه في المهملات على الفور. الشيء نفسه ينطبق على الإيصالات. طوال اليوم ، أقوم بتخزين الإيصالات في محفظتي. مرة في اليوم ، أفتح محفظتي وأخرج الإيصالات وأدخلها ضوئيًا إذا كانت مهمة (مثل نفقات العمل). خلاف ذلك ، يتم التخلص منهم.
بغض النظر عما إذا كانت فواتير أو مستندات مهمة أو إيصالات ، أستخدم إما Scanbot على iPhone أو ماسح سطح المكتب الخاص بي لحفظ كل إيصال في المسح اللاورقي مجلد. لا تقلق بشأن اسم هذه الملفات أو أي شيء آخر. لا أحاول تنظيم مستنداتي في Dropbox. هذا هو الغرض من Evernote. أعلم أنه إذا قمت بحفظ إيصال في Dropbox على سطح المكتب ، فسيتم وضعه تلقائيًا في لتقديمها دفتر ملاحظات في Evernote ، وسيقوم هذا Scanbot بإضافتها تلقائيًا هناك.
(ملاحظة: إذا كنت تستخدم وصفة IFTTT أعلاه لماسح ضوئي لسطح المكتب ، فتأكد من حفظها كملفات صور وليس ملفات PDF. إذا كانت في شكل PDF ، لا يمكن لوصفة IFTTT استيرادها تلقائيًا كملاحظات صورة إلى Evernote ، لذا سيتعين عليك إضافتها يدويا.
بمجرد مسح كل شيء بداخله ، ينتقل إلى سلة المهملات أو آلة التقطيع على الفور ، وأفتح Evernote. الملاحة إلى بلدي لتقديمها دفتر ملاحظات ، يمكنني رؤية جميع عمليات الفحص التي أجريتها مؤخرًا في لمحة. أقوم بالنقر فوق كل مسح ضوئيًا ، واحدًا تلو الآخر ، وأعطيه اسمًا وصفيًا بالإضافة إلى العلامات. على سبيل المثال ، قد تتم إعادة تسمية الملاحظة التي تحتوي على فاتورة الكهرباء لهذا الشهر باسم "فاتورة الكهرباء - مارس 2015" ويتم تمييزها بعبارة "فواتير ، كهرباء ، مرافق ، 2015."
بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان هناك عمليتان أو ثلاث عمليات مسح مختلفة تنتمي جميعها معًا ، مثل مستند متعدد الصفحات ، فسوف أستخدم ميزة "دمج" في Evernote لتجميعها معًا. وإذا كان المستند مرفقًا به "مستحق حتى" ، مثل فاتورة ، فسوف أنقر على زر "تذكير" في Evernote وأعيِّن التاريخ الذي يجب فيه تذكيرني بدفعه.
بعد إعادة تسمية جميع المستندات الممسوحة ضوئيًا في ذلك اليوم ووضع علامة عليها ودمجها وتعيينها ، يمكنني حفظها بنقلها خارج لتقديمها دفتر الملاحظات وفي دفاتر Evernote الأخرى التي أعددتها لإبقائي منظمًا. من المحتمل أن تختلف أجهزة الكمبيوتر المحمولة التي قد ترغب في إعدادها هنا عن دفاتر الملاحظات الخاصة بي ، ولكن لأعطيك فكرة ، لدي دفاتر ملاحظات لـ "فواتير مدفوعة" و "فواتير غير مدفوعة" و "إيصالات عمل" و "إيصالات منزلية" و "مستندات مهمة" و أكثر.
بغض النظر عن أجهزة الكمبيوتر المحمولة التي لديك ، فإن الهدف هو نفسه. إنك تتطلع إلى إبقاء دفتر الملاحظات "To Be Filed" خاليًا من أي مستندات تم التعامل معها بالفعل. هذا هو رقم البريد الوارد المهم!
استنتاج
تلقيت ذلك؟ مسح ، إرم ، ملف ، كرر. من خلال قضاء دقيقتين فقط في اليوم في القيام بهذه المهام البسيطة أي جهاز لديك في متناول اليد ، يمكنك تغيير حياتك تمامًا.
أعلم أنني قد تسربت الكثير من وحدات البكسل التي تصف كيفية إعداد مكتب بلا أوراق لنظام التشغيل Mac هنا ، لكن ثق بي: إنه أسهل كثيرًا مما يبدو. يمكنك إعداد هذا في بضع دقائق. وبمجرد أن تقوم بإعداده؟ انها السماء.
تصبح جميع فواتيرك وأوراقك المهمة قابلة للبحث. لن تفقد إيصالًا أو فاتورة مرة أخرى. الورق موجود فقط للتحويل الرقمي وإطلاقه في السحابة. يصبح مكتبك مرتبًا. لن يفوتك تاريخ "استحقاق" الفاتورة مرة أخرى. توقف تدقيق IRS عن أن يصبح شيئًا يخاف منه. ويمكنك إرسال إيصالات البريد الإلكتروني في نفس مكان الإيصالات الورقية ، دون طباعة أي شيء.
ماذا تنتظر؟ قم بإعداد مكتبك الخالي من الأوراق ، ثم أخبرنا في التعليقات كيف يعمل من أجلك!