Liukas tehtävienhallinta postilaatikon, luonnosten, Gmailin ja (ehkä) IFTTT: n avulla [Kuinka]

Mac -lukijan kultti James Broccoli kysyy:

@mistercharlie Voitko kirjoittaa jotain siitä, miten käytät IFTTT: tä, gmailia ja postilaatikkoa todo -johtajana, kuten tuossa Nitro -artikkelissa mainittiin?

- James Broccoli (@broccoliboy21) 28. elokuuta 2013

Vastaukseni oli "Toki!"

. Ja jos et pidä tästä viestistä, varmista, että osoitat kaikki valituksesi herra Broccolille.

Miksi vaivautua?

Ensinnäkin lyhyt historia, tai miksi helvetissä höpisen tämän asian kanssa, kun voisin käyttää jotain OmniFocuksen kaltaista tehtävälistaani? Asia on, minä oli käyttämällä OmniFocusta, mutta huomasin sen olevan erittäin hidasta synkronoinnissa, eikä se koskaan näyttänyt tekevän muistiinpanokenttään lisäämiäni linkkejä napsautettaviksi; suuri kipu henkilölle, jonka työ koostuu pääasiassa linkkeistä.

Etsin ympärilleni tehtävienhallintasovelluksen, joka toimisi missä tahansa (iPhone, iPad, Mac) ja joka antaisi minulle postia kohteisiin, jotta ne voidaan lisätä mistä tahansa.

Halusin myös lähes välittömän synkronoinnin ja pystyä lykkäämään tapahtumia tuleville päivämäärille (hyvä esimerkiksi saarron saaneille lehdistötiedotteille).

Sitten se iski minuun: käytin jo IFTTT: tä yhdistääkseni OmniFocuksen ja iOS-sovelluksen Mailboxin ja lähettämällä sen automaattisesti tiettyjä tehtäviä OmniFocusille sähköpostitse. Entä jos leikkaan vain keskimmäisen miehen pois?

Asetukset

Asennukseni on todella yksinkertainen, ja kun juoksu on sekä joustavaa että kitkatonta. Se on myös erittäin vankka, koska se perustuu lähes yksinomaan sähköpostiin. Yksi huomautus lukemisen helpottamiseksi: Tehtäväni/tehtävän postilaatikkoni on nimeltään OmniFocus, koska se synkronoitiin aiemmin kyseisen sovelluksen kanssa. Näet sen merkittyinä kuvakaappauksissa, mutta tekstissä kutsun sitä Omniksi, jotta vältetään sekaannus sovelluksen kanssa.

Tässä ovat käyttämäni sovellukset:

Postilaatikko
kuva 5

Postilaatikko on vain Gmailille tarkoitettu iOS-sovellus, joka muuttaa sähköpostisi tehtävälistaksi. Pelkällä nopealla pyyhkäisyllä ja napautuksella voit arkistoida viestisi ja merkitä ne seurattavaksi tulevaisuudessa (minkä jälkeen ne katoavat valitsemaasi aikaan/päivämäärään asti), merkitse sitten "valmis" (viesti arkistoidaan) tai "poistettu" (viesti on poistettu).

Postilaatikko käyttää tätä erityistä postilaatikkohierarkiaa, mutta näitä postilaatikoita on myös Gmailissa. Tämä tarkoittaa, että voit kohdistaa heidät IFTTT -Internet -automaattipalvelulla (jonka olen tehnyt aiemmin, mutta älä tee nyt), ja voit myös tarkastella niitä Gmailissa.

Kun tarkistan sähköpostini aamulla, voin selata, hylätä kaiken, mistä en pidä, ja arkistoida loput siellä, missä sen on oltava. Jos postista kannattaa kirjoittaa viesti CoM: ssä, pyyhkäisen sen Omni -tarraan ja olen valmis. Jos se tarvitsee käsittelyä tulevaisuudessa, voin valita päivämäärän ja siirtyä eteenpäin, turvassa tietäen, että se tulee esiin uudelleen, kun tarvitsen sitä.

Gmail

Minulla on mukautettu postilaatikko Gmail joka näyttää kaikki Omni -tehtäväni etusivulla. Minulla on myös Mac -sähköpostisovellukseni ja pikavalinta tähän postilaatikkoon työkalupalkissa (vedä postilaatikko ylös palkkiin, jotta se pysyy siellä).

kuva 1

Minulla on myös Gmailissa suodatin, joka ohjaa kaikki tiettyyn aliosoitteeseen lähetetyt sähköpostit Omni-postilaatikkoon. Olen tyhjentänyt osoitteeni, jotta kaikki eivät täytä sitä roskapostilla, mutta näet asettamani säännöt. Tärkeä osa tässä on "Käytä tunnistetta" -bitti. Postilaatikko pitää omat kansiot alikansioina "Postilaatikko" -kansiossa. Voit kohdistaa tämän käyttämällä tätä mallia:

[Postilaatikko]/LabelName. 

Missä LabelName on kohdepostilaatikon kansion nimi. Minulla on myös yksi ToDolle, jota käytetään yleisenä tehtäväluettelona.

kuva 2

Voit käynnistää tämän suodattimen käyttämällä avainsanaa sähköpostin otsikkorivillä. Päätän käyttää plus-osoitetta, sähköpostiominaisuutta, jonka avulla voit lisätä avainsanoja todelliseen sähköpostiosoitteeseen. Jos siis sähköpostisi on [email protected], voit lähettää sähköpostia osoitteeseen [email protected], ja se saapuu tavalliseen sähköpostisi postilaatikkoosi, joka on valmis suodattimien kohdistamiseen. Huomautus: kaikki sähköpostin tarjoajat eivät tue plusosoitteita.

Luonnokset

Yksi puute, jonka huomasin nopeasti tällä asetuksella, oli se, että Omni -postilaatikkooni ei voinut lisätä muistiinpanoa. Melkein yhtä nopeasti tajusin, että minulla oli jo täydellinen työkalu. Kopio on sovellus, jota käytän tekstin kirjoittamiseen. Se on kaikkien iDevice -laitteideni telakalla, ja jos minun on kirjoitettava jotain, en edes ajattele ennen kuin käynnistän Draftsin. Yksi luonnosten vientivaihtoehdoista on sähköposti, joten määritin nopeasti sähköpostitoiminnon lähettämään luonnokseni Omni-postilaatikkooni:

kuva 3

Tämä menetelmä on ihanteellinen, koska käytin luonnoksia nopeana tapana lisätä kohteita OmnniFocus -postilaatikkooni.

Herra lukija

Kun olen tarkistanut postini, keitän toisen kupin kahvia, menen takaisin nukkumaan ja sytytän Herra lukija, valitsemani RSS -sovellus (synkronointi Feedlyn kautta, jos haluat tietää).

Olen määrittänyt mukautetun jakamispalvelun - arvasit sen - lähettämään artikkeleita postilaatikkooni. Napautan vain jakamisnuolta, valitsen tämän toiminnon ja sitten - kun viesti on kirjoitettu, osuin "lähettää." Kyllä, haluaisin välttää viimeisen painikkeen painamisen ja lähettää sen automaattisesti, mutta se ei todellakaan ole suuri sopimus.

Se näyttää tältä:

kuva 4

Ja tässä on koodi, joka menee kehoon.

[LÄHDE]

[TEKSTI] [URL]

Ja jos pidät, voit lataa toiminto suoraan herra Readeriin napsauttamalla edellistä linkkiä Dropbox. Mukauta maun mukaan.

Tässä toiminnossa viestin otsikko asetetaan viestin otsikkoon, ja teksti saa oikean klikattavan linkin yläreunasta viestin lähteeseen. Sitten tulee viestin koko teksti ja URL-osoite uudelleen, jos yläosaa ei voi napsauttaa (jotkut sähköpostiohjelmat eivät pidä siitä).

Sähköposti lähetetään HTML -muodossa, mikä tarkoittaa, että saan nähdä kaikki kuvat ja muotoilut alkuperäisestä viestistä vain tukkimatta Gmail -tiliäni lukemattomilla kuvilla. Tässä mielessä se lyö OmniFocuksen maahan.

Lisää

Ja siinä se. Tällä asetuksella voin lisätä kohteita tehtävälistaani mistä tahansa, kunhan ne voidaan lähettää sähköpostitse. Voin tehdä nopeita muistiinpanoja luonnoksissa, lähettää kohteita Safarista ja jopa määrittää minkä tahansa määrän automaattisia reseptejä upealla IFTTT.

Ja riippumatta siitä, miten nämä tehtävät lisätään, näen ne kaikki sekä tavallisessa Gmail -postilaatikossani että iPhonen ja iPadin Postilaatikko -sovelluksessa. Tämä viimeinen on suosituin tapa järjestää, koska se ei ainoastaan ​​salli minun käsitellä nopeasti muita sähköpostiviestejäni antaa minun myös poistaa tai arkistoida suorittamani tehtävät yhdellä pyyhkäisyllä tehtävää kohti - en edes a napauta.

Vielä on muutamia aukkoja. Haluaisin esimerkiksi postilaatikon version työpöydälle, jotta voisin kohdistaa asiat myöhempiin päivämääriin ja muihin merkitä tehtävät helposti valmiiksi, mutta sekä OS X Mail -sovelluksen että Gmailin pikanäppäimet tekevät tästä tarpeeksi helppoa.

Ja tässä kokoonpanossa on myös kauneutta. Esimerkiksi voin hakea mistä tahansa tehtävistäni Gmailin haun avulla. Synkronointi on niin lähellä hetkellistä kuin koskaan tarvitsen, ja - anna Gmailin kanssa toimivien työkalujen määrä, jotta tätä asetusta pitäisi voida laajentaa melkein mihin tahansa suuntaan.

Lopuksi huomautus sähköpostin käyttämisestä tehtävienhallintana. Yleinen neuvo on, että sinun ei pitäisi sekoittaa näitä kahta, mutta minulle tämä asetus on hieno juuri koska se sekoittaa nämä kaksi. Tärkeä osa on, että tehtävät on helppo erottaa muusta postistani, jotta ne eivät eksy. Toinen tärkeä osa on se, että saavun "postilaatikon nollaan" melkein joka kerta, kun tarkistan sähköpostini, lähinnä siksi, että kaikella on selkeästi määritelty asuinpaikka.

Kokeile sitä ja kerro minulle, jos haluat lisätä siistejä temppuja. En ole vielä muokannut…

Viimeisin blogiviesti

| Macin kultti
October 21, 2021

Tänään Applen historiassa: iTunes kokeilee videoiden lataamistaMorcheeban "The Antidote" oli yksi ensimmäisistä iTunesissa saatavilla olevista musi...

| Macin kultti
October 21, 2021

Mitä sinun tarvitsee tietää pimeästä tilasta iOS 13: ssaTumma tila on käytettävissä myös iPadOS: ssa.Kuva: AppleIPhone liittyi lopulta pimeään puol...

| Macin kultti
October 21, 2021

PS4- tai Xbox One -ohjaimen käyttö iOS 13: n ja iPadOS: n kanssaOhjaimen tuki on parempi kuin koskaan.Kuva: Evan Killham/Cult of MaciOS 13, iPadOS ...